高校人事檔案管理工作的特點與作用探討

左靜

一、高校人事檔案管理工作的作用

作為國家人事檔案的組成部分，高校人事檔案詳實地反映了教職工在校期間的教學、科研和社會活動的實踐情況，能真實反映教職工的工作經歷、專業技能、管理水平、教學水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對于學校挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為學校人才發展計劃、學科建設規劃、專業發展方向的制定和確立提供參考意見。面對日益競爭激烈的辦學環境，學校只有充分發揮了自身的人才優勢，并根據自身的人才儲備情況做出了最合理的中、長期發展計劃才能卻確保學校能保持市場競爭力、社會影響力，而人事檔案管理是高校合理利用人力資源的保障。

二、高校人事檔案管理工作的特點

1.領導重視程度不夠

領導對高校人事檔案的重視和支持是先決條件。就目前的實際情況而言，在進行檔案管理的過程中，由于領導忽視高校人事檔案管理的重要性，高校人事檔案的管理的混亂和無序的狀態已經持續很長一段時間，對高校人事檔案的后期管理工作帶來了嚴重的挑戰。隨著社會的發展，社會各界對人事檔案管理水平的要求越來越高，這就使得高校人事檔案的管理工作需要更大的投入，管理需要創新和改進。

高校領導應重視人事檔案管理工作，并不斷地在人力物力上給予支持，自動更新對人事檔案管理的認識，加強對檔案管理人員的專業技能和職業操守的培訓。高校人事檔案管理工作應由檔案管理中心主要領導帶頭主抓，增強重視程度。及時更新硬件設施，缺少的及時補充，在各個中心配備專門的檔案庫房、采購檔案基礎設備，切實改善檔案工作環境

2.管理隊伍專業素養不高

檔案員是高校人事檔案管理工作的實際操作者，人事檔案管理工作對其業務水平和專業素質的要求的非常高，他們直接決定著高校人事檔案管理工作的成敗。但是，實際的情況并不容樂觀，很多高校檔案員并沒有受過專業的訓練和培訓，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業技能和職業操守參差不齊，不能達到預期的標準。所以加強高校人事檔案管理隊伍的建設顯得尤為必要和迫切。

對高校檔案員的專業技能和職業操守進行培訓，使其達到并滿足現代高校人事檔案管理對檔案員的要求。建立完善的培訓機制，使得檔案管理工作能不斷地學習到國內外先進的專業知識和技能，借鑒新的培訓模式和方法，加強檔案檔案員專業素養和團隊意識，建設一個專業的高效檔案管理工作人員。

3.管理技術滯后

社會的進步和科學技術的發展催生了大量的以及以計算機為核心的聲像技術、多媒體、軟件應用在各個機構上的投入和使用。但是大部分的高校人事檔案管理機構仍在進行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進”的工具，而這樣的工具對相關資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴重缺乏技術革新意思，管理技術具有單一性滯后性。

高校人事檔案的管理工作不能被信息化、科技化浪潮拋在身后，要做時代的弄潮兒，革新觀念學習新的科學技術，并運用到具體的工作中去，讓檔案管理工作并入到信息的高速公路上，同時優化整合資源加強資源的再利用。所以我們首先應建立并完善高校人事檔案計算機檢索管理系統，并詳細地在計算機上記錄下每份檔案的編號、題名，格式應簡單且具有統一性。其次創建行之有效的計算機借閱管理工作流程，并完善預約、查找、借閱以及統計工作細節。再次創建計算機統計分析系統，即調查統計分析高校人事檔案管理工作的實際開展情況，達到量化管理和統計監督的目的。最后將高校人事檔案存進硬盤縮微化，實現大量儲存高校人事檔案信息的目的，實現自動化智能化管理。

4.服務意識薄弱

隨著社會發展的需要，檔案開放程度的有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進了人才市場的發展，產生了良好的社會效益。服務性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務意識是做好檔案管理工作的基礎。龐大復雜、知識密集是檔案管理事務的特點，大量的登記、分類、編纂、保管工作的需要檔案管理人員事有條不紊地進行，還要考慮到這些資料的查閱利用。

對此，檔案管理人員除了要具備廣泛扎實的專業知識外，還要樹立“工作就是服務”的觀念，時刻牢記“增強服務意識”和“主動服務”的理念，不急不躁禮貌待人。檔案管理服務的好壞是衡量檔案工作者職業專業程度的尺度，開放檔案信息資源，使其服務于社會主義經濟的發展。檔案工作者要做到以人為本、明確服務方向、樹立創新意識、提高服務質量、端正服務態度、對查閱檔案人員專業耐心，耐心細致回答解決查閱檔案的人員提出的疑問和問題。

5.數字化程度不高

人事檔案數字化是人事檔案數字化建設的重要組成部分，高校人事檔案管理未來發展的方向。數字化資源的缺少將使人事檔案的數字化建設陷入“巧婦難為無米之炊”的窘境。人事檔案數字化，是對原有的人事檔案實現數字化，根據學科組成、科研項目、研究領域不同建立起特有的數據庫。網絡信息技術的發展，使得人事檔案的數字化建設成為可能，那些擁有豐富數字資源的人事檔案館更容易提升管理的科學化水平，發揮其最大的功能效益。加大人事檔案的數字化能有效提升人事檔案的管理水平，為學科建設、項目研究提供更好的服務，提升在高校管理中的地位。為了更方便查閱，應對數字資源進行細分，通過合并、分類、整理來方便查閱。此外，應充分發揮人事檔案館自身的優勢，走“獨立建庫、有機連庫、特色服務、資源共享”的發展模式。

6.人事檔案歸檔的科學性不高

人事檔案作為是高校教學經驗、科研成果、辦學發展的“見證人”，蓋我們辦學活動的方方面面，所以人事檔案的歸檔管理非常重要，這就要求檔案員需要做大量的工作用來確保歸檔工作的順利進行，除了核查核心治療是否齊備外，還要卻把其它輔助資料的完備，人事檔案的歸檔工作最好具體化、系統化，確保易于操作。提升歸檔科學水平的舉措如下：

①建立相應規章制度。為了確保人事檔案管理的順利實施，應根據國家有關法律法規制定《人事檔案管理辦法》。②確定歸檔范圍和原則。通常情況下，歸檔范圍和原則由檔案的性質所決定。在歸檔過程中檔案員要加強檢查，確保檔案符合標準化規定;確保歸檔檔案按照明細表齊套;確保歸檔檔案應有審核、標準化、設計、批準、工藝的日期和簽署;確保無揉搓破損，圖面整潔，字跡工整。③堅持“四同步”管理。為了確保設備檔案的歸檔率、完整率和準確率，要確保檔案員或兼職檔案員同步參與到人事檔案管理辦法的論證、訂立以及修改中。

三、結束語

要做好高校的檔案管理工作，應立足于我國事業發展的現狀，重視檔案的管理，加強檔案管理隊伍的建設，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作技術，完善檔案內容，提高服務意識，進而培養高校人事檔案管理工作人員的進取意識和責任感，建設有專業知識和職業素養的檔案管理工作人員，使高校人事檔案管理工作走上科學化、信息化、規范化和服務化的道路。

參考文獻：

[1]論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].武志芳.中國行政管理.2013（06）

[2]市場經濟條件下對高校人事檔案質量問題的思考[J].陳懋曄.蘭臺世界.2012（29）

（作者單位：重慶建筑工程職業學院）