事業單位檔案管理信息化建設研究

鄧少敏

摘 要：新世紀以來我國整體經濟有著翻天覆地的變化，建立在此形勢之下對事業單位檔案管理工作也有著更高的要求。隨著信息時代的來臨，事業單位檔案管理工作也朝著網絡數據的方向發展，但觀察現狀發現存在不少問題亟待解決，基于此，本文將針對這些問題給出應對策略，旨在助力事業單位檔案管理信息化建設水平的提升。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

計算機時代的來臨使得信息化遍布各個角落，信息化技術有效提升了工作效率，對于事業單位而言在檔案管理工作上也是如此，推動檔案管理信息化建設是提高管理水平的必要途徑。

一、事業單位檔案信息化管理的優勢性

（一）提高檔案查詢借閱的效率

傳統檔案管理中查詢效率非常低，工作人員需要對檔案進行分類，并貼上相應的標簽，按照順序進行排放。當需要查找檔案的時候，就得按照原來的順序查詢，找到檔案盒后又得打開搜尋自身需要的那份。這個步驟極為繁瑣，在查詢借閱過程中需要大量的時間。而當事業單位檔案采用信息化管理模式后，在查閱上只需要打開計算機搜索即可，還能夠避免頻繁借閱造成檔案的損壞，因為應用信息化管理后都會留有備案的，即使借閱者沒有歸還對原檔案也不會造成損失，由此一來大幅度提升了檔案查詢借閱的效率。

（二）有效延長檔案管理期限

事業單位傳統檔案管理多采用紙質化，由于材料自身的因素，隨著時間的推移或者天氣變化影響會導致檔案受到不同程度的損壞。部分事業單位也有采取一些措施防止這類情況發生，如在檔案室安裝空調、恒溫機等等，但這都需要大量的人力、物力予以維持，并且這類措施承受的風險性還是挺大的，一旦某個環節出現問題的時候，檔案資料是非常容易遭到損害。而隨著現代化技術的普及，檔案信息化管理則主要采取電子文檔的形式，只需要有個網絡信息終端就可以對其儲存，節約了大量的空間，還能夠防止環境變化造成的損壞，檔案管理期限得到大幅度延長。

二、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）事業單位檔案管理信息化水平不高

當前我國計算機網絡信息化水平已然達到不錯的水平，并融入到事業單位檔案管理工作的多個方面。雖然從信息檔案數據庫的數量來看非常龐大，但細察明顯發現重復地方較多，且在內容上過于單調，充分體現出事業單位當那管理的信息化水平還不高。信息化檔案管理模式涉及多個板塊的配合，檢索的速度及準確性都能夠直接影響到檔案管理的效率。

（二）對檔案管理信息化建設重視程度不高

觀察當前很對事業單位檔案管理信息化程度不足，一方面受限于經費原因，還有一個重要的原因就是部分事業單位對檔案管理信息化建設重視程度不高，因此在相關設施上沒有配套完全。還存在一些事業單位雖然有應用檔案信息化管理模式，但沒能制定出一個科學的措施予以維持，導致整個檔案管理工作較為雜亂，且存在信息化設備閑置的情況。

（三）事業單位檔案管理人員素質普遍較低

擁有完善的檔案信息化管理設備后還需要相應的工作人員進行維持，可部分事業單位檔案管理人員素質較低，又不愿加強自身的學習能力，導致在操作過程中不夠順暢。甚至還存在一些檔案管理工作人員認為檔案管理信息化建設作用不大，可能是有工作人員被傳統思想所禁錮，但造成這種現象的主要原因還是由于這些工作人員不愿提高自身的能力，且沒能夠意識到檔案管理信息化建設的重要性。

三、針對事業單位檔案管理中問題的應對策略

（一）提高對信息化檔案管理的認識

事業單位要想做好信息化檔案管理工作，首先就應當從思想層面進行轉變，改變固有的觀念。單位的領導要和全體職工一起積極接觸外界信息，了解先進科技帶來的優勢。要加強財力和物力投入，加大預算，結合單位的實際情況制定科學完善的信息化建設制度，以此來促進信息化檔案管理的有序發展。

（二）做好對信息化技術的高效利用

信息化技術能夠提高工作效率，特別是檔案管理需要處理大量繁瑣的信息數據，傳統的人工管理已經不能夠滿足現代社會的實際需求。應當要利用好信息化技術，完善基礎設施，并建立起高效的信息化管理平臺，提高管理效率。事業單位需要對自身的情況進行調研，在學習其他單位先進經驗的時候取長補短，合理制定符合自身信息化管理模式。事業單位檔案管理部門在利用信息化技術時，也應當做好風險考慮，制定應急預案。因為信息化設備在提高工作效率的同時，也面臨著來自黑客和設備故障的威脅，有可能完成數據丟失，引起嚴重的后果。可以通過數據庫實時備份和安裝防火墻的模式來降低這些風險。

（三）提高職工的工作素養

要做好信息化檔案管理工作，就需要檔案管理人員具備足夠的專業能力，保持高度的責任感，確保檔案工作順利進行。但是在當前的背景下，部分檔案管理人員的工作能力有所欠缺，并且缺乏對工作的熱情，很容易出現很多工作上的問題，不利于檔案管理工作的效果發揮。因此就需要有針對性的提高檔案管理人員的工作能力，要定期展開培訓班，結合信息化技術進行培訓，并進行工作能力考核。事業單位領導要幫助檔案管理人員解決好生活中的問題，提高工作待遇，鼓勵他們以更加主動的姿態投入到檔案管理工作中去，不斷改進工作模式，提高工作效果。

四、結語

事業單位對檔案進行管理是一項系統性工程，呈現出繁瑣、復雜的性質。通過信息化技術的引入能夠有效提升檔案管理工作的效率，保障工作效果。在此過程中，需要制定好完善的信息化管理制度，提高檔案管理工作人員的業務素養，根據實際情況不斷改進工作模式，適應工作的需求。

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（作者單位：湖北省恩施州鶴峰縣公共就業和人才服務局）