辦公室人員如何做好文書檔案管理工作

王玉玲

摘 要：無論是對于機(jī)關(guān)單位還是對于事業(yè)單位而言，文書檔案管理都是一項非常重要的工作，可以說直接和整個單位的工作質(zhì)量是密切相關(guān)的。近年來信息技術(shù)發(fā)展水平不斷提高，并且已經(jīng)和很多產(chǎn)業(yè)以及相關(guān)工作實現(xiàn)了融合，可以說一個單位信息化技術(shù)怎么樣直接后決定其發(fā)展水平，只有不斷提高信息化技術(shù)的應(yīng)用范圍和技術(shù)能力才能給相關(guān)工作的開展提供足夠的便利。本文首先簡要分析文書檔案管理工作的特點，之后結(jié)合現(xiàn)階段現(xiàn)存的問題總結(jié)了一些可行的對策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：辦公室人員；文書檔案；檔案管理

就內(nèi)容來說，文書檔案直接體現(xiàn)一個單位的黨務(wù)工作和行政管理工作，其范疇包括辦公室報關(guān)的材料、會議記錄以及公文的原件和存檔件等等。在相關(guān)工作處理完畢后，有價值的文件即可直接轉(zhuǎn)化成文書檔案。在一個單位當(dāng)中，辦公室是一個具有相當(dāng)高重要性的組成部分，負(fù)責(zé)的工作例如上令下達(dá)、協(xié)調(diào)溝通等等，對于辦公室的工作人員來講，應(yīng)該不斷提高文書檔案管理工作的能力，這樣才能不斷推動該單位的進(jìn)一步發(fā)展，本文針對辦公室文書檔案管理工作的開展進(jìn)行了分析和探討。

1 文書檔案管理工作概述

1.1 文書檔案管理工作的意義

其實我們經(jīng)常提到的文書檔案管理工作就是針對現(xiàn)有的文書材料進(jìn)行立卷和收集，如果必要可以適當(dāng)進(jìn)行縮微和保護(hù)，這樣才能給后續(xù)的檢索、利用以及統(tǒng)計工作帶來便利。這些環(huán)節(jié)之間的關(guān)系是非常密切的，但所有環(huán)節(jié)的目的都是讓這些材料能夠得到有效的利用，并且這項工作也是辦公室人員的重要職責(zé)。文書檔案不僅能夠給相關(guān)決策提供依據(jù)，并且還能作為歷史憑證。

1.2 文書和檔案工作的融合

其實文書和檔案管理這兩項工作逐漸走向融合是一個不可避免的趨勢，檔案整理是文書工作的最后一個步驟，其是以文件的搜集和運轉(zhuǎn)以及承辦作為基礎(chǔ)的，所以這樣看來，文書工作和檔案管理工作之間的關(guān)系非常密切，可以說文書檔案質(zhì)量也會給后續(xù)的檔案管理工作帶來影響。

1.3 文書檔案管理的特點

在很多單位，已經(jīng)在辦公室的機(jī)構(gòu)內(nèi)下設(shè)了文檔室，其具有一定的綜合性，管理的檔案種類是非常豐富的，例如人事、科技等類型的檔案種類很多，所以工作具有一定的復(fù)雜性，在工作過程中也需要能夠準(zhǔn)確提供材料，這樣才能給相關(guān)工作的開展提供準(zhǔn)確的支持。其實在現(xiàn)階段的檔案管理工作當(dāng)中，很多辦公室人員還需要兼任辦公室管理工作，所以對其專業(yè)能力也提出了更高的要求。

2 現(xiàn)階段文書檔案管理工作中的問題分析

2.1 制度規(guī)范性不足

現(xiàn)在很多單位的文書檔案管理工作直接由行政辦公室收到檔案室來直接負(fù)責(zé)，但是行政辦公室往往需要承擔(dān)較多的工作內(nèi)容，很多檔案材料也經(jīng)常分散在其他科室難以及時進(jìn)行歸檔，也可能由于其他科室的工作需要或者不重視歸檔工作，經(jīng)常將文檔材料放在自己的科室，檔案材料如果沒有進(jìn)行專門管理也是很容易導(dǎo)致資料的散失。這種情況直接給檔案材料的開發(fā)利用造成了不利影響一旦出現(xiàn)問題，各部門之間也會互相推卸責(zé)任，給單位的管理來了很大的不利。除此之外很多單位對于文書檔案管理工作也沒有足夠的重視程度。

2.2 人員素養(yǎng)有待提升

目前，部分企事業(yè)單位大都沒有充分意識到文書檔案管理工作對單位事業(yè)發(fā)展的重要性，具體主要表現(xiàn)為企業(yè)內(nèi)部的辦公室人員的管理水平、文化程度、理論水平以及專業(yè)素質(zhì)等參差不齊，同時他們所具備的管理意識、知識儲備量、知識結(jié)構(gòu)以及工作效率等已經(jīng)無法滿足新形勢下現(xiàn)代企事業(yè)單位業(yè)務(wù)開展的需求。

2.3 部門協(xié)作有待加強(qiáng)

基于上述所述，文書檔案管理工作本身具有“一體化”和“綜合性”等特點，要求辦公室人員必須在具有較強(qiáng)檔案管理意識的基礎(chǔ)上統(tǒng)籌單位各部門的工作，以確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。然而，在當(dāng)前的文書檔案管理工作過程中，辦公室人員大都對各部門間的業(yè)務(wù)不熟悉，所以他們無法科學(xué)、準(zhǔn)確地確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。

3 當(dāng)前文書檔案管理工作中存在問題的解決策略

3.1 完善檔案管理制度

文書檔案管理制度是辦公室人員開展文書檔案管理工作的行為準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)，可以規(guī)范辦公室人員的管理工作，提高管理的水平，所以在平時的文書檔案管理工作中，相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合單位發(fā)展的實際情況來不斷完善檔案管理制度，從而促進(jìn)檔案管理工作向現(xiàn)代化管理方面發(fā)展，同時還要為辦公室人員提供良好的工作環(huán)境和條件，以使他們可以安心地進(jìn)行檔案管理工作。

3.2 提升檔案人員素養(yǎng)

辦公室是文書檔案管理工作的主體，直接關(guān)乎文書檔案管理的整體質(zhì)量，所以必須要切實提升辦公室檔案人員的管理能力。文書檔案管理看似重復(fù)、枯燥、無趣、乏味，但是其內(nèi)容卻與各項業(yè)務(wù)的辦理過程息息相關(guān)。所以，辦公室人員必須要對文檔管理工作有充分的了解和認(rèn)識，以幫助他們更好地開展文檔管理工作。另外，要從思想層次上幫助辦公室人員樹立牢固的責(zé)任意識，使他們可以自覺、認(rèn)真地做好文件資料的收集、歸納、整理和保管工作，以便于后期更快捷、更便利地查找和利用。

3.3 加強(qiáng)部門協(xié)作管理

辦公室文書檔案管理工作實際上與其他各項業(yè)務(wù)直接大都有緊密的聯(lián)系，其質(zhì)量直接關(guān)乎辦公室的整體業(yè)務(wù)質(zhì)量和效率，同時也會影響文書檔案管理工作開展的效率。但是辦公室文書檔案的種類比較多，所以為了確保企事業(yè)單位所用檔案信息的質(zhì)量，辦公室人員必須要加強(qiáng)部門協(xié)作管理，切實做到“三勤”，即嘴勤、腳勤和腦勤。其中的嘴勤實際上就是要求辦公室人員要積極主動去了解各業(yè)務(wù)部門所擁有的各項新工作、新進(jìn)展；腳勤是要求辦公室人員要積極主動地到各個業(yè)務(wù)部門去了解有關(guān)的信息；而腦勤則是要求辦公室人員以自身單位的工作實際情況來思考圍繞單位中心的工作，切實加強(qiáng)部門間的協(xié)作與溝通，以確保檔案信息收集渠道的暢通性。

4 結(jié)束語

經(jīng)過前文總結(jié)我們不難發(fā)現(xiàn)，文書檔案管理工作可以直接衡量一個單位的檔案管理水平，并且也直接和檔案的完整性以及其質(zhì)量關(guān)系十分密切。作為辦公室工作人員來講，應(yīng)該提高對于文書檔案管理這項工作內(nèi)容的重視程度，不管提高其規(guī)范性，同時部門之間也應(yīng)該加強(qiáng)協(xié)作，給相關(guān)工作的開展提供必要的便利。本文首先簡要介紹了辦公室文書檔案管理工作的特點，之后結(jié)合現(xiàn)階段存有的一些問題總結(jié)了一系對策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

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