關于提升辦公室文書檔案管理工作的幾點思考

鄧小慧

摘要：辦公室文書檔案管理工作是辦公室工作的一項重要內容，對于其他各項工作開展具有重要意義。為適應時代發展形勢，辦公室檔案管理部門應主動提升對文書檔案管理工作的重視程度，對如何提升辦公室文書檔案管理工作進行細致思考，構建完善的辦公室文書檔案管理制，加強在辦公室文書檔案管理人員教育的培訓，打造一支符合時代發展趨勢，打造滿足辦公室各項工作需求的高素質檔案管理隊伍。

關鍵詞：文書檔案;檔案管理;存在問題;提升策略

一、辦公室文書檔案管理工作何以必要

文書檔案是指具有一定價值的能夠轉化為文件資料的各類檔案，這些檔案的開發利用可以為其他組織和其他科室提供信息檢索和法律憑證，同時也能夠豐富檔案資源，有利于檔案部門檔案工作開展。

首先，文書檔案管理能夠為組織內部其他科室提供信息檢索服務。辦公室文書檔案管理的對象主要是辦公室進行的各項活動宣傳的相關文件材料，通過文書檔案整理和資料挖掘能夠對活動開展的內容及意義進行梳理，同時也能夠有效記載單位和相關部門發生的業務，通過對這些業務資料進行科學合理的挖掘和利用，能夠為單位內部的其他活動提供相應支撐，為需要相關機構提供各類檢索服務，有效提升文書檔案資料的利用效率。

其次，文書檔案管理工作能夠為組織其他工作開展提供法律憑證。很多文書檔案資料對于單位建立、變更、注銷等相關信息進行了詳細記載，真實反映了單位的運轉狀況和活動開展的各項內容，而這些詳實具有事實根據的資料能夠成為各級管理部門和紀檢監察部門對本單位發生的違法亂紀事情查處的重要依據，且這些文書檔案其自身也具有良好的法律憑證效力，能夠很好地指導組織其他工作開展。

最后，文書檔案管理工作是國家檔案工作的重要組成部分。當前檔案部門吸收的信息資源也越來越全面，不僅涉及到經濟社會文化的各個領域，同時也對各類單位發展變化的資料進行收集，將其作為國家檔案的重要內容[1]。而辦公室文書檔案管理工作能夠為檔案部門提供最詳盡、真實、客觀的歷史資料，是國家檔案工作的延伸，既關乎到辦公室其他工作的開展，同時也關乎到國家檔案工作的開展。

二、辦公室文書檔案管理工作當前存在的主要問題

當前辦公室文書檔案管理工作還存在重視程度不夠，相應制度體系不夠健全，人員素質較低等問題，這些問題都對辦公室文書檔案管理工作產生了影響。

首先，單位對辦公室文書檔案管理工作重視程度不夠。個別單位對于辦公室文書檔案管理工作重視程度不足，特別是主要領導更多是將文書檔案工作管理作為辦公室工作的一項，工作部署效率簡單，工作人員認為文書檔案管理只是對相應的會議和活動材料進行簡單的保存，而這些保存的數據可能之后并不能發揮其效用，因而這部分人員放松了對文書檔案管理工作的重視。

其次，辦公室文書檔案管理工作制度體系不夠完善。一些單位只是將檔案進行簡單的分類整理，甚至部分工作人員在檔案工作整理過程中并沒有嚴格按照操作流程，導致部分檔案流失。加之由于當前辦公室文書檔案管理工作體系不健全，部分部門和個人在推進檔案管理工作過程中存在責任推諉等問題，同時檔案管理工作分工不夠明確，部分工作人員在檔案管理工作開展過程中缺少相應的工作依據，也使得檔案管理工作步履維艱。

最后，辦公室文書檔案管理人員專業素質不足。雖然辦公室工作非常復雜對于參與的工作人員要求素質較高，但在具體工作開展過程中辦公室的部分人員對于文書檔案管理工作能力水平有限，缺少相應的理論和專業技能，很難滿足辦公室文書檔案管理需求。加之部分辦公室將年齡較大的人員分配到文書檔案管理工作崗位，由于這些人缺少學習動力，在一定程度上影響了辦公室文書檔案管理工作效率。

三、辦公室文書檔案管理工作提升的幾點建議

辦公室作為組織機構處理各項事務的核心樞紐，在組織內部主要起到組織和協調功能，辦公室文書檔案作為辦公室日常活動和日常事務處理的詳細記載，能夠為單位其他工作開展提供各類依據。文書檔案管理能夠為單位工作開展提供信息支撐，同時也有利于單位管理水平的提升，對于國家社會穩定和經濟社會發展都具有重要意義，因此有必要針對文書檔案管理工作存在的問題提出幾點改進建議。

首先，提升單位對辦公室文書檔案管理工作的重視程度。辦公室主要領導應該重視文書檔案管理工作對于辦公室全面工作開展的重要影響，并主動為辦公室文書檔案管理工作出謀劃策，同時對于涉及到辦公室文書檔案的全局性工作應該進行認真的思考，科學謀劃近期辦公室文書檔案工作具體部署。并在具體落實過程中加強對相關人員的監督，對于存在的問題要及時指出，對于存在的優點和好的經驗做法應該加以推廣，通過辦公室領導帶動讓全體工作人員對文書檔案工作重視。

其次，完善辦公室文書檔案管理制度體系。在辦公室領導重視基礎之上還應該不斷完善文書檔案管理制度，充分發揮辦公室文書檔案制度的功能和作用[2]。為辦公室文書檔案管理工作的開展營造良好的外部環境，進一步提升辦公室工作人員對于文書檔案的重視程度，對于發現的檔案管理問題應該以制度的形式加以規范，提升檔案管理工作的標準化水平。

最后，提升辦公室檔案管理工作人員綜合素質。無論是檔案管理工作的具體開展，還是檔案管理制度的具體落實，都需要工作人員來完成，因此有必要提升工作人員思想認識，嚴格規范相關流程，加強工作人員的業務能力培養，進一步提升工作人員綜合能力和素質，以便更好地開展文書檔案管理工作。

總之，辦公室文書檔案管理工作是辦公室工作的重要組成部分，辦公室文書檔案管理水平高低直接影響辦公室工作開展效果，高水平的辦公室文書檔案管理有利于提升辦公室工作水平。因此，辦公室主要領導和具體工作人員應該充分重視文書檔案管理工作的重要意義，加強文書檔案管理工作人員教育，加強與其他部門之間溝通，實現辦公室檔案管理規范化、正規化，切實提升辦公室工作水平。

參考文獻：

[1]趙志闖.基層檔案室文書檔案管理工作初探[J].北京檔案，2017（6）：38-39.

[2]王富忠.濮陽縣鄉鎮文書檔案歸檔范圍的調查報告[J].檔案管理，2017（5）：67-69.