信息化時代電力檔案管理問題與對策

陳斯

摘要：在信息化時代，電力檔案管理效率得以提高，信息化的管理方式進一步拓展了檔案管理方式，同時也給檔案業務的創新帶來了新思路。但與此同時，電力企業檔案管理意識不足、信息化水平不高、信息安全意識淡薄的問題也一定程度上制約了電力檔案的發展。對此，本文提出了相應對策，以共同仁參考。

關鍵詞：信息化;電力;問題

隨著我國通信技術的發展和檔案管理理念的進步，如今檔案管理信息化已成為檔案事業發展的必然趨勢。電力檔案作為我國檔案事業的重要組成部分，不僅為電力行業服務，更是我國檔案事業綜合化、多元化發展必不可少的額一部分。但我們需要注意的是，信息化不僅給電力檔案的管理帶來的便利，同時也帶來了新的問題。對此，電力企業和檔案管理人員應充分認識到當代電力當代的多元化價值，挖掘信息化時代制約電力檔案管理發展的因素，為電力檔案探索出一條持續、健康的發展之路。

一、信息化背景下電力檔案管理的問題

（一）檔案管理意識不足

電力行業是我國經濟領域的重要組成部分，同時由于期行業的特征，也帶有一定的行政性質。因此，作為國有企業，電力行業相關企業的檔案管理工作也從較早就已經開展。檔案真實反映了電力企業發展的方方面面，是我國電力事業的真實寫照，具有較高的憑證價值和參考價值。而在信息化時代，信息已成為各個行業的寶貴資源，就更突出了檔案作為重要信息資源的價值和地位。但相對于其他機關單位來說，由于電力企業的經營性性質，對檔案管理工作缺乏重視。這一方面是由于檔案管理工作在短時間內無法收到明顯的成效，另一方面也是由于檔案工作無法帶來明確的經濟利益。這也就導致了電力行業的檔案管理更多的還是在上級單位以及國家政策的要求下開展，缺乏主動性。此外，在檔案管理的思想還較為保守，仍以收集和保管為主，對于新服務和新業務的拓展還較為單一，沒有根據企業的需求開發多元化的檔案服務。

（二）信息化水平不高

當前，隨著移動互聯網技術的不斷發展和檔案管理工作的需求，信息化已成為各檔案管理部門的必然發展趨勢，各行各業也開始積極探索信息化與檔案工作的融合，但從電力行業檔案信息化建設的現狀來看，還存在以下問題：一是信息化建設不平衡。相對于其他部門的信息化建設情況來說，檔案管理部門的信息化加上你和還較為基礎，還局限于檔案收集與保管等方面，而在檔案利用和檔案服務等多元化業務上的信息化建設還較為滯后，這一方面使得檔案服務與利用的開發停滯不前，另一方面也不利于檔案工作的持續健康發展;二是在基礎設施上的投入還較少。由于缺乏檔案管理意識，電子企業在檔案信息化建設上的投入也相對較少，檔案管理信息化設備大多局限于移動存儲設備、計算機等基礎設施，缺乏如云計算、檔案管理系統等現代檔案管理硬件軟件設施。

（三）面臨著較高的信息安全風險

信息化環境下，檔案較多的選擇電子存儲方式，這一定程度上減弱了檔案對空間的需求，提供了更多的存儲空間，提高了檔案管理效率，但這種高密度的存儲方式也帶來了新的信息安全問題。而如今隨著信息技術的不斷發展，一個小小的移動硬盤就可以存儲多達1T的內容。這種高密度性的存儲大大節省了檔案存儲的空間，但同時也給信息安全提出了更高的要求，存儲設備的一點點損壞就可能導致大批量檔案資料的損壞與丟失，信息化背景下檔案存儲密度高的特點也要求檔案管理部門做好存儲設備的維護工作。此外，信息的傳輸、內容的整理、二次開發和檔案服務都很大程度上依賴于各類軟硬件設備，可以預見到的是，隨著檔案信息化建設的不斷推進，檔案管理的重點已從人工識別轉移到機器識別。另一方面，技術上的更新也會導致信息識別和存儲方法的改變，給檔案信息管理帶來了很大困難。

二、信息化背景下電力檔案管理的對策

（一）提高檔案管理意識

信息化事到加強電力檔案，要從根本上提高檔案管理意識。首先，要加強對檔案管理工作價值的認識，提高管理層的檔案管理意識。管理層是檔案管理工作的指導者和調節者，保障了檔案管理工作沿正確的方向發展。管理層必須充分認識信息的價值，明確電力檔案在電力事業發展中起到的多元價值。同時，正確認識到信息化時代電力檔案管理迎來的新機遇，面臨的心跳找，即時調整管理思路。從電力事業發展和檔案管理需求的角度探索出檔案管理的路徑。此外，還要提高服務意識，創新服務方式，提供多元化的檔案業務;二是提高基層管理人員的檔案管理意識，強化責任意識，營造檔案管理文化，通過主題講座、宣講會等多種多樣的宣傳活動在企業內營造檔案文化氛圍，讓基層管理人員和其他部門的員工在日常的工作和生活中接受到檔案相關知識。

（二）加強信息化建設水平

針對電力企業檔案管理信息化建設水平不高的問題，首先要著力解決信息化建設不平衡的問題，應著力推動內部信息化建設協調發展，協調內部的各部門在檔案收集、歸檔、傳輸等標準上達成一致。同時，在進行相關基礎設施建設時，就要注重各部門之間的兼容性，保障設備和主體功能的相對統一，進而讓每個部門都能夠較快的適應信息化建設帶來的改變。

第二，要加強基礎設施的投入。由于各單位對于檔案管理部門的資金投入都是不同的，在基礎設施建設方面也是千差萬別。對此，各單位應加強信息化建設規劃，制定長期的資金投入和基礎設施建設方面并逐步實現，根據檔案管理工作的要求和技術、資金的可行性，一步步深入信息化建設，有條不紊的開展基礎設施建設工作，防止由于資金投入不足而帶來的基礎設施建設滯后和由于規劃不足而導致的基礎設施建設過度。

（三）完善信息安全保障體系

信息化背景下提高電力企業檔案信息安全防護能力，完善信息安全保障體系，要采取多元化的技術保障措施，既要滿足傳統檔案管理環境下實體檔案的保護要求，又要兼顧信息化背景下數字檔案保護的新要求。具體來說，在實體檔案方面要綜合采用以下四種保護策略：即建筑保護法，主要通過對庫房環境的維護來保證檔案的安全;裝幀保護法，對于價值較高且保存時限較長的檔案應進行裝幀保存，不僅可以使檔案變得美觀、使用方便。而對于數字檔案，則要注重系統安全、數據安全、和網絡安全的保護。系統方面要定期維護，查缺補漏，不斷測試系統的穩定性和bug，以提前做好應對;數據安全方面就要綜合運用數據加密技術、應急相應技術和數據備份技術。