電力企業檔案管理的問題及優化措施

韓中輝 張廣強

摘 ?要：檔案管理是電力企業日常運營的重要環節之一，尤其在科技發達、信息變化十分迅速的現代社會，電力企業檔案已經由原本的企業資源轉變為企業各項活動開展的動態依據。在新的市場環境下，電力企業檔案管理必須與時俱進，不斷地進行自我革新。本文通過對我國電力企業檔案管理中存在問題的分析，提出了相應的優化措施。

關鍵詞：電力企業;檔案管理;問題;策略

1、電力企業檔案管理中存在的問題分析

1.1對檔案管理缺乏重視

在一些電力企業中，管理者往往把重中之重放在電力工程建設或電力營銷等業務上，而對檔案管理未給予足夠的重視。檔案管理長期處于被動的邊緣化位置，從而導致一些電力企業需要檔案時經常出現重要資料不全或丟失等現象，造成企業的經濟損失。而造成這類問題的具體原因主要是電力企業缺乏專業的、高素質檔案管理人員。另外，電力企業在檔案管理工作的基礎設施資金投入上明顯不足，缺乏專門的、可靠的檔案管理場所，無法保證檔案管理工作各項制度的真正落實，進而導致檔案資料不完整、檔案管理效率偏低。

1.2檔案管理方式落后

想要發揮檔案的價值，促進企業的運營效率，就必須對檔案進行科學分類管理，只有根據檔案的具體類型選擇合適的管理方法，才能夠更好促進企業發展。目前我國電力企業很多都是采用統一、集中以及分散這三種方式進行管理，總體上不會出現大的問題，但是就當前市場以及企業發展形勢來看，這種固化的管理方式缺乏創新，存在工作量大、管理效果不理想的現象，而且容易出現信息資料的紕漏。對于檔案的簡單收集和保存還可以應對，但是在檔案實際應用上突顯的問題就會愈發嚴重，其主要原因與檔案管理的信息化建設水平關系密切。

1.3管理效率低，服務滯后

檔案管理工作的目的是為電力企業的營運和發展服務，但是由于當前檔案管理效率低下，致使電力企業檔案管理工作服務滯后，工作上缺乏實用性，無法滿足客戶的實際要求。相較于國外的檔案管理，我國電力企業在檔案資料的管理機制上還缺乏一定的嚴謹性。例如，隨著企業的不斷發展、規模的不斷增長或是企業變遷，一些最初的、時間年限久遠的檔案資料不能被保護和傳承，從而無法為客戶提供查閱服務和相關幫助。這在很大程度上影響了檔案管理在電力企業的形象和地位。

2、改善電力企業檔案管理問題的有效措施

2.1轉變觀念，重視檔案管理

針對現階段很多電力企業檔案管理工作中存在的問題，企業領導首先應該轉變觀念，認識到新時期檔案管理工作對企業運營和發展的重要價值，將檔案管理工作與其它工作放在同樣的地位，并采取積極有效的措施，強化企業的檔案管理工作，發揮領導人員的頭雁效應。首先，設置電力企業檔案管理專門部門，聘請專業的檔案管理人員對電力企業檔案進行科學化管理，提升企業檔案管理人員的專業素質和技能，并明確分工和責任。其次，根據我國檔案管理的規范要求，完善檔案管理的軟硬件配備，為檔案管理創造良好的執行條件。最后，根據企業內最新的檔案管理實際狀況，優化和革新檔案管理制度，彌補檔案管理制度中每一條細則上的不足，建立行之有效的檔案管理制度。

2.2創新檔案管理模式

檔案管理工作的創新包括觀念的更新以及工作方式的創新。第一，檔案管理人員要具備接納新觀念、新方法的思想意識，轉變對檔案管理工作的認識。例如，檔案管理工作和企業其他工作同樣重要，檔案管理人員要具備自豪感和自信心。除此之外，檔案管理人員應該意識到現代企業檔案管理工作的服務功效，根據檔案業務需求尋求突破創新，從檔案管理方面為企業管理提供有效的解決方法。第二，提高檔案管理的現代化水平，強化電子檔案管理，注重檔案資料的電子化，加大錄音、錄像等不容易被篡改的電子資料的收集，為檔案信息的完整性和可靠性提供保障。

2.3健全檔案管理信息化建設

在信息化時代，互聯網技術幾乎涉及了每一個行業。電力企業作為我國的重要經濟支柱企業，涵蓋大量科學技術，企業的檔案管理工作應該隨著企業的進步發展而更新，所以結合信息技術進行檔案管理的優勢十分必要。利用網絡平臺對檔案資料進行整合，開發和創新更便捷的檔案服務方式是企業檔案管理的發展趨勢。首先，檔案管理部門應利用先進的設備和技術構建一體化的信息化檔案管理數字平臺，通過對多個部門的整合，實現檔案信息資源的交流共享，通過對平臺上不同部門和崗位的權限管理，實現檔案資料的安全和保密工作，從而使檔案管理工作在安全可靠的前提下提升服務效率。

三、結語

綜上所述，隨著電力企業的不斷變革發展，對檔案管理的要求也在不斷提高。電力企業應加強對檔案管理工作的重視，從多方面去探尋和發現檔案管理工作中的不足，針對當前存在的不足，尤其是阻礙企業發展的問題有針對性地進行整改創新，發揮電力企業檔案管理存在的最大意義。

參考文獻

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