關于高校儀器設備檔案管理信息化的思考

摘要：隨著高效的擴建，儀器設備檔案管理工作顯得尤為重要，在網絡時代，儀器設備檔案管理信息化是一種趨勢，本文根據時代要求，分析了儀器設備檔案管理信息化的作用，探討了實現檔案管理信息化的措施。

關鍵詞：檔案管理;信息化;措施

一、儀器設備信息化的現狀及客觀需求

儀器設備檔案管理是高校資產管理的重點工作，因為儀器設備是教學科研的基本條件，為使學校教學科研的順利進行，儀器設備的檔案管理顯得非常重要。

隨著“211”工程、“985”工程的進行，大批高等院校都進行了擴建，相應的儀器設備增加了不少，給儀器設備的管理帶來了不少困難和壓力，如果還是按照老辦法（手工）管理檔案，勢必費時費力，關鍵是效果還不好，不能及時反映每一臺儀器設備的現狀，如存放地點、廠家型號、領用人等信息，給檔案查找帶來諸多不便，同時，也給儀器設備的使用帶來很多困難，基于這樣的現狀，檔案管理信息化勢在必行，是改變現行檔案管理方式的迫切需求。

二、儀器設備管理信息化的作用

現在是網絡時代，計算機代替了人們的很多工作，給我們的工作帶來很多便捷，提高了工作效率，檔案管理工作也不例外，檔案管理信息化在檔案管理中起著舉足輕重的作用，因此，檔案管理信息化是不可扭轉的趨勢。檔案管理信息化的作用具體表現在：

1、為儀器設備的管理提供重要的參考依據。方便領導管理層根據信息化平臺提供的數據進行整體的宏觀把握和分析決策，因為信息化平臺直觀化、系統化、智能化，數據分析一目了然，可以根據實際需要進行檢索、查詢、分類鑒別等。

2、資源共享。因為現在是互聯網時代，儀器設備信息化平臺的建立，方便一般使用者查詢儀器設備的具體信息，提高工作效率，而不像以前一樣查詢檔案需要手工一頁一頁地翻找，可以節省大量的時間和精力，充分發揮了儀器設備信息化平臺方便快捷的優點。

從以上兩個方面來看，儀器設備檔案信息化突破資源分散、時空和環境等因素的限制，可以隨時進行儀器設備的信息查詢，節約時間的同時，推進了儀器設備信息資源的共享，提高了儀器設備的使用率。

三、做好儀器設備管理信息化的有效措施

1、軟硬件是基礎。

儀器設備的檔案管理是一項比較復雜的系統工程，而軟硬件的配置是做好這樣工作的前提條件，首先軟件要成熟完善，隨著電子技術的發展，軟件不斷升級更新，滿足儀器設備管理所需的各項技術要求，保證數據能及時更新修改、批量上傳、下載，能實現資源共享等。

2、建立健全儀器設備檔案規章制度。

檔案的信息化管理需要制度的保障，因此，建立健全儀器設備檔案管理規章制度非常有必要，儀器設備檔案管理規章制度的制定應貫徹執行國家有關儀器設備管理的政策、法規：一是明確設備檔案的歸檔范疇，正確地劃分設備檔案的歸檔范圍;二、通過制度的建立，明確部門的職責范圍，使工作開展起來有據可依;三是建立相應的考核制度，把檔案資料保存的完整性和準確性作為考核檔案管理人員的依據之一，這樣可以提高管理人員工作的自覺性和積極性，從而保證工作質量。

2、管理人員的專業素質不可缺少。

儀器設備檔案管理信息化是與網絡、計算機打交道，專業人才不可或缺，管理人員計算機水平與儀器設備信息化管理的有效性和效益發揮有密切的關系，所以，提高管理人員的水平是做好信息化工作的關鍵，首先，負責全校資產管理信息化的人員必須是專職的，而不是兼職，要加強對他們的定期培訓，我校是一年培訓一次，除了校內培訓，應該積極給他們提供去校外培訓的機會，多學習其他院校儀器設備信息化管理先進的經驗，借鑒到我校工作中不斷改進，使在工作中的信息技術、專業知識和資產檔案管理辦法都得到提高，掌握數據庫、計算機設備、各個軟件系統的操作方法、技巧，強化資產信息的管理，提高工作效率，管理工作不斷優化完善。

3、收集檔案資料的完整性。

做好儀器設備的管理工作，完整地收集檔案資料是基礎工作，首先要資產管理人員要有檔案資料的收集和歸檔意識，在工作中，有意識地加強檔案資料收集意識地培養，哪些是需要收集的，哪些不需要，要有明確的分辨意識，做到這些還有賴于檔案管理制度的建立健全、普及和檔案知識的掌握。在對檔案收集過程中，注意要把資料收集完整，一是工作中要細心，不要遺漏每一件儀器設備的信息收集，尤其是新買的儀器設備，在驗收完畢后，盡快地把儀器設備的相關信息錄入系統;二是每一件儀器設備的信息要求收集齊全、完整，如廠家、型號、領用人、存放地點、使用人、購買日期等等，方便以后資產的清查和使用查詢，如果這一步沒有做好，勢必給以后的管理工作帶來不必要的麻煩;三是在資產出現調撥、維修、報廢等異動情況時，要及時根據資產的實際異動情況在管理系統上更改相應的內容，以免以后遺忘或者更改錯誤，尤其是在學校換屆的時候，領導和工作人員變動比較大，涉及的部門多，人數多，相應的儀器設備變動也比較大，儀器設備和家具調撥、報廢的數量多，這個時候我們的資產管理人員更是不能松懈，要更加細心、及時地清點資產和處理好資產異動。

作者簡介：

劉艷（1982-01）女，漢族，四川，碩士研究生，職員初級，研究方向：教育學原理

（作者單位：長江師范學院國有資產管理處）