淺談信息化系統建設中的團隊管理

卞雯雯 費翔

摘要：本文從項目領導者的角度，首先導入項目團隊管理的相關理論，并結合作者執行的一個精細化管理信息系統建設項目，找到當前項目管理中存在的諸多問題，分析影響項目團隊管理的一些因素，提出相應解決措施。

一、項目現狀以及存在問題

（一）項目執行情況

設備管理的宗旨是降低設備故障率，提高設備穩定運行率，延長設備使用壽命。此次項目建設搭建了設備管理系統的整體架構，實現了設備生命周期管理、點檢管理、檢修管理、狀態監測管理、故障事故管理、檢修外包管理、設備專項管理、維修費用管理、績效管理九大模塊和APP功能的應用，實現了設備管理的信息化和閉環管理，通過該項目建設的設備管理信息化平臺，促進了設備管理信息化、智能化水平的提高。通過移動PDA手持點檢功能，提高點巡檢管理、檢修管理、故障管理。及時為使用者提供隱患報警，讓設備管理者通過預防檢修，提高檢修質量，使故障最小化，有效管理檢修資源，實現檢修費用節減。提高數據統計分析能力，利用系統支撐，實現便捷的圖表分析、趨勢分析等。

（二）項目中存在的問題

雖然該項目在規定的時間內完成項目交付，但在團隊管理方面也存在在諸多問題，具體表現在：

1.沒有提前做好團隊文化建設與協調工作，執行初期推進困難。

2.角色分工與目標不夠明確，出現進度延期現象。

3.急于通過加班搶進度，忽略了成員的健康發展。

4.項目執行過程中存在溝通不充分現象。

二、團隊影響因素分析及措施

（一）團隊管理的影響因素分析

一個項目的成敗與項目執行過程中的團隊管理密不可分，而影響到項目團隊管理的因素有很多，就本信息化管理系統建設過程而言，總結歸納出以下幾方面的因素較為突出：

1.項目團隊需要具有明確、具體的目標。明確具體的目標可以為項目團隊成員的工作指明方向，項目經理根據項目的目標可以進行任務的分配。同時團隊成員應該清楚了解個人目標與項目總目標之間關系的重要性，以及與其他團隊成員目標之間的關聯性，從而有效防止項目團隊成員的任務與項目目標之間的沖突和重復。在本信息系統項目建設過程中，項目的總體目標是完成系統平臺如期如質上線使用，在項目實施過程中，項目組不斷強調各項目團隊成員的任務分配、時間進度安排、質量標準以及成本預算。每個人知道自己要做什么、為什么要做、該怎么做，充分發揮自己的主動性，并與團隊其他成員緊密合作，使得團隊最大價值和能力得以體現，高效推進項目實施。因此，明確的項目目標直接決定項目團隊管理的成效。

2.項目團隊成員之間的相互信任至關重要。對于一個復雜的信息化項目，每位團隊成員的任務都與團隊其他成員任務的完成和信息的反饋密切相關。項目團隊成員要認識到相互之間的依賴性和差異性，意識到信任其他團隊成員對項目成功的重要性。如果在項目團隊成員之間沒有信任，那么交流合作與信息的分享就不會順利進行，整個項目執行過程就可能會受到阻礙，最終導致項目的執行效率下降。另外，信 任也包含了信任項目團隊成員的能力，每位團隊成員都應該相信其他成員能夠很好地完成他們的任務。在項目團隊剛成立時，根據項目實施方式，我們可能會劃分需求人員、設計人員、開發人員、測試人員等角色，如果項目各角色成員不能互相信任，則可能直接導致設計與需求脫節、開發與測試不匹配，最后造成項目進度延期。如果甲方項目成員與乙方項目成員不能互相協同，那么極有可能在項目執行中出現信息不共享、出現問題相互推諉等，嚴重則直接影響項目實施。為避免這些狀況，項目團隊定期召開項目例會，了解相互工作情況，各角色定期參與其他角色工作，相互監督、檢查，并對項目組相關角色授予不同權限和責任。通過這種方式，從制度上促進了團隊的合作，確保了項目的順利開展。

3.有效的溝通與合作是項目團隊成功的決定因素。在一個項目團隊中，每位團隊成員都有自己的技術與特長，溝通與合作能夠取長補短，充分發揮每個團隊成員的優勢，使得團隊的效率得到極大的提高。在項目實施的過程中，一個好的項目團隊應該開放、坦誠、善于溝通，團隊成員之間經常交流思想，相互幫助，才能同心協力排除艱難。為了確保項目建設過程中的溝通順暢，我們建立了項目團隊QQ群、微信群，日常工作中團隊可以隨時在線交流、解答問題、分享經驗。同時，我們還建立了每周例會、月度例會制度，團隊定期召開工作匯報會，會議上大家針對當前進展中的問題進行討論、交流，明確方向，確保項目成員的工作不出現偏差。在項目實施初期，我們就遇到了甲乙雙方對需求表達不一致的情況，為了避免出現偏差，我們多次通過會議的方式與甲方進行探討，并形成書面版解決方案提交甲方，經過不斷的溝通與確認，最終方案得到雙方認可，促使項目順利推進。因此，有效的溝通和合作對于項目的成功非常重要。

4.適當的壓力也是項目團隊管理的有益措施。適當的壓力也是動力，可以促使項目進程快速推進，但是，如果壓力過大，項目團隊成員過度緊張，工作效率會下降。因此，在項目團隊的工作安排和時間進度安排方面，要根據團隊成員的能力合理安排、松弛有度，才能發揮成員最大能力。在項目開始階段，為了盡快推進項目，用戶方提出了持續加班制度，不斷的加班和繁重的任務使得項目團隊成員長期處于緊繃狀態，成員開始反映出焦慮情緒，身體也開始出現不適，項目總體進展并不順利。為了緩解這樣的狀態，項目經理對整個項目組的工作計劃及時進行了調整，重新安排了項目任務和進度，適時緩解了成員們的壓力，項目組的工作反而變得高效而有序了。

5.必要的獎勵是項目團隊管理的重要措施。獎勵的方式可以多樣化，比如名譽稱號，或是例會、項目活動等場合公開表揚、夸獎，月度績效獎勵等，通過獎勵可以更好地激勵項目團隊成員的積極性和工作熱情，從而提高項目完成的質量和效率。

（二）打造專業化項目團隊

完善項目團隊建設，打造有凝聚力的專業化團隊，可以從以下幾方面入手：

1.打造團隊文化。

2.建立歸屬感。

3.增強團隊認同感。

4.加強溝通。溝通是指人與人之間、組織與組織之間的信息交流。

5.尊重與信任。團隊的尊重與信任包括兩重含義。

三、結論

本文從項目領導執行者的角度，通過一個信息化管理系統項目建設中團隊管理為案例，找到當前項目管理中存在的諸多問題，分析影響項目團隊管理的一些因素，提出相應解決措施，最后給出相應的解決對策。

參考文獻：

[1] [美]羅伯特.威索基等著：《有效的項目管理》，電子工業出版社，2002

（作者單位：江蘇金恒信息科技股份有限公司）