醫院聲像檔案管理的問題及對策

張秀榮 席姍姍

摘要：醫院檔案是醫院的寶貴財富，在醫院檔案管理工作中，聲像檔案是一種最直觀又最真實的檔案材料，占據著重要地位發揮著重要作用，為了加強醫院聲像檔案的管理，本文結合工作實際，對存在的問題及相應對策進行了探討。

關鍵詞：醫院;聲像檔案;管理對策

在當前信息化的醫院管理模式中，醫院聲像檔案在醫院的醫療、教學、科研等應用中發揮著越來越重要的作用。醫院聲像檔案是指醫院在各種實踐活動中通過記錄手段形成的具有保存價值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、縮微層、幻燈片等各種形式的載體^[1]，一般分為兩類，一類是在醫院管理活動之中形成的;而另一類則是在醫療科研工作之中形成的。醫院聲像檔案在醫院里是一種特殊載體的專門檔案，是十分珍貴的資料，但隨著科學技術的飛速發展，醫院聲像檔案管理也出現了一些問題，影響了醫院聲像檔案在醫院建設發展中的作用。

1.醫院聲像檔案管理中存在的問題

1.1檔案意識不強

醫院聲像檔案以一種特殊的表現形式，對醫院工作發展進行再記錄，具有很強的保存查證和參考價值，因此具有較強的歸檔管理要求。由于檔案管理培訓工作不到位，醫院相關檔案管理人員對檔案管理要求意識模糊，忽視了聲像檔案的形成、收集、整理和歸檔的質量，影響了醫院工作的真實性和完整性。如醫務人員缺乏聲像檔案管理意識，將會導致大多數原始信息無法以聲像形式保存，失去了應有的保存價值和利用價值。

1.2收集不夠全面

每年我單位都會對年度工作表彰會、學術交流會議、外賓來訪、大型手術、文體活動等重大活動進行記錄，大部分都由宣傳處專門錄像攝影，但特殊情況下會有科室自行錄制，在這種自行錄像攝影普遍的情況下，醫院聲像檔案收集也就變得越發的難以控制，不能全面對其進行收集，在這種情況下也就很容易出現醫院聲像檔案收集不夠全面，經常會出現失控以及流失等問題^[2]。

1.3歸檔管理制度不健全，管理人員的專業素質有待提高

隨著聲像技術的進一步發展，醫院聲像檔案管理制度更新不及時，與文書檔案、科技檔案等紙質檔案管理制度不同步，不協調，沒有真正將歸檔制度落到實處。如今很多醫院在進行醫院聲像檔案管理的過程中，有些科室和部門的聲像檔案大多是散放在聲像制作部門和科室之中，并沒有對所有的醫院聲像檔案進行集中管理，不能及時進行歸檔，部分檔案雖然歸檔了，但也由于管理制度不完善，檔案人員缺乏管理的專業知識，缺乏責任感，有時候甚至還會出現損壞、丟失等現象，進而也就嚴重降低了醫院聲像檔案管理工作質量。

1.4聲像檔案保管條件落后

聲像檔案是特殊的文件材料，需要特殊的保管方式，要具備恒溫、恒濕、防磁等保管條件，但是在大部分醫院，聲像檔案缺少專門的空間去保存，往往與文書檔案等其它檔案一并儲存，致使記錄歷史、記錄醫療工作等其他工作的照片出現變黃、褪色等問題，磁盤磁帶消磁等問題，縮短了使用壽命，甚至失去了一定的利用意義，這些都影響了聲像檔案的保存質量。

2.醫院聲像檔案管理完善的對策

2.1強化崗位意識

檔案工作不僅僅是檔案管理部門的事情，也是各臨床科室和臨床醫務人員的事，這就需要加強《檔案法》的宣傳，強化聲像檔案意識，通過辦展覽、專題宣傳、知識競賽等形式，發揮檔案的宣傳教育作用，提高臨床醫務人員對聲像檔案工作重要性的認識，提高檔案管理人員的工作意識、工作責任感，做到積極主動、責任明確。因此，檔案管理人員要加大宣傳力度，使醫院領導認識此項工作的重要性，將聲像資料歸檔及規范管理納入重要議事日程，做到與醫院業務建設同步規劃同步發展^[3]。

2.2規范醫院聲像檔案收集整理工作

做好醫院檔案收集工作，必須對檔案收集范圍進行明確，具體而言，可以將所有檔案進行分類，像是公務照片、珍貴歷史照片、醫療業務照片、重大活動類等等，通過這種分類的方式來對醫院聲像檔案收集進行規范和明確，這樣就能促進這一項工作的有序實施，真正解決醫院聲像檔案收集不夠全面這一問題^[4]。其次，還需要有效的保證醫院聲像檔案制作齊全性，對醫院聲像檔案整理、編目等工作進行規范。安排專門負責拍照的技術人員擔任醫院聲像檔案整理工作，做好拍攝計劃，并且在拍攝活動完成后及時收集聲像資料，然后做好移交、編排、說明等一系列工作，以使檔案收集整理工作更加標準化。

2.3完善聲像檔案管理制度

要想真正做好醫院聲像檔案管理工作，進一步改善聲像檔案管理混亂的現狀，還需要加強制度規章建設，通過制定符合醫院實際的行之有效的規章制度，來提升醫院聲像檔案管理工作質量。在進行集中管理的過程中，管理人員需要對檔案材料形成、收集、歸檔、借閱、日常管理等多方面進行規定，嚴格按照規定好的管理制度實施，可以借助于信息技術管理數據庫，更好地應用管理醫院的聲像檔案資料。除此之外，在管理過程中還需要在規章制度中強調，不允許任何人將醫院聲像檔案據為己有，如果醫院聲像檔案管理人員發生移交或者崗位變動，需要按照相關制度實行，這樣才能避免醫院聲像檔案出現流失、丟失等問題。同時，還需要提高加強檔案管理人員的制度培訓和專業素質培訓，以提高聲像檔案資料的質量和水平，更好地促進檔案管理制度的落實。

2.4改善聲像檔案保管條件

聲像檔案的保管需要規范管理，對保管環境要求十分嚴格，如果單位有條件盡量為聲像檔案提供單獨的專門的存放空間，保證適宜的溫度濕度、磁帶和磁盤必須遠離磁場。利用現代化手段進行管理，如將錄像片轉為光盤、將照片掃描進行存儲，方便編輯歸檔，也方便查閱利用，保存也更耐久。同時，需要定期對檔案的完整進行檢查，發現有缺損、污損等聲像資料及時進行修整和復制儲存，確保聲像檔案的有效價值。

3.結語

綜上所述，醫院聲像檔案是醫院發展過程和歷史的記錄者，在記載歷史的同時，我們可以通過它了解醫院解讀醫院，還能得到反饋信息，在一定程度上促進醫院發展與進步。我們要繼續謀求醫院聲像檔案管理的新思路，使其為醫院發展進步發揮更多更大的作用。

參考文獻：

[1]耿金生.淺談醫院聲像檔案管理[J].卷宗，2012（5）：91-92.

[2]劉國紅，許長田.醫院聲像檔案管理的問題及對策[J]. 護理實踐與研究，2014（8）：113-114.

[3]張洋. 醫院檔案管理現狀及思考[J]. 中國新技術新產品，2011，9（9）：227

[4]王雨. 醫院聲像檔案管理中現存問題及對策探討[J]. 辦公室業務，2017（20）：160-160.