設(shè)備管理信息系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計

姚紅艷 牟津津 陳現(xiàn)景 孫洋

摘要：本文通過用例圖對現(xiàn)有設(shè)備管理工作進行分析;利用設(shè)備管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)對設(shè)備管理流程的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：設(shè)備管理、信息系統(tǒng)、流程優(yōu)化

1前言

設(shè)備管理是保證設(shè)備的性能處于可靠有效狀態(tài)，保證設(shè)備技術(shù)指標符合標準要求的必要手段。現(xiàn)實中設(shè)備管理流程多樣性和復雜性，會降低設(shè)備管理的效率和質(zhì)量，在實施流程優(yōu)化過程中，任何有助于理解、處理和改進業(yè)務或流程的方法和技術(shù)都可以成為流程優(yōu)化工具。管理信息系統(tǒng)是對一個組織的信息進行全面管理的人和計算機相結(jié)合的系統(tǒng)，本文主要是利用管理信息系統(tǒng)的功能設(shè)計實現(xiàn)任務的清除、簡化和整合，達到流程優(yōu)化的效果。

2設(shè)備管理用例圖分析

設(shè)備管理主要包括設(shè)備申購、設(shè)備投標、設(shè)備驗收、設(shè)備計量、設(shè)備檔案管理等幾個方面的工作。設(shè)備使用的長期性，導致設(shè)備管理的循環(huán)性，例如設(shè)備計量就是要每年都要進行一次，而且設(shè)備計量就要導致有些設(shè)備的流轉(zhuǎn)，證書的流轉(zhuǎn)，涉及的人員之多，這就導致了設(shè)備管理的長期性和重要性。首先對設(shè)備管理進行用例圖分析，以便下一步進行管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計。

3設(shè)備管理信息系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計

設(shè)備流程較為復雜，有效進行設(shè)備控制和管理，需要系統(tǒng)實現(xiàn)對設(shè)備運轉(zhuǎn)過程的控制，這樣對管理信息系統(tǒng)提出更高的要求：

一、具備設(shè)備信息登記的基本功能：設(shè)備名稱、設(shè)備編號、設(shè)備類型、設(shè)備型號、設(shè)備生產(chǎn)廠家、設(shè)備使用范圍或量程、設(shè)備精度或分辨率、設(shè)備或量具的檢定周期、設(shè)備投入使用日期、設(shè)備原值、設(shè)備管理人員、設(shè)備使用人員、設(shè)備存放位置、設(shè)備下次檢定日期、設(shè)備使用記錄、設(shè)備維修改造記錄、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備驗收記錄、設(shè)備期間核查記錄、設(shè)備計量參數(shù)、設(shè)備計量單位等信息的記錄功能。并可以根據(jù)任何一個信息進行搜索，并能從系統(tǒng)導出來EXCELL格式功能。每個檢測人員都設(shè)置一個賬戶，可以從系統(tǒng)直接查詢設(shè)備信息，節(jié)省設(shè)備管理人員的時間，實現(xiàn)資源及時有效的共享，即計量人員把計量信息登記到系統(tǒng)后，檢測人員或其他審核人員可以在系統(tǒng)及時查詢到相關(guān)信息。

二、狀態(tài)標識打印功能：設(shè)備標識唯一性標識，合格證，使用狀態(tài)標識，都可以在系統(tǒng)里查詢并能夠?qū)崿F(xiàn)自動打印。設(shè)備定位功能：對設(shè)備進行二維碼標識控制，設(shè)備編號和二維碼進行對接，通過掃描二維碼可以查詢設(shè)備狀態(tài)和信息，另外實現(xiàn)系統(tǒng)通過二維碼對設(shè)備位置的跟蹤。

三、到期提醒功能：設(shè)備的狀態(tài)即正常、停用、維修和報廢用不同的顏色在系統(tǒng)瀏覽器界面進行。自動設(shè)備設(shè)備檢點超期提醒，可設(shè)置在檢定有效期前15日進行提醒，一是提醒計量人員聯(lián)系計量，二是提醒設(shè)備管理人員進行拆裝送檢，三是提醒所有設(shè)備使用人員進行使用計劃的更改，并及時調(diào)整原始記錄設(shè)備的相關(guān)信息，可有效避免設(shè)備的錯誤使用。

四、設(shè)備的流程管理功能：實現(xiàn)設(shè)備從采購、驗收、計量、使用、維修維護、核查等過程的控制和記錄的電子化。實現(xiàn)一切記錄的電子化流轉(zhuǎn)，層層審核最后由資產(chǎn)部負責記錄的電子歸檔。例如，設(shè)備需要維修，就由設(shè)備管理人員從系統(tǒng)提出維修申請，部門領(lǐng)導在系統(tǒng)進行審核，最后申請到資產(chǎn)部維修員系統(tǒng)，根據(jù)設(shè)備情況安排維修，自動生成維修記錄，記錄自動流轉(zhuǎn)到財務部，進行部門費用結(jié)算，所有過程都是電子化流轉(zhuǎn)，并實現(xiàn)查詢功能，自動記錄維修周期，對維修效率進行評估，避免了人工催促，根據(jù)進度對維修人員進行考核，有效屏蔽踢皮球現(xiàn)象，還可實現(xiàn)對設(shè)備使用人員的監(jiān)督。計量證書也可以掃描到系統(tǒng)，設(shè)備管理人員進行查詢、下載、打印、，資產(chǎn)部進行電子存檔;證書確認流程完成后，自動生成合格證，實現(xiàn)查詢、下載、打印功能。

五、設(shè)備信息的分類檢索功能：系統(tǒng)可以實現(xiàn)某周期內(nèi)所有設(shè)備的使用狀態(tài)，并能分類自動統(tǒng)計設(shè)備的功能。一方面可以實現(xiàn)設(shè)備的超期檢索，另一方面可以統(tǒng)計同類設(shè)備的數(shù)量，按使用部門，生產(chǎn)廠家等相關(guān)信息進行分類檢索。資產(chǎn)部可以根據(jù)設(shè)備使用狀況和新上能力狀況協(xié)調(diào)各檢測科室設(shè)備的調(diào)配功能，提高設(shè)備的使用率，實現(xiàn)設(shè)備價值最大化。

4預期優(yōu)化效果

一、實現(xiàn)了記錄的電子化存檔，優(yōu)化了整個工作流程

OA管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了設(shè)備驗收，設(shè)備計量，設(shè)備維修等工作的流程化優(yōu)化管理，采用了程序化的工作流程，將設(shè)備驗收記錄、維修申請、計量證書、計量收費發(fā)票等相關(guān)數(shù)據(jù)登從紙質(zhì)版變成電子版，從開箱驗收功能驗收、計量驗收等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)電子化提交，記錄的電子化一方面實現(xiàn)進程查詢，另一方面實現(xiàn)了工作崗位責任監(jiān)控。

二、節(jié)約了車輛和人員消耗，提高了工作質(zhì)量

設(shè)備計量證書實現(xiàn)電子版上傳和查詢，證書的確認及合格證的發(fā)放都可實現(xiàn)電子化交接，極大地節(jié)省了交接周期和人力車輛成本。實現(xiàn)設(shè)備狀態(tài)的監(jiān)控，設(shè)備維修提交電子流程，極大的節(jié)省了維修時間，也有利于設(shè)備管理員對設(shè)備狀態(tài)及時更新，極大地避免了設(shè)備的誤用，一定程度上提高了檢測的結(jié)果準確性。