提升辦公室檔案管理效率的探討

劉永才

摘 要：辦公室工作在近些年的改革和完善過程中，工作節(jié)奏逐漸加快，內(nèi)容更加復雜多樣，這也給辦公室檔案管理提出了更高的要求。不僅要求檔案管理的準確、嚴謹和合理性，還需要檔案管理具有更高的效率。通過對當前辦公室檔案管理現(xiàn)狀進行了解，提出符合當前辦公室檔案管理效率提升的措施。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;措施

1 當前辦公室檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理重視程度不夠

根據(jù)相關研究，目前很多的企業(yè)與單位對辦公室檔案的管理工作不夠重視，沒有明確辦公室檔案管理工作的真正意義所在，甚至直接將其與合同文件管理進行等價，沒有把檔案管理工作與辦公室人員的本職工作進行區(qū)分。一些辦公室里的檔案管理工作包含了一般性文件管理、人事檔案管理以及合同文件的管理，而并未涉及其他方面的管理工作。此外，這種檔案管理意識的缺失極其容易導致機密信息的外泄，為企業(yè)的工作帶來不確定性與風險性。

1.2管理人員素質(zhì)不高

當前，我國大多數(shù)企業(yè)和相關單位已經(jīng)越來越重視辦公室檔案管理工作，并已經(jīng)開始行動。不過，辦公室檔案管理工作還沒有全然實現(xiàn)其所有的價值。其中，最根本的原因便是檔案管理的相關工作人員素質(zhì)不足，業(yè)務水平亟需大幅度提升。特別是檔案管理與分類等方面，辦公室檔案的管理人員業(yè)務專業(yè)能力不足。檔案分類不科學，檔案的信息沒有辦法被高效的使用，進而影響辦公室辦公人員的工作效率。另外，部分辦公室檔案管理的工作人員沒有扎實的理論基礎，對檔案管理工作的認識十分的局限，工作態(tài)度也不夠端正，檔案管理的效率與水平也就相對較差。

1.3管理制度不健全

為促進辦公室檔案管理工作高效進行，管理制度的建立健全就顯得尤為關鍵。檔案管理的制度一般可劃分為以下幾個方面：資料收集制度、檔案分類標準、查閱管理規(guī)定、資料保存管理時限等等，可以看出，檔案管理制度在資料運用的全過程中都發(fā)揮著巨大的作用，因此相關部門的領導應該加強重視檔案管理相關工作的重要性，然而當前許多企業(yè)并沒有設立單獨的檔案管理室，科學系統(tǒng)的管理體系更是缺乏，這就使得檔案管理工作的效率無法滿足企業(yè)正常運作的需求。

2 提高辦公室檔案管理效率的措施

2.1加強日常維護與管理

辦公室檔案管理體系除了上述還包含兩部分的內(nèi)容，一是檔案維護，二是檔案更新。因此，辦公室檔案管理相關人員開展工作的第一步便是建立合適的檔案管理體系。并且在這個體系的基礎之上定期整理所有檔案、更新舊檔案、歸納新檔案，并做好相關的保管工作，確保及時地給企業(yè)各個部門提供相關資料，提升辦公室工作的效率。另外，也應該加強管理人員對新型檔案管理知識的學習與借鑒，合理運用不同的檔案管理方式，結合企業(yè)自身的實際來確保辦公室檔案管理的科學性與嚴謹性。

2.2根據(jù)需要擴大辦公室檔案管理的領域

當前工作范圍局限性較大的問題是辦公室檔案管理的主要問題，因此，創(chuàng)新性地擴展檔案管理的范圍便十分的關鍵。要想擴大檔案管理的范圍，便需要擴大檔案服務對象的范圍。當前許多單位存有的檔案僅僅供給企業(yè)內(nèi)部使用，即僅服務企業(yè)這一個主體。這樣做雖然推動了企業(yè)工作的進行，卻沒有完全發(fā)揮其真正的效用。故而，要想檔案獲得效用最大化，就應該倡導檔案社會共享化，讓社會中的單位與個人都能夠通過相關的手續(xù)與方式來獲取自己需要的信息與資料。但需要注意的是，擴大檔案管理領域的同時，人員培訓的相關工作是至關重要的，只有檔案管理人員的素質(zhì)有所提升，檔案才能更好地為社會所用，檔案管理工作才能更好地發(fā)揮自身的價值。

2.3重視管理機制創(chuàng)新

對于辦公室的檔案管理而言，管理機制直接影響管理效率。由此可見，有效地針對管理機制進行創(chuàng)新是十分關鍵的。部分單位管理檔案的時候，總是無法和其他部門進行很好的協(xié)調(diào)工作、對接工作，究其根本便是檔案管理機制不當。要想解決這個問題，就必須革新管理機制，提高工作人員的工作積極性與工作創(chuàng)造力。企業(yè)的管理者也應該正視檔案管理工作的重要性，依據(jù)企業(yè)的實際情況來制定適合企業(yè)發(fā)展的管理機制。一方面要對工作流程進行規(guī)范，另一方面也要嚴格管控上崗人員的質(zhì)量，同時也要建立配套硬件設施，如：單位文件閱覽中心、檔案咨詢臺等等。

2.4采用有效管理手段進行檔案管理

對于辦公室檔案管理工作而言，檔案管理的方式也會對檔案管理工作的效率與質(zhì)量造成影響。首先，辦公室檔案的管理需要與時俱進，及時應用新興的互聯(lián)網(wǎng)信息技術于檔案管理之中。檔案管理的有關部門與單位也理應依據(jù)自身的實際需要來建立檔案管理局域網(wǎng)，以便相關部門與單位的工作人員合規(guī)的檔案借閱和查看。這樣做既能夠大幅度提升檔案管理的效率，還能夠提升檔案的使用效率。其次，企業(yè)也可以借助外來力量建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，提升檔案管理與查閱的便利性。

2.5創(chuàng)新人員理念

在進行辦公室檔案管理的相關工作期間，必須樹立正確的工作理念。只有擁有先進的理念，才有能力將想法變成現(xiàn)實，檔案管理的效率與質(zhì)量才能夠有所提升。要想實現(xiàn)這一點，企業(yè)的管理者與相關的檔案管理人員需要樹立正確的意識，科學合理地審視檔案管理工作的重要性，詳盡地分析企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀與不足，從而改正不足并進行工作創(chuàng)新。對此，一方面檔案管理人員需要不斷提升自身的工作水平，另一方面檔案管理人員還需要提升自己的服務意識，及時對自身的管理思維進行更新，并確立適合企業(yè)的檔案管理目標。與此同時，單位內(nèi)部所有工作人員的思想工作也是提升檔案管理工作效率的重要一環(huán)，只有將被動管理轉(zhuǎn)化成主動管理，才能全方位地提升企業(yè)辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

3 結束語

為了實現(xiàn)單位的穩(wěn)定發(fā)展，要加強對辦公室檔案的管理，采取科學的管理措施和手段，不斷提升辦公室檔案管理工作效率。在相關管理人員和工作人員的共同努力下，創(chuàng)新工作手段和工作方法，實現(xiàn)辦公室檔案管理的科學化和規(guī)范化，實現(xiàn)單位的穩(wěn)定發(fā)展和進步。

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