文書檔案的現代化管理策略

摘要：文書檔案是一種重要的信息資源，通常是指國家機關、社會團體和社會組織在各種社會活動中，不斷形成并被作為原始記錄保存起來以便查證利用的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。文書檔案可以從多角度、多側面、多層次地記載一個部門或者一個單位的歷史沿革和發展變化，包括過去的也包括現在。隨著經濟和社會的發展，文書檔案管理信息化和現代化，已經成為檔案工作的主流。因此，只有樹立先進的理念和科學的管理理論，并附之以適應的組織機構、管理方法和手段，才能更好與時代發展相適應。本文對文書檔案的現代化管理策略進行分析。

關鍵詞：文書檔案；現代化管理；策略

1文書檔案管理的特點

首先，文書檔案管理具有綜合性特點。檔案管理通常需要經過內部機構進行綜合管理。從檔案類型來看，主要包括科學研究檔案、黨務工作檔案、人事檔案、設備檔案、基礎建設檔案等。從檔案的來源來看，主要包括上級部門印發的文件，以及企事業單位制定的指導性、規章性、業務性和政策性文件。其次，文書檔案管理還具有專業性特點，在實際工作中形成的文書檔案，可以反映總體工作情況，因此，文書檔案內容具有一定的專業性特點。比如，企事業單位指定的長遠發展計劃，以及業務拓展等，都具有較強的專業性。再次，文書檔案管理具有保密性。文書檔案管理主要是為企事業單位的相關工作提供指導和幫助，因此，文書檔案一般都僅供單位內部人員查閱，開放程度較低，具有很強的業務性和保密性特征。最后，文書檔案管理還具有階段性特點。目前，企事業單位的行政管理科室相對較多，這導致文書檔案較為松散，為了增強文件的完整性和連續性，目前，企事業單位的文書管理周期多為半年或一年。

2文書檔案的現代化管理策略

2.1建立現代化管理制度

建立現代化的文書檔案管理制度并保證其落實到位，是做好文書檔案現代化管理的必要前提。現代化文書檔案管理制度通常需要具備三大要素，即科學性、實用性與靈活性。有關管理人員要及時轉變傳統的制度和管理方法，引進新型管理模式，改進并完善文書檔案管理結構，在內部建立起嚴格的管理體系。具體來說，首先應當廢除過去傳統落后的管理制度，在遵循國家相關法律法規的前提下，結合自身管理體制、組織結構建立現代化的、適合本單位情況的文書檔案管理要求的管理制度，并使之形成一個嚴密的管理體系，為加強文書檔案管理奠定制度基礎。其次，健全文書檔案編修管理規范，在進行文書檔案管理時，應根據相關條例專門建立適用的現代化文書檔案管理制度。需規定工作人員在實行文書檔案管理工作時，必須有規劃地針對各類文書檔案進行審查和編輯，要創建新的卷章目錄與統計臺賬，對文書檔案進行搜集、整理、保存、統計、運用等，并結合醫院實際情況，制定出對應的工作計劃，定期對管理工作展開考核與評估，修改制度中的漏洞，使制度的科學性和實用性得到提高。

2.2合理運用現代化的文書檔案管理設備

文書檔案現代化管理工作必須要以先進技術設備為支撐。在文書檔案管理過程中引進先進的技術設備，可以極大地提升管理工作的效率。各種現代化文書檔案管理設備的合理運用，不但能降低管理成本、減少管理人員的工作量，還能提高文書檔案各種資料的有效利用率，從而實現文書檔案的有效共享。例如，在計算機網絡安全管理中必須常用的安全防范措施有：設置合理的登錄權限、系統保護密碼、信息查詢限制等，需要利用密鑰技術，對于保護電子版文書檔案有著重要作用，可以有效消除信息傳輸過程出現的安全問題，從而保障文書檔案網絡信息的安全性。而在文書檔案計算機信息管理系統正常運行的情況下，防火墻技術、ASA技術等的科學運用可以使得各種應用層的各種數據得到比較深層的過濾，并且需要穿過防火墻的用戶在得到實時認證才能查詢相關資料。由此可見，文書檔案管理工作中先進技術的運用以及錄入設備、掃描設備等的推廣，不但能促進其信息化、規范化發展，還能充分提高文書檔案的利用價值，最終促進我國檔案事業可持續發展。

2.3加強現代化文書檔案管理部門人才隊伍建設

文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是把好入口，從人員招聘環節開始關注。著力從相關高校引進一批具有文書檔案管理相關專業學習背景的人才，優化現有的文書檔案部門人員結構。二是關注文書檔案管理人員的在職教育和培訓工作。現代化管理模式下，文書檔案管理領域不斷出現新的理論、新的方法、新的問題和新的挑戰，如果忽視在職培訓和學習，哪怕引進的人才再優秀，也跟不上時代的變化和發展要求。因此，各單位必須對崗位人員的在職教育工作有全面、正確的認識，定期組織文書檔案管理部門人員參與在職培訓，提高自身適應現代化發展要求的能力。三是要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的解聘資格，增強參加在職教育的主動性和積極性。

3結束語

隨著當前信息技術的不斷發展進步，文書檔案的現代化管理也已成為了主要的發展趨勢。現代化管理檔案既提高了文書檔案的管理水平，也促進其向科學化、系統化和規范化方向發展。因此，需要在文書檔案管理過程中引入現代化元素，建立新的監督制度，轉變傳統理念，采用先進技術設備，可以有效地提升文書檔案管理的效率，便于人們隨時查閱、編輯或取用檔案，從而最大限度地發揮出文書檔案的功效。隨著計算機、網絡技術等的廣泛應用，文書檔案管理需要與時俱進，合理運用各種先進的管理技術、設備，才能更好地滿足利用者的需求。

參考文獻：

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（作者單位：伊春區房地產管理所）

作者簡介：王小兮，1983年6月，女，漢族，黑龍江伊春，助理工程師，研究方向：檔案管理。