淺談如何做好企業文書檔案工作

文/中國振華集團永光電子有限公司（國營第八七三廠） 龍遠瓊

淺談如何做好企業文書檔案工作

文/中國振華集團永光電子有限公司（國營第八七三廠） 龍遠瓊

檔案工作，是信息資源管理的重要環節，做好企業的檔案管理工作，要做好企業檔案制度建設，加強檔案工作人員的培訓與學習，要利用電子計算機技術、改革檔案整理歸檔方式，要做好涉密檔案管理，加強檔案臺賬管理等創新文書檔案管理工作，讓檔案更好地為企業服務，真正體現檔案所具有的價值。

檔案制度；培訓學習；創新管理

檔案信息屬于無形資產，是公司非常珍貴的財產。其是公司制造、技術與科學研究與運營等行為的初始記錄與初始憑證，是公司成長歷程中一項長期基本性的工作。企業文書檔案管理要做到合理有序，必須要遵循一定的原則，做到合理化、統一化、標準化。

一、增強對企業文書檔案的關注

公司檔案工作，是企業信息資源管理的重要環節，對企業的發展至關重要，公司要加強對檔案工作的關注，營造恰當的檔案工作氛圍與配備相應的工作者，利于檔案工作的高效進行。

二、抓好企業檔案機制構建

企業開展檔案工作主要是為公司的制造、運營、技術研發等行為服務。合理化、標準化的檔案管理是公司務必進行的基本性工作，同時是成長為優秀單位的主要基礎。比如：公司經常出現需要查找的檔案沒有存檔的現象，大致有下述2個因素：1.業務機構未曾將檔案工作劃入部門責任范疇，致使一些檔案丟失；2.在平常活動中構成的諸多檔案未曾集中儲存，不能及時歸檔。這就需要把檔案工作納入部門職責范圍，處理完畢的檔案及時歸檔。只有建立和完善檔案管理制度，加強檔案管理規范化建設，并建立檔案管控機制，把檔案劃入企業業務管控流程、劃入企業各業務機構、職能組織的責任范疇與相關人員的崗位責任體系，才可以更有效地引領公司檔案工作朝著標準化方向邁進，最大化地節約公司時間、人員、信息方面的投入。

三、加強檔案工作人員的培訓和學習

檔案管理是一門技術性工作，需要科學的檔案管理方式。所以，檔案管控者應當積極提升業務水平與工作能力，認真學習方案管理知識，全方位了解企業的業務知識，應當持續提升方案管控方面的業務能力與工作技術，應當不斷歸納、不斷改善、不斷革新。應增強對計算機技術、電腦、軟件等新知識的學習，以更便利、高效的做好檔案的管控。唯有持續學習、拓展專業知識，拓展視野，提升整體素養，才可以開展好檔案管理工作。

四、創新文書檔案管理工作

伴隨著社會的進步，文檔管理工作也相應地面臨著諸多問題，比如文件與檔案數目逐漸增多，給歸納與保存加大難度。管理措施方式的滯后往往會導致文化和檔案品質降低，在當前局勢下，必須要改進文檔管理，從而滿足新階段的需求，進而科學解決一系列問題。

（一）利用電子計算機技術。以前那些落后的工作方式，從文件的草擬、更改到定稿打印、閱讀、分類、歸檔均是以人力為主，而當前電腦能夠智能做好這些工作，讓文化的構成、運行、累積、轉變等諸多過程和智能化辦公有效連接，想要掌握以上這些操作技能，檔案管理工作人員必須要經過認真學習和實踐。每一位檔案管理人員都要根據工作崗位的實際情況，邊學習邊操作，積極讓自己成為復合型方案管理人才。

（二）變革檔案整理歸檔方法。整理紙質檔案是非常復雜的，而且勞動強度也比較高。立卷人在進行立卷工作時要將不同種類的文件分類，雖然分類的標準大致相同，可因為立卷人的理解不同，較易出現分類不精準的問題，給以后的查詢工作造成不便。只有改革歸檔方式，同時改革文書檔案歸檔方式，兼之優化歸檔工作的繁雜環節，節約歸檔時間，減輕檔案人員工作量，才能有效促進文書檔案的管理，真正達到方便相關人員利用，提高工作效率的目的，切實實現“簡化整理、深化檢索、重在利用”的文書檔案管理改革。

（三）加強檔案臺賬管理。健全檔案臺賬管理，設置檔案室進出登記、涉密檔案利用審批、檔案收進移出登記、檔案數量統計、借閱登記、復印登記、溫濕度記錄、檔案資料交接憑證、庫房檢查記錄等。

五、做好涉密文書檔案管理

涉密文書檔案涉及國家（企業）的秘密，它關系到國家、企業的安全。因此，為確保國家秘密的安全，必須嚴格執行保密制度法規及公司的保密工作管理制度，加強對涉密文件、材料的管理，在工作中以身作則，嚴格遵守保密工作制度，嚴于律己，做到不把涉密文件帶回家，不在公眾場所談論秘密，不向任何人透露涉密內容。在保密文件和材料的收發、傳遞、保管、歸檔、利用和清退等各個環節都做到登記明確、手續清楚，要嚴格遵循保密程序，對于借閱、復印涉密檔案資料的人員，嚴格執行公司《二級保密制度匯編》的相關規定，做到進出有登記，每次使用都必須要有領導的審批才可以，當使用完檔案后要對檔案再次進行核對和檢查，一旦發現問題，要立刻采取行動確保涉密檔案安全。

六、檔案業務建設

要從事文書檔案工作，就必須要擁有很強的責任感以及很認真的工作態度，要重視起文書檔案工作。另一方面也要仔細踐行文書檔案員的工作責任，積極做好檔案服務工作，此外還要兼顧好檔案編輯研究工作。在平日工作中勤請示、勤匯報，勤動手，定期向領導匯報工作完成的情況和其中遇到的問題，由領導提出意見及問題解決建議。

七、結束語

表面上看來，檔案管理工作并不是什么非常重要的工作，可實際上它卻是對歷史工作的見證與記錄，也是未來工作的重要資料。作為檔案工作人員，必須要甘于奉獻、樂于奉獻，不斷提升自己的專業技能，認真對待每一項工作。只有做到以上幾點，才可以真正做好文書檔案管理工作。

［1］張惠敏.淺談辦公室人員如何做好文書檔案管理工作［J］.經營管理者，2016（03）:23-24.

［2］張杰.淺談新時期如何做好文書檔案管理工作［J］.辦公室業務，2015（08）:34-35.