機關事業單位檔案管理創新與改革探討

文/威海市專業技術職務評審中心 于珊

機關事業單位檔案管理創新與改革探討

文/威海市專業技術職務評審中心 于珊

機關事業單位檔案管理工作普遍存在檔案利用率低、管理手段落后等問題，大大制約了檔案在機關事業單位中發揮的效用。所以在進行檔案管理的過程中，機關事業單位要遵循規范、靈活的統一原則、制定與執行并重的原則，用以促進機關事業單位內部社會信息的完善。本文主要對機關事業單位檔案管理的創新與改革進行了探討，并提出相應策略，用以提高檔案管理的有效性。

機關事業單位；檔案管理；創新；改革；分析

檔案管理工作的內容包括收集、分類、統計、檢索、編目和開發利用等，是一項對信息處理能力、綜合分析能力要求較高的工作，它能夠將大量檔案信息資料系統化、標準化和優質化，從而為相關對象提供高效的檔案利用服務，最終滿足社會檔案管理的要求。

一、機關事業單位檔案管理的現狀

（一）檔案管理手段非常落后。隨著網絡時代的到來，互聯網技術在全球占據了重要地位。互聯網技術具有兼容性強、快捷等特點，所以被廣泛應用于各個領域并取得一定成績，尤其在信息處理方面十分突出。但是，目前仍有部分機關事業單位不懂利用計算機網絡技術提高檔案管理的效率，且不積極創新與改革管理模式，依然沿用傳統的人工管理，對檔案的穩定性十分不利，同時出錯率極高，大大制約了檔案管理的發展。此外，部分機關事業單位并未設立專門的檔案管理室或設備老化、儲存環境、條件相對簡陋等，增加了檔案管理工作的困難。

（二）檔案資源的開發利用工作不夠完善。檔案管理的質量取決于檔案資源的開發利用。但遺憾的是，許多機關事業單位并未意識到這一點，認為只要檔案資料得到有效保存、檔案不丟失、磨損就實現了檔案的有效管理，最終導致檔案的真正價值沒有得到充分挖掘、發揮。

二、機關事業單位檔案管理應遵循的原則

（一）規范、靈活相統一原則。機關事業單位屬政府部門，具有較高的社會地位，因此在進行機關事業單位檔案管理工作中要嚴格遵循規范、靈活相統一的原則，有利于促進檔案管理系統的統一化，規范化和標準化。由于每個機關事業單位的管理特點不同，所以采用的檔案管理模式應根據本單位自身特點、工作性質確定，不能照搬兄弟單位管理模式或直接借鑒優秀單位的檔案管理模式，而是應該結合本單位的管理目標進行檔案管理方式的探索與創新，并在實施過程中不斷完善與改進，從而構建一套適合本單位發展、能夠有條不紊開展檔案管理工作的檔案管理辦法。

（二）制定、執行并重原則。許多機關事業單位經常制定了檔案管理體制后不重視執行的有效性，最終導致檔案管理工作沒有取得突破性進展。因此，機關事業單位要重視制定、執行并重原則，只有在執行過程中不斷創新與改革檔案管理模式、對工作特點展開全面分析與總結，才能制定出更科學、合理化的檔案管理制度。一旦建立管理體制，全體人員必須嚴格執行，首先機關事業單位要確定檔案管理制度是否能夠滿足實際管理的要求，管理制度是否趨于人性化、合理化。其次設置專職管理人員督查檔案管理制度的落實情況，用以提高檔案管理的效率，真正發揮檔案在機關事業單位發展中的職能。

三、機關事業單位檔案管理創新與改革策略

（一）培養專業的檔案管理人員。檔案管理是一項技術性較強的工作，管理人員需要具備較高的專業水平和職業素養。首先，專業的技術水平、組織領導能力是決定檔案管理工作質量的關鍵，因此，招聘技術過硬的人才加入檔案管理隊伍至關重要；其次，檔案數據量龐大，技術人員想要做好動態數據與靜態數據的分析與整合，就必須實時掌握相關信息的處理方法和技巧，而定期對管理人員進行培訓教育有利于提高人員的業務管理水平，因此培養專業的檔案管理人員至關重要。應注意以下兩個方面：1.培訓不僅只是學習理論知識，還要注意理論與實踐的結合、實施；2.適當引入科學的激勵機制，有利于激發員工的工作熱情與積極性，對迅速提高員工的工作效率、工作質量有重要幫助。

（二）強化信息化建設，提高檔案管理工作質量。與傳統的檔案管理模式相比，現代信息化檔案建設不但可以彌補紙質檔案在保存、調閱、檢索方面的不足，還可以促進檔案信息的交流與共享。首先，將信息化管理手段引入檔案管理工作當中，不僅能夠將大量分散的檔案信息、資料得到快速查詢、關聯和共享，還可以通過互聯網實現更新、上傳下載等，真正做到準確性高、方便快捷地管理。同時，信息化檔案管理模式有利于促進各機關事業單位間、部門間的交流與合作，在一定程度上提高了檔案資源的利用率。其次，紙質檔案的儲存環境十分講究，稍有不當便會造成紙質文檔的損壞。而信息化檔案管理不輕易受到自然因素的影響，有利于提高檔案信息的穩定性，且電子檔案保存壽命較長，是保護信息價值、促進檔案安全、節約大量空間的有效途徑。

（三）完善檔案管理制度。可行性強的檔案管理制度是開展檔案管理工作的重要依據。在新時代的發展背景下，機關事業單位的檔案管理辦法必須符合國家法律法規、相關規章制度要求，且對創新檔案管理工作有指導性意義。其次，基于人員是檔案管理工作的主體，所以創新檔案管理辦法要充分考慮體制的平等性、約束性，應將工作人員的合法權益作為保護重點，無論是基層人員、領導者都具有約束力。此外，良好的檔案管理制度還要起到“模范”的作用，不僅要獎懲分明、還要強調執行過程的公平、公正性。

［1］李云華.機關檔案管理的創新發展路徑探索［J］.勞動保障世界，2016（15）.

［2］王克偉.新時期的機關檔案管理工作分析［J］.勞動保障世界，2016（15）.

［3］孫麗萍.淺析機關檔案管理工作中存在的問題及對策［J］.辦公室業務，2016（13）.