中小企業檔案管理存在問題及對策

任曉怡

摘 要：檔案是企業的重要資源，如何充分利用好這一資源，使其創造出更大的價值，是檔案管理工作的重要目標。本文通過對中小企業檔案管理工作現狀分析，梳理了當前中小企業中存在的檔案管理意識淡薄，機制不完善，專業化程度底，價值發揮不足等問題。結合當前中小企業檔案管理工作現狀，提出了完善管理機制，更新管理理念，創新檔案數據采集方式，加快檔案管理信息化建設，強化檔案利用意識和風險防范等解決對策，為中小企業檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：中小企業;檔案管理;問題;對策

1 引言

隨著企業管理理念、方法的不斷更新，以及信息技術和網絡技術的發展，檔案管理工作也迎來了新的發展期，特別是在信息技術、網絡技術、大數據技術快速發展的當下，如何管理好、利用好檔案資源，將新的管理思想、理念和技術應用于檔案管理工作之中，引起了企業廣泛關注。中小企業作為我國國民生產重要組成部分，如何充分利用檔案資源，更好的為企業生產經營提供服務，應該引企業管理者的高度重視，但是當前中小企業對檔案管理認識還有一定的偏差，管理水平、層次不一，信息化建設滯后，一定程度上影響了企業的發展。

2 中小企業檔案管理現狀分析

2.1檔案管理意識淡薄，機制不完善

檔案管理部門以及檔案管理工作長期以來一直沒有得到企業管理層的重視，甚至被邊緣化，認為其沒有價值創造力。當前多數大中型企業，特別是國有企業和集團公司等類型企業，一般均設置有規范的檔案管理機構，建立相應的管理制度，很大一部分中小微企業，沒有相應的管理機構和專職的管理人員，檔案管理意識淡薄，其服務功能也很難得以充分發揮。

2.2缺少專業的管理人員，專業化程度底

通過對部分企業檔案管理人員現狀調研，很大一部分企業缺乏專業的檔案管理人員，另外企業對于從業人員業務培訓和提高不夠重視，專業能力及綜合業務素養整體不高，難以勝任新的技術條件下和新的檔案管理方式。

2.3檔案管理信息化建設滯后，價值發揮不足

由于一部分中小企業檔案管理意識淡薄，對于檔案管理工作重視程度不夠，也缺乏相應的管理機構，使得企業對檔案管理工作投入和建設較為滯后，很多企業檔案管理工作仍然停留在傳統的方式，或者開展了一定的信息化建設，但仍然較為落后，僅圍繞提升工作效率開展了相應的建設工作，不具備相應的檔案數據資料加工、處理、分析和預測等功能，無法滿足檔案作為企業資源再次利用的需要。

3 中小企業檔案管理對策

3.1完善檔案管理機制，更新管理理念

通過調研數據顯示，當前一些中小企業對檔案管理工作不夠重視，最主要的原因還是管理理念滯后，沒有看到檔案的價值所在，對檔案的利用也不充分，這也就倒置一部分缺乏完善的檔案管理機制，管理水平低下，從調研情況來年，檔案管理工作規范性與企業規模有著密切聯系，規模越大，檔案管理工作規范化程度，信息化程度越高，利用率也相應要高。隨著企業管理理念和方法的發展，企業管理者要從思想轉變對企業檔案的認識，一是要充分認識到檔案的價值所在;二是要完善企業檔案管理機制，規范檔案管理，建立專業化的管理機構。

3.2創新檔案數據采集方式

傳統企業檔案載體多為紙質、圖片、影像資料等，管理方法也是基于人工收集管理，工作效率低下，內容不全面，且不易保存。隨著檔案管理方式的發展和價值利用的需要，傳統的檔案載體已難以適應發展需要，這就要求企業要改進檔案資料的存儲方式。一是要做好現有檔案資料的電子轉化，通過相應的技術方式將其轉化為信息化、數據化資源;二是要從制度和流程上重構檔案采集方式，采用新技術的方式和存儲形態，做好后續檔案管理工作。三是對于建立企業檔案數據資源庫，通過對各種類型數據資料的分類整理，為實現檔案資源的進一步分析和應用提供保障。

3.3加快檔案管理信息化建設，引入新技術

隨著信息技術和網絡通訊在檔案管理中的應用，檔案管理方式和效率得到了全面的提升，對提升工作效率，提高檔案引用率起到了至關重要的作用，特別是近年來大數據技術在檔案管理中的逐步應用，不僅提升了工作效率，更重的是依靠大數據技術在數據收集、存取、處理、分析、預測和結果顯現等方面的優勢，更加顛覆了人們對檔案價值的認識，也使得檔案價值再次得到了顯現。因此要加快檔案管理的信息化建設，積極引入大數據等新技術。

3.4強化檔案利用意識，挖掘檔案價值

隨著現代企業管理理念和方式發展，企業檔案資料也逐漸成為一種可供企業利用的資源，而且越來越受到企業的重視，成為企業戰略發展規劃，企業經營分析、決策的一種重要參考資料。因此檔案管理工作也要與時俱進，要喚醒企業長期沉睡的檔案資料，進一步挖掘其價值，使其再次煥發活力，成為企業經營和發展的一種有價值資源，再次得以利用。

3.5防范信息化建設帶來檔案管理風險

檔案資料涉及企業人、財、物以及企業運營中各類數據，因此安全問題尤為重要，這些數據資料一旦外泄，將會給企業帶來極大的風險，也可能被他人利用，甚至會給企業經營帶來危機。隨意檔案管理信息化建設進程的加快，以及大數據等技術手段在檔案管理工作中的應用，檔案管理的安全問題將會日益突顯，傳統的檔案管理方式下，通過加強從業人員的安全意識，規范管理制度和流程等，從一定程度上可以防范安全隱患，但是在信息化管理下，還要做好網絡安全監控與防范，確保檔案資料的安全。

4 結束語

檔案是企業生產和經營過程中重要的憑證，企業在保存好檔案資料的同時，更要利用好檔案資料，充分發揮檔案的價值，這就要求企業要重視檔案管理工作，積極創新，不斷推進檔案建設工作，充分運用先進管理理念和技術，使檔案發揮出更大的價值，更好的為企業服務。

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