淺析如何加快機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)

后智勇　陸權(quán)

摘 要：計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用標(biāo)志著人們已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，信息化建設(shè)成為國家現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容，作為機(jī)關(guān)單位的檔案人員應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展需要，積極探索加快機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑，促使機(jī)關(guān)檔案工作水平不斷提升。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān);檔案管理;信息化

引言

隨著辦公自動化、O2O平臺和互聯(lián)網(wǎng)+等技術(shù)手段在機(jī)關(guān)工作中的使用，機(jī)關(guān)工作出現(xiàn)高效的新面貌，檔案管理信息化以信息海量、傳播廣泛、交互快捷、高效靈活等優(yōu)勢，指明機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展方向，加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。但是目前機(jī)關(guān)檔案管理面臨數(shù)字化處理不到位、安全保障不足、人員素質(zhì)不夠高等不足，阻礙檔案信息化建設(shè)，急需改進(jìn)和強(qiáng)化。

一、加強(qiáng)檔案數(shù)字化處理，促進(jìn)資源共享

檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容不但涉及到對新的電子文件存檔，還涉及到對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化處理，并歸檔。在對機(jī)關(guān)單位的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時，可按照本單位的工作和紙質(zhì)檔案的數(shù)量逐步分批次實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，保證檔案質(zhì)量[1]。在掃描檔案之前可按照檔案工作情況適當(dāng)整理紙質(zhì)檔案，規(guī)范檔案目錄內(nèi)容;對于有嚴(yán)重破損的、不能直接掃描的紙質(zhì)檔案材料應(yīng)先修復(fù)，在修復(fù)完以后掃描;根據(jù)紙質(zhì)檔案對掃描件編號，使其保持和紙質(zhì)檔案的同步;掃描紙質(zhì)檔案應(yīng)完成一卷就驗(yàn)收一卷，核對無誤之后單位主管領(lǐng)導(dǎo)要審批簽字，驗(yàn)收合格的檔案數(shù)字化信息要備份，避免數(shù)據(jù)丟失，奠定檔案資源共享基礎(chǔ)。

在對機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時，應(yīng)基于信息技術(shù)解決檔案查詢難題，準(zhǔn)確定位利用者所需檔案，促進(jìn)檔案資源的共享。如果條件允許應(yīng)為利用者提供檔案信息一站式服務(wù)，方便利用者查詢所需信息，并獲得有效憑證;檔案部門應(yīng)和機(jī)關(guān)單位其他部門實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)新舊銜接，整合各部門的文件資源，方便利用者開展檔案業(yè)務(wù)工作，提升檔案管理效率;借助檔案網(wǎng)絡(luò)方便和快捷的優(yōu)勢，開發(fā)檔案信息的自助查詢和網(wǎng)絡(luò)利用等新模式，發(fā)揮檔案的價值，確保檔案信息及時被相關(guān)人員利用，更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展。

二、增強(qiáng)檔案的安全意識，提升系統(tǒng)安全

檔案管理信息化建設(shè)的一個重要原則就在于確保信息系統(tǒng)安全，特別是機(jī)關(guān)檔案通常會涉及到國家機(jī)密、公民隱私等，現(xiàn)階段的科技水平還無法確保檔案信息系統(tǒng)的信息絕對安全，并且檔案管理信息系統(tǒng)可能會遭受一些惡意攻擊，當(dāng)系統(tǒng)無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)時，就可能造成整個機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的滯留、癱瘓，給機(jī)關(guān)與公眾生活產(chǎn)生惡劣影響，損害機(jī)關(guān)的信譽(yù)程度、公眾的滿意度。因此，在加快檔案管理信息化建設(shè)時務(wù)必要注重安全問題，并且安全建設(shè)是一場持久戰(zhàn)，應(yīng)打造堅(jiān)實(shí)的安全保障，對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，盡可能降低風(fēng)險;實(shí)時監(jiān)控檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定嚴(yán)密的技術(shù)措施，預(yù)防黑客攻擊;充分認(rèn)識并了解計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)病毒，掌握應(yīng)對技術(shù)、應(yīng)對方法。

除此以外，檔案數(shù)據(jù)備份是機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的安全保障之一，因?yàn)橄到y(tǒng)本身就可能發(fā)生故障，外部因素也會干擾系統(tǒng)，威脅檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，備份不可缺少[2]。機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的安全監(jiān)督機(jī)制還必須和國家法律法規(guī)結(jié)合在一起，針對那些惡意攻擊檔案管理信息系統(tǒng)或盜取機(jī)關(guān)檔案信息的勢力或個人，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)并查實(shí)罪行，必須嚴(yán)懲不貸，使其接受法律的制裁。

三、注重檔案人員的培訓(xùn)，提高隊(duì)伍素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍是發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案開發(fā)利用和綜合服務(wù)職能的保證，應(yīng)根據(jù)檔案管理潮流加強(qiáng)對人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)。具體而言，針對機(jī)關(guān)檔案人員的培訓(xùn)應(yīng)以檔案實(shí)務(wù)知識、業(yè)務(wù)操作技能等為重點(diǎn)，更新檔案崗位培訓(xùn)內(nèi)容，向檔案人員系統(tǒng)介紹檔案管理專業(yè)知識和先進(jìn)技術(shù)手段，為其提供理論與實(shí)踐先導(dǎo);根據(jù)面向?qū)崙?zhàn)和講求實(shí)用、追求實(shí)效的基本原則，在機(jī)關(guān)檔案部門建立業(yè)務(wù)培訓(xùn)基地，利用規(guī)范化的技術(shù)示范和教育提升機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍的信息素質(zhì);提升檔案信息化培訓(xùn)的針對性，在崗位培訓(xùn)中對檔案人員確定檔案學(xué)習(xí)計(jì)劃，持續(xù)提升檔案管理隊(duì)伍的整體能力和素質(zhì);組織檔案人員參觀、學(xué)習(xí)、考察，或者召開研討會、協(xié)作會、舉辦培訓(xùn)班或研討班等，開展檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程教育，促使檔案人員更新知識、開闊視野，了解最新的檔案管理理念和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，適應(yīng)持續(xù)改革和發(fā)展的機(jī)關(guān)檔案管理需要。

總而言之，加快機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)事關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，是機(jī)關(guān)工作的重要部分，是機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展的必經(jīng)之路。機(jī)關(guān)檔案管理千頭萬緒，傳統(tǒng)工作模式難以適應(yīng)新的時代發(fā)展形勢，所以檔案管理信息化變成主流趨勢，機(jī)關(guān)檔案部門務(wù)必要加強(qiáng)對檔案資源的數(shù)字化處理，有意識地加強(qiáng)檔案信息安全管理，同時加強(qiáng)人員培訓(xùn)，大大提高檔案管理工作效率，更好地發(fā)揮檔案的價值，助力機(jī)關(guān)為社會提供更高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉永祥.機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)淺析[J].城建檔案，2018（08）：38-39.

[2]高金娥.新時期機(jī)關(guān)檔案信息化管理的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（01）：54.