高職院校檔案數字化管理探析

董曉玲

摘 ?要：隨著我國信息化發展戰略和信息化計算機云計算工程的實施，使我國進入了大數據的電子信息化時代。在此背景下，社會生產和人們生活也因此發生了巨大的變化。高職院校檔案作為在高校長期發展中而形成的一種信息化資源，其隨著信息化的飛速發展，傳統的檔案管理方法已經無法滿足現代數字化信息的要求，所以其管理必須跟上現代信息潮流，改變管理方法和觀念。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;數字化管理

前 ?言：

在現代高職院校的檔案管理工作中，其建立“數字化校園”是現代高職院校發展的主要方向和重要的建設理念。將數字化技術應用到高職檔案管理中，可以有效的提高其檔案管理的效率和質量，保證了其檔案存儲的安全性，對于檔案的管理發展起著重要的作用。

一、高職院校檔案管理數字化發展中所存在的問題

（一）高職院校中檔案數據資源大且種類繁多

高職院校在長期的發展當中保留下了大量的有價值的科研資料和教學資料，同時也保存了具有教育價值和歷史價值的文字以及音像等實物信息。這些東西都應該在大數據時代的背景下存儲到中央系統中，保證其安全性。但是隨著現代高職院校的招生人數增加使教材、科研等一些重要資料也在隨之增加，并且一些極其重要的文件和資料需要利用掃描儀來全面的進行掃描，這樣給檔案的采集以及存儲工作造成了很大的麻煩[1]。

另外對于高職院校的發展歷程來看，很多學校都是由以前很多個學校組合而成的，最遠的可以追溯到幾十年之前，所以對于檔案的信息數據等會比較繁多，其中包含了很多中院校的各種信息資源，而且隨著現代國家經濟的發展，對于其科研以及各種重要的研究工作都在加大力度的投入資金，導致其發展具有很大的流動性和更新性，同時根據社會的發展需求，更加需要專業技能型人才，所以這些資料在此背景下會變得更加多元化，使得在數字化信息存儲中造成了比較多的麻煩。

（二）檔案管理觀念跟不上時代的潮流，資源不能達到共享

隨著我國大數據時代的到來，對于其高職院校的檔案管理工作提供了巨大的機遇與挑戰。對于該背景下的檔案管理必須要求其管理人員擁有較高的綜合信息化素質[2]。很多現代高職院校的檔案管理人員對于該工作的觀點都是對于新時期的理念理解的不到位，工作要求新型認識度不高以及管理工作的責任心相對不強，這樣導致其管理人員對于現代數字化檔案管理不夠重視，最終使高職院校在開展數字化檔案管理時缺乏相關的人力、物力的支持，使其無法開展下去。

同時在每一所高校進行信息化檔案管理建設時，都習慣于各種工作的開展都從自身院校實際情況出發，根本沒有重視與其他院校的資源進行共享合作，從而缺乏各項工作的有效溝通，加大了各個高職院校發展的整體差異。

（三）檔案管理方式較為落后

對于現代高職院校的整體管理而言根本不存在統一性，每個院校的各個部門崗位都各自為政。同時在國家對院校規模的擴大投資力度加大，使高校內部的整體任務較為繁重，這樣專門管理檔案的管理人員資源缺乏，并且各部門的人員流動較快，很大程度上制約了數字化檔案管理的發展。

二、提升高職院校檔案數字化管理的有效措施

（一）轉變現代數字化管理觀念

從上述問題上看，要想真正的實現高職院校有效的數字化管理，必須首先提升檔案管理人員的專業素質和轉變其管理觀念的認識，由于高職院校的培養方式的特點，其主要注重的是技能型的專業人才，但是對于現代院校發展而言，其缺少相關的高端定位。所以要想改變這一點可以具體從下面幾方面進行改進。

第一：高職院校中檔案管理人員要結合當前學校的發展情況以及數字化檔案管理的具體要求，來創立新型的數字化管理模式和科技化服務意識，并且要求院校各部門應當建立信息資源共享意識，從而提升檔案數據管理工作。

第二：在院校中打造一支專業的數字化管理建設隊伍，通過各種方式來引進計算機技術與檔案管理工作的高端復合型人才，使其院校內的檔案管理工作達到現代數字化要求。

第三：院校應當定期組織關于檔案管理人員的專業培訓，將數字化信息技術與檔案管理的信息傳遞給檔案管理工作人員，提升其檔案數字化管理意識，使其不斷的完善和充實自身的技術能力，提高檔案管理專業化水平、

（二）將院校內部各個點面相互結合，真正實現檔案數字化管理

首先，數字化基礎建設在學校的檔案管理工作中的重要性應當受到管理人員重視，其中包括數據庫處理系統、檔案管理軟件以及信息存儲設備等，將這些設施建設完善，從而保證數字化檔案管理在專業的平臺中穩步運轉。

其次，高職院校要結合自身發展的實際情況來按照國家的統一標準進行數字化檔案管理建設，將專業的管理軟件加強其開發的力度和推廣的力度，隨著院校中檔案資源的數量和種類的不斷增多，對于其管理的要求應當分類管理，并且對于其管理的模式和格式應當采取統一的標準，進行確保資源的有效共享[3]。

最后，檔案管理應當根據院校的實際檔案利用率來分類管理，可以將一些利用率較高的檔案資源優先進行數字化管理，然互根據自身學校的教學需求，將一些教育教學資料放到首要的管理目錄中，并建立專業的文件夾，從而保證其重要資源的利用率。

（三）完善檔案數字化管理的相關制度

首先，需要設立相關的檔案資源管理制度，在數字化建設與學校自身發展的基礎上，確立高職院校的管理體制和各個機構負責的共組內容，將傳統的檔案管理模式進行創新和改善，使高職院校的檔案管理趨于有序化和合理化，從而使管理人員將檔案進行統一的數字化、規范化管理。

其次，對檔案管理人員應當設立相應的獎罰制度和崗位責任制度，一方面可以提升其工作的積極性和工作熱情，使其在工作中明確自身的工作職責;另一方面可以增加管理人員的責任觀念，使其能夠按照制度來提升自身的工作意識，從而提升自身的工作水平。

最后，應當將數字化與傳統的紙質化管理理念相互結合，因為很多數字化檔案中在國家法律和真實性的判定上還存在一定的問題，這樣的背景下應當保持數字化和紙質版的檔案同時進行管理，對于一些法律性質較強或者是具有憑證意義的檔案還要實行紙質管理，為高職院校的檔案管理提供其整體性和安全性。

結語：

在現代大數據時代背景下，檔案的數字化管理是當代檔案管理的必然發展趨勢，高職院校應當在新時代的背景下順應時代發展，充分發揮數字化信息技術在檔案管理中的作用，從而保證高職院校中檔案管理事業的全面發展。

參考文獻

[1] ?孫曉旭.大數據時代高職院校檔案數字化管理研究[J].遼寧高職學報，2019，21（08）：97-100.

[2] ?袁靜樂.高職院校檔案數字化管理路徑探究[J].才智，2019（19）：9.

[3] ?趙蘭鳳.推行高職院校檔案數字化管理初探[J].林區教學，2017（12）：120-121.