“七步工作法”助推檔案資源建設(shè)

劉作民

摘 ?要：本文簡(jiǎn)要介紹了“七步工作法”的內(nèi)容、步驟，闡述了其優(yōu)點(diǎn)和成效，梳理總結(jié)了運(yùn)用過(guò)程中的成功經(jīng)驗(yàn)。“七步工作法”有利地推動(dòng)了檔案資源建設(shè)。

關(guān)鍵詞：七步工作法;優(yōu)點(diǎn);成效;經(jīng)驗(yàn)

檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)賴(lài)以生存與發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是關(guān)系到檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，建立齊全完整、豐富多樣的檔案資源體系，是檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的要求。在檔案實(shí)踐中，我們探索出的“七步工作法”，具有便利的操作性，有效地加強(qiáng)了檔案資源建設(shè)。

一、“七步工作法”簡(jiǎn)介

（一）建立網(wǎng)絡(luò)。成立以學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、檔案館長(zhǎng)為副組長(zhǎng)、各部門(mén)主要負(fù)責(zé)同志為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室。各單位推薦1-2名責(zé)任心強(qiáng)的同志作為兼職檔案員，組成全校的兼職檔案員隊(duì)伍。

（二）組織培訓(xùn)。每年對(duì)兼職檔案員培訓(xùn)一次，培訓(xùn)時(shí)間一般為1天。培訓(xùn)內(nèi)容主要是認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性、檔案意識(shí)培養(yǎng)、檔案整理的基本技術(shù)、檔案管理的要求等。

（三）下發(fā)通知。發(fā)布年度檔案收集整理通知。對(duì)該年度的檔案收集整理工作作出系統(tǒng)安排，讓兼職檔案員明確本單位的歸檔時(shí)間。

（四）分頭收整。各兼職檔案員將本單位應(yīng)該收集的檔案及時(shí)收集上來(lái)，按照要求進(jìn)行分類(lèi)，將規(guī)定的內(nèi)容輸入檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案裝訂成冊(cè)。

（五）匯總審核。兼職檔案員將整理好的紙質(zhì)檔案提交到檔案館。專(zhuān)職檔案員逐卷逐頁(yè)進(jìn)行審核把關(guān)。

（六）修改完善。專(zhuān)職檔案員對(duì)不符合要求的檔案提出指導(dǎo)性修改意見(jiàn)，退回原部門(mén)重新修訂、補(bǔ)充。兼職檔案員按照要求修改后，再把檔案提交到檔案館。專(zhuān)職檔案員再次審核，不達(dá)標(biāo)的再次修改，直至達(dá)到要求。

（七）整理入庫(kù)。專(zhuān)職檔案員按照歸類(lèi)順序?qū)⒄砗玫臋n案移入庫(kù)房保存。

二、“七步工作法”的優(yōu)點(diǎn)

（一）操作性強(qiáng)。“七步工作法”每一步都很清晰，內(nèi)容具體。對(duì)于兼職檔案員來(lái)說(shuō)，易學(xué)易記，便于操作。兼職檔案員往往一人身兼數(shù)職，用于學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)的時(shí)間確實(shí)不多。再加上，檔案收集整理工作一年一次，上、下次收整的時(shí)間跨度長(zhǎng)，剛剛學(xué)會(huì)的上網(wǎng)操作程序、檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)等很容易遺忘。“七步工作法”言簡(jiǎn)意賅，便于記憶和操作，保證了檔案收集和整理的完整性和準(zhǔn)確性。

（二）適應(yīng)性強(qiáng)。七步工作法對(duì)于機(jī)關(guān)、企、事業(yè)單位均適用，特別是對(duì)于高校來(lái)說(shuō)適應(yīng)性更強(qiáng)一些。檔案收整工作在學(xué)校檔案主管部門(mén)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各立卷單位，按照一定的步驟，經(jīng)過(guò)幾次反復(fù)，將上年度的檔案材料整理后交于檔案部門(mén)管理保存。“七步工作法”較好地涵蓋了這一過(guò)程。不論是機(jī)關(guān)，還是企事業(yè)單位，只要按照“七步工作法”的要求去做，就會(huì)很好地做到“應(yīng)收盡收”。

三、“七步工作法”的成效

（一）為檔案資源建設(shè)闖出一條規(guī)范路徑。近年來(lái)，中央和省有關(guān)部門(mén)頒發(fā)了一系列加強(qiáng)檔案工作的文件。其中，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)是一個(gè)重要方面。在貫徹落實(shí)上級(jí)檔案文件要求過(guò)程中，各檔案部門(mén)采取措施，取得了較好的成績(jī)。但是，隨著新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，檔案資源建設(shè)方面，還存在著檔案收集征集渠道和方式需要進(jìn)一步創(chuàng)新的問(wèn)題。“七步工作法”就是在這一背景下，闖出了一條直觀、操作性強(qiáng)的好途徑。

（二）為“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”要求，奠定業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。早在2006年9月，國(guó)家檔案局發(fā)布《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，目的是要做到各類(lèi)檔案應(yīng)歸盡歸。2011年11月，國(guó)家檔案局發(fā)布《各級(jí)各類(lèi)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，目的是要做到各類(lèi)檔案檔案應(yīng)收盡收。2014年2月，中共中央辦公廳發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，強(qiáng)調(diào)各單位檔案機(jī)構(gòu)要做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。由此可見(jiàn)，“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”作為檔案工作的一條基本要求，一直貫穿于國(guó)家有關(guān)的檔案文件中。“七步工作法”遵循這一基本要求，將各單位生成的檔案，按照規(guī)范要求，提交到了檔案部門(mén)，奠定了有序、高效的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。

（三）為學(xué)校檔案部門(mén)的規(guī)范管理，提供技術(shù)手段。在實(shí)踐中誕生和不斷完善的“七步工作法”，為檔案管理部門(mén)依法履職履責(zé)、有效管理全校檔案事務(wù)，提供了技術(shù)手段。我校通過(guò)實(shí)施“七步工作法”，有力地促進(jìn)了檔案資源建設(shè)，并在全省高校率先通過(guò)“山東省檔案工作科學(xué)化管理示范單位”的測(cè)評(píng)。

四、“七步工作法”的工作經(jīng)驗(yàn)

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好檔案工作的關(guān)鍵。《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出：“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)”，“分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作”。一把手親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，這就從制度上為做好檔案工作提供了領(lǐng)導(dǎo)保障。檔案工作納入了學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，納入單位領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)，納入各項(xiàng)工作流程，納入年度目標(biāo)考核，與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同獎(jiǎng)懲。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員由各部門(mén)主要負(fù)責(zé)同志擔(dān)任，他們還是各自部門(mén)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的組長(zhǎng)。他們對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)，也對(duì)各中層部門(mén)負(fù)責(zé)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各中層部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)高度重視和支持檔案工作，成為我們檔案工作順利開(kāi)展的關(guān)鍵。

（二）建立一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)、能吃苦的兼職檔案員隊(duì)伍是做好檔案工作的基礎(chǔ)。各中層單位是檔案材料的形成單位，也是立卷歸檔單位。立卷歸檔的任務(wù)是由兼職檔案員來(lái)完成的。所以，兼職檔案員的素質(zhì)高低直接影響到檔案歸檔質(zhì)量的高低。因此，我們?cè)诮M建兼職檔案員隊(duì)伍的過(guò)程中，對(duì)兼職檔案員崗位提出了明確要求，并提早與各中層單位溝通協(xié)調(diào)，把那些熱愛(ài)檔案工作、吃苦耐勞、素質(zhì)較高的人員充實(shí)到兼職檔案員隊(duì)伍中。這樣的一支隊(duì)伍，在每年的檔案收集整理中，都能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，保質(zhì)保量地完成歸檔任務(wù)。

（三）檔案部門(mén)加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)是做好檔案工作的保證。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案館工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是“七步工作法”中重要的組成部分。除了組織兼職檔案員集體培訓(xùn)外，更多的是隨時(shí)的、經(jīng)常性的個(gè)別指導(dǎo)。在每年開(kāi)始收集整理檔案之后，檔案館都是派出專(zhuān)職檔案員分組到各中層單位走訪(fǎng)，和兼職檔案員溝通，有什么問(wèn)題能夠及時(shí)解決。兼職檔案員還可以通過(guò)微信群、QQ群提出問(wèn)題，專(zhuān)職檔案員作出答復(fù)，也給有類(lèi)似問(wèn)題的其他兼職檔案員解決了疑惑。也可以直接打電話(huà)咨詢(xún)，或是雙方約好時(shí)間、地點(diǎn)，面對(duì)面進(jìn)行交流。總之，通過(guò)不同的方式進(jìn)行指導(dǎo)，保證了歸檔業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。