淺析檔案管理信息化的幾點思考

李廣

在信息化時代發展背景下，我國檔案管理體系也發生了翻天覆地的改變，大部分檔案部門逐漸將信息化技術應用于實際的檔案管理工作中，并加強建設了完善的檔案信息化管理系統，逐步提高了檔案信息管理水平，促使信息資源能夠得到充分的開發利用。但是，就我國目前檔案管理工作現狀來看，其中仍舊存在著很多的問題和不足，還需要進一步的加強與完善。

一、檔案管理信息化的概念

就檔案管理的信息化而言，其是在館藏檔案的基礎上，在保持原來的信息內容不變的前提下，對檔案的存在形式進行變革，使其達到信息化的要求，從而實現檔案資源共享的目的。

二、檔案管理信息化的必要性和可能性

在當今檔案管理的信息量急速增加、種類繁多、信息載體多樣的情況下，傳統的檔案管理模式已與社會的信息化發展相脫節。這就必然要求檔案管理信息化，以在滿足時代發展需要的同時更好的促進檔案管理事業的發展，充分實現檔案的功能和價值。

1.具備軟硬件基礎。硬件基礎主要體現在各單位的檔案管理部門已具備打印機、復印件、掃描儀等高新技術設備，為另外，對于計算機電腦的配置也滿足了檔案管理部門人員的需要。

2.規范的管理機制。為了加強局檔案信息化工作，先后制訂并實施了我局訴訟檔案立卷歸檔暫行規定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續、健康、穩步的向前發展。

三、檔案管理信息化的優勢分析

（一）便于存儲? 在對檔案資源進行管理的時候采用信息化的方法，能夠節省檔案占據的空間，所有的檔案只需要存儲在硬盤中，不要再通過紙質建檔的方式。另一方也解決了原紙質檔案在存儲期間的自然損害問題，從而便于檔案資料存儲的長期性。

（二）利于查詢? 在傳統的檔案管理方法中，需要檔案管理人員逐一去尋找檔案，檔案管理的效率低下，檔案管理信息化中徹底改變了這一費時、費力的查詢方式，通過檔案信息管理系統即可實現檔案資料的即時、準確查詢。

（三）便捷遠程查詢、實現信息共享?檔案管理的信息化通過信息網絡可組織、單位內部的信息共享，使檔案資源的使用更加快捷，及時滿足了組織、單位內部對檔案信息需求。同時專用的信息技術，可實現檔案資源的異地遠程管理和使用，著在一定程度上更大的發揮了檔案的作用。

（四）便于實現檔案的分級管理?在檔案管理信息化中，可通過相應的網絡權限設置，對使用者的調閱權限進行規定，實現檔案資源的分級管理。這在一定程度上實現了對需保密檔案的保密。同時，在系統查詢記錄中可自動對調閱情況進行記錄，以便更好的實現責任追究。

四、目前我國檔案管理信息化進程中所面臨的問題及解決措施

（一）目前我國檔案管理信息化進程中所面臨的問題

隨著時代的不斷發展，人們對于檔案管理的信息化有了一定了認識和了解，但是就目前我國檔案管理的信息化進程而言，還是存在一定的問題的。

1.在進行檔案管理的時候，信息化設備還不健全，在進行信息化的檔案管理時，網絡的基礎還是不牢固的，很多單位在沒有單獨的檔案管理的局域網的同時，其高性能、大容量的服務器的也嚴重缺失。

2.檔案管理信息化的軟件基礎不知，這主要體現在目前我國的檔案管理信息化沒有建立統一的管理規范，同時現在正在使用的檔案管理的軟件系統存在著一定的缺陷，缺乏高質量的軟件系統。

3.在進行檔案管理的時候，容易泄露信息，沒有對安全隱患進行評估并采取有效的措施防止信息的泄露，而且，在信息化檔案管理的實際運行中，還是存在著操作等問題。

（二）改善我國檔案管理信息化進程中所面臨問題采取的措施

1.加強檔案管理信息化意識。各機構單位要充分意識到檔案管理信息化的必然性和重要性，切實加強對本單位檔案管理信息化建設的重視，將檔案管理信息化建設工作納入到本單位的工作計劃以及工作考核的范圍中來，切實解決檔案管理信息化過程中出現的相關問題，加強檔案信息化工作的管理和監督，從而更好的推動本單位的檔案管理信息化建設。

2. 加大投入，實現檔案現代化。要保證檔案工作現代化的實現，和緩政府要值得投入財力，配置與檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟硬件環境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。嚴把檔案收集關。檔案館應把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎。在接收檔案前，有關部門要下發通知，明確接收檔案的范圍、內容、標準及要求，及時修訂和完善各種檔案的整理細則、保管期限等，以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。

3.完善檔案信息化管理的相關機制。在檔案信息化管理的過程中，應該不斷完善檔案管理的相關運行機制，使檔案信息化管理的相關步驟更加得明確和完善，提高相關的技術標準，檔案信息化管理的具體步驟應該明確，使管理人員能夠按照具體的流程進行檔案管理，從而在根本上實現對對檔案管理工作人員在工作過程中的工作行為進行一定的規范和控制。

4.加強檔案管理信息化的安全管理。檔案的信息化管理能夠在一定程度上提高檔案管理的效率，但是，同時也會帶來一些安全隱患，這些安全隱患制約的檔案信息化管理的有效性。在檔案存儲的過程中存在隱患，會導致數據的失真和丟失，所以，在檔案信息化管理時應該提高安全意識。切實加強信息安全意識、加強信息安全評估的組織機構、工作流程、技術標準等方面的建設和完善、加大評估工具的開發和推廣力度，從而滿足檔案管理信息化安全評估的切實需要，加強檔案管理信息化的安全管理。

5.加強檔案信息化管理人員的素質。人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。

五、結語

總而言之，在現代化數據信息建設的過程中，檔案信息的發展建設有著十分重要的意義。而網絡信息化技術的應用，不僅有效的解決了傳統檔案管理模式在實際應用過程中存在的問題，還使得現代化檔案工作的效率得到進一步的提升。不過，從當前我國檔案信息化建設的實際情況來看，其中還存在著許多的問題。為此我們就需要根據其實際情況，采用相應的技術手段來對其進行相應的優化促進。

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