淺議高速公路的檔案管理

周丹丹

高速公路的檔案管理，是發展運輸行業的重要保證和必然要求。高速公路的檔案管理范圍較廣，內容較多，較復雜，也存在著較多問題。我們必須轉換管理方式，樹立新的理念，形成系統的規劃，充分利用計算機技術，充分提高管理人員素質，健全管理體制，保證高質量的高速公路檔案管理。

一、高速公路檔案的特點

高速公路工程檔案除具有一般檔案的基本特性外，還具有很多專色的自身特點： 一方面是工程檔案數量的龐大性。高速公路在建設開始就會有很多每個階段所產生的原始記錄文件，每一個項目會以文字形式呈現千卷計的資料檔案，地勢、地形、隧道、立交橋、里程路線、橋梁等等的構筑物等所形成檔案的數量也隨之增加;一方面是其資料文件所形成的周期性較長。按照目前我國的形式，高速公路項目的建設所需要的施工工期至少需要2-3年，再加上可行性研究、征地拆遷、項目立項和設計等前期的工作還有后期質量保證的工作，周期性會更加久;一方面是其資料所涉及的單位眾多。高速公路的工程項目安排設計、監理、建設、材料設備供給還有施工等少則幾家多則幾十家的單位協同，分為若干個標段在合同形式中表現出來，錯一不可;一方面是其專業性強。高速公路的工程屬于多系統綜合工程，包含了路面、交通、綠化、房屋、隧道、機電、路基、橋梁等等繁雜的專業項目，這些專業項目都有著自己獨樹一幟的技術要求及技術標準。而這些內容都需要在工程檔案的內容中完整的體現出來，并且要完全符合有關的技術要求及標準;一方面是其檔案歸屬繁雜。高速公路工程的檔案在建設項目檔案整理完成之后，不但需要提供完整的內容交由建設單位負責保管，還需要按照要求一一供應給接管運營單位、投資方、檔案館，還要供應給上級主管單位，缺一不可。

二 、高速公路檔案管理工作中存在的問題

1重工程建設，輕文件管理。這是一個普遍存在的問題，有部分施工單位并不能完全理解工程工期和工程施工質量的重要性，而忽視資料檔案的管理與整理，使得一些工程的檔案資料嚴重殘缺，很多工程建設中所整理收集的有價值的資料被留到工程結束后才倉促整理，使得許多不同類別文件龍蛇混雜，造成了檔案管理的很多不便，更有甚者肆意按照自己想法臨時改變圖紙中的方案，卻不及時更正資料內容，使得日后的檔案整理得不到準確的保證。

2檔案管理制度不健全。很多項目的建設單位、監理單位、施工單位因為對檔案資料不夠重視，尤其是在交通工程等項目的簽訂、招標協議中，沒有把文件資料歸檔納入責任制，所配備的工作人員僅僅應付檢查，無法真正做到認真負責。

3檔案管理人員隊伍不穩。部分檔案工作人員素質較差，責任心不強，缺乏專業知識，對高速公路工程項目建設中形成的文件材料如何收集、歸檔心中無數，不清楚交什么收什么，造成盲目被動的局面。

三、高速公路工程檔案管理對策

1加速公路檔案管理的信息化和網絡化。

在信息化時代，檔案管理在信息收集、傳播及使用等方面都離不開先進的信息技術和科學的管理手段，公路事業的不斷發展，其檔案管理更高不開計算機技術和通訊網絡技術的使用。一是建立檔案管理信息庫。要加速檔案管理的技術化和網絡化，必須要建立和完善檔案管理信息數據庫，這樣可在很大程度上拓寬信息渠道，快速提供信息服務，從而實現國家對檔案管理的宏觀調控;二是建立網絡互聯，實現資源共享;三是充分運用激光掃描等先進技術。在公路檔案管理過程中，還應充分運用激光掃描等先進技術，對于紙質檔案中較大的信息項可運用激光掃描技術，有效將紙質檔案轉化為電子檔案，以有效保證重要檔案的安全，減少因檔案原件頻繁使用而造成的磨損，真正實現檔案管理的現代化。

2建立完整的高速公路工程檔案的管理體系。

企業應該設立專職專業的檔案管理人員，且建立專門的檔案室，專人專管，以免造成重要高速公路工程檔案資料的流失、損耗，并且要對相關的工作人員進行完善的檔案管理工作培訓，使其了解檔案管理工作的職責與義務。還可以實施“統一領導、年終考評、分級管理、定期檢查”的制度，要細化高速公路檔案管理的所有內容，和內部審核相同步，將高速公路檔案管理做出一定的指標去考核，在年終時按工作情況做年終獎罰。

3提高公路檔案人員的素質。

檔案管理有序進行的前提是檔案人員需具備過硬的業務素質。但由于現在的檔案管理人員多以兼職為主，專業水平有限，使檔案工作的深化管理受到限制，工程文件資料的形成質量和檔案整理質量也難以保證。因此，工程建設之初，就應對高速公路工程管理人員、監理人員、施工單位人員進行有計劃、有措施、分期分批的業務培訓，使其明確工程項目檔案工作的法規和工程質量標準要求，明確施工過程中原始簽證資料的操作方法，明確竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，明確項目檔案的管理分工職責，使他們在增強檔 案意識的同時也熟知把握檔案業務和工程質量標準。同時，采用各種方法，如獎勵機制，激勵他們積極主動地參與項目檔案管理，在實踐中提高自身的業務素質和專業技能，以完成規范化、標準化管理。

4要加強檔案管理的保密工作。

在高速公路檔案管理過程中，還必須加強檔案管理的保密工作。第一，要對檔案管理人員進行保密教育，強化其保密意識，作為檔案管理保密各項工作規章制度的執行者和實施者，檔案管理人員理所當然要成為保密教育的重點對象，不斷提高檔案保密的警惕性，如不得在公共場所談論涉及檔案中的秘密內容，嚴格執行檔案借、查、閱制度，不得擅自透露所存重要檔案的內容、數量、存入位置等;第二，必須做好檔案的編制、檢索工作，檔案管理人員應對檔案進行綜合分析、分類、排序、選擇等。最后，嚴格按要求制訂保密期限表。檔案管理人員應嚴格按程序指定檔案保管保密期限表，并認真做好檔案鑒定工作，及時完成對保密檔案的降密、解密工作。

隨著時代的發展，未來的高速公路檔案管理工作還會遇到許多未遇到的問題，這些問題仍然需要更多的管理人員一起努力來解決，只有與時俱進，才能不斷提高高速公路檔案管理水平。

作者單位：161200黑龍江省齊齊哈爾高速公路管理處富裕收費站