干部人事檔案信息化管理趨勢(shì)研究

張水蘭

摘 要：干部人事檔案的管理是兼具著專業(yè)性、政策性、內(nèi)部性的工作，也是黨的人事方面工作不可缺少的部分。可是目前，干部人事檔案管理的工作仍然存在著很多問(wèn)題。基于此，本文對(duì)于干部人事檔案的信息化管理做簡(jiǎn)單的介紹，并且提出了幾點(diǎn)問(wèn)題和解決的辦法。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；信息化管理；趨勢(shì)；方法

干部人事檔案作為一種重要的文字材料，其有根據(jù)地記錄了干部們的個(gè)人經(jīng)歷、思想表現(xiàn)、工作績(jī)效、個(gè)人能力、生活作風(fēng)等方面，在進(jìn)行干部提拔等方面工作的時(shí)候，是非常重要的基本參考資料。而對(duì)于干部人事檔案的記錄管理，也是企事業(yè)中人事部門的非常重要的工作內(nèi)容。

一、干部人事檔案的重要性

只有做到科學(xué)的全面的干部人事檔案管理，才能保障干部工作的準(zhǔn)確性、完整性，也才能讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于各部分的干部們有全方位的了解，準(zhǔn)確地將干部們安放在合適的崗位上[1]。

對(duì)干部本人來(lái)說(shuō)，干部人事檔案包括提供其自身的婚姻狀況證明、辦理護(hù)照等方面的政審手續(xù)，甚至還包括其工齡、退休、住房補(bǔ)貼等貼合其切身利益的方面。對(duì)干部人事檔案的管理規(guī)范的提高，能夠更有效地將干部人事檔案的價(jià)值落在實(shí)處，才能讓干部管理的工作更加方便。干部人事檔案的管理直接影響干部工作的品質(zhì)和效果，也在一方面表現(xiàn)了這個(gè)地區(qū)、部門，單位干部工作的品質(zhì)和效果。在科技高速發(fā)展的目前，信息高速傳播，干部人事檔案的管理工作也因此需要更高的完成水準(zhǔn)。

二、干部人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.管理方式和手段落后

人事檔案管理作為一種專業(yè)度要求比較高的工作，其工作性質(zhì)有著極大的政治性和內(nèi)部性。在科技不發(fā)達(dá)的曾經(jīng)，人事檔案管理的方法比較落后，因?yàn)槿鄙儆?jì)算機(jī)或?qū)I(yè)的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員需要做出很多的工作來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行妥善的記錄、保存，來(lái)面對(duì)每年都會(huì)產(chǎn)生的大量的新的檔案文件材料，比如說(shuō)干部年度考核材料、工資相關(guān)文件、獎(jiǎng)勵(lì)文件、懲罰材料、干部深造名單及其材料、培訓(xùn)文件、職稱材料等。這些材料文件都需要大量的手寫(xiě)記錄，之后通過(guò)剪裁、裱糊，再裝訂起來(lái)妥善安置。這些工作更需要檔案管理工作人員有耐心和責(zé)任感，但是因?yàn)榉椒浜螅怖速M(fèi)了大量的人力物力和工作時(shí)間，效率十分低下，用紙張裝訂記錄的材料文件也很容易損壞[2]。

2.干部人事檔案管理的制度不完善

進(jìn)行材料管理工作的時(shí)候，其規(guī)則制度還有待補(bǔ)充，在工作的時(shí)候，沒(méi)有更有力的制度來(lái)對(duì)工作人員過(guò)工作過(guò)程進(jìn)行規(guī)范。在檔案中收錄的資料也并不規(guī)范完整，使得檔案案卷的可用性不高，很多檔案中的文件出現(xiàn)信息前后不同的情況，也有很多干部的材料沒(méi)辦法更及時(shí)地收入檔案，對(duì)檔案進(jìn)行更新。而在進(jìn)一步對(duì)干部人事制度進(jìn)行改進(jìn)變革的時(shí)候，肯定會(huì)隨之出現(xiàn)更多更新的干部文件材料，這些材料中有價(jià)值的信息必須在第一時(shí)間就被工作人員歸入檔案中，使得檔案能夠全面客觀準(zhǔn)確地將一位干部的各方面情況表現(xiàn)出來(lái)[3]。

3.干部人事檔案的利用水平低

目前，在進(jìn)行干部人事檔案管理的時(shí)候有一個(gè)十分重要的問(wèn)題需要解決，那就是干部人事檔案無(wú)法有效的被利用起來(lái)。在日常工作的時(shí)候，大部分部門需要干部人事檔案里的一些信息，對(duì)大量的案卷需要進(jìn)行檢查、翻閱，而目前是一個(gè)追求效率和快速的時(shí)代，進(jìn)行人工查詢案卷內(nèi)容很大程度上跟不上工作要求的效率，這就使得干部人事檔案在提供服務(wù)的時(shí)候出現(xiàn)封閉和被動(dòng)的情況。

三、干部人事檔案信息化管理趨勢(shì)

1.干部人事檔案管理的基本解決方法概述

目前，我國(guó)政府發(fā)布了一系列文件指出，在發(fā)展經(jīng)濟(jì)的時(shí)候，需要堅(jiān)定地根據(jù)科學(xué)發(fā)展觀的思想，將經(jīng)濟(jì)發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展結(jié)合起來(lái)，堅(jiān)持以人為本，轉(zhuǎn)變觀念，堅(jiān)持創(chuàng)新，提高發(fā)展質(zhì)量。經(jīng)過(guò)科學(xué)發(fā)展觀的指引和創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)的全面推進(jìn)，干部人事檔案管理的工作也有了很大改進(jìn)。怎么樣才能夠?qū)⒏刹咳耸聶n案管理的工作進(jìn)一步提高，是目前需要討論的課題，對(duì)這個(gè)問(wèn)題的解決方法有以下幾個(gè)方法，提高企事業(yè)對(duì)于干部人事檔案管理的重視，對(duì)干部人事檔案管理的規(guī)則進(jìn)行補(bǔ)充完善，將干部人事檔案管理的工作人員的專業(yè)素質(zhì)提升，更重要的是，需要把過(guò)去落后的管理方法進(jìn)步改善，要做到以電子文檔為主的干部人事檔案信息化管理模式。

2.干部人事檔案管理信息化的概述

目前，我國(guó)已經(jīng)隨著世界科技化的發(fā)展，進(jìn)入了高度信息化的時(shí)代，而在人事制度發(fā)生變革的情況下，人事檔案管理作為其基本的重要部分需要由實(shí)體化逐漸向信息化的干部人事檔案管理邁進(jìn)。只有將科學(xué)技術(shù)的成果和發(fā)展有效的和干部人事檔案管理的工作內(nèi)容相結(jié)合，才能夠更合理更全面地保存干部人事的檔案，延長(zhǎng)干部人事檔案的使用期限，提高對(duì)其使用的速度和效果。干部人事檔案的信息化管理，能夠?qū)⒏刹咳耸聶n案管理的工作進(jìn)一步提高，使其更加標(biāo)準(zhǔn)，更加規(guī)范，更加科學(xué)，使得干部人事檔案中的數(shù)據(jù)記錄更加具有時(shí)效性、準(zhǔn)確度，合理、完整。只有有效地使用信息化管理技術(shù)對(duì)檔案中記錄的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行合理分類、提取，計(jì)算和記錄下來(lái)，才能讓干部人事檔案更有效率地為人事部門的各方面工作提供準(zhǔn)確的文件數(shù)據(jù)，使得領(lǐng)導(dǎo)在用人方面做出更科學(xué)的判斷。其具體有以下幾個(gè)方面：

（1）減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率

干部人事檔案通過(guò)進(jìn)行信息化的管理步驟，可以有效地做出各種不同類別的花名冊(cè)，將不同的部門、民族、黨派、職務(wù)、工作時(shí)間出生年月、學(xué)歷學(xué)位、檔案號(hào)等通過(guò)各種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，根據(jù)這些數(shù)據(jù)文件做出各種不同的文檔。在把信息、數(shù)據(jù)、文檔等方面文件變成數(shù)據(jù)資料輸入系統(tǒng)之后，就能夠在人員庫(kù)里直接生成各種不同的表單，比如說(shuō)干部任免審批表、三齡一歷表、干部職務(wù)變動(dòng)表等。這樣的系統(tǒng)可以避免人工對(duì)于大量案卷進(jìn)行逐個(gè)查閱，也可以有效防止在查閱保存的過(guò)程中對(duì)案卷的磨損傷害。文檔一旦生成，就可以被不同的使用方法進(jìn)行查閱使用，有效減少了人力物力的投入。各類表單的生成避免了手寫(xiě)的錯(cuò)誤，節(jié)約了大量工作時(shí)間，避免了手工操作容易發(fā)生錯(cuò)誤，減輕了很多繁瑣無(wú)效工作。

（2）減少翻閱、復(fù)印對(duì)案卷的損害

紙質(zhì)的干部人事檔案因?yàn)槠涫褂妙l率很高，工作人員需要對(duì)其大量的查閱和取用，使得干部人事檔案的紙張會(huì)因?yàn)楦鞣N原因發(fā)黃，還會(huì)變得十分脆弱，字跡會(huì)褪色，在使用的過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)遺失損壞的現(xiàn)象，十分不利于檔案的長(zhǎng)期保存使用。而干部人事檔案進(jìn)行信息化管理之后，就可以避免反復(fù)翻閱案卷，只要根據(jù)工作需要，在已經(jīng)形成的各類表單中查閱所需信息即可。

結(jié)束語(yǔ)：

干部人事檔案信息化管理是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，也是人事檔案自身發(fā)展的要求。隨著各方面的創(chuàng)新進(jìn)步，信息化是干部人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。只有將干部人事檔案的管理做到科學(xué)全面，才能保障干部工作的準(zhǔn)確完整，也才能讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部有全方位的了解，將干部們準(zhǔn)確地放在合適的崗位上。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙崢，大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校干部人事檔案管理的信息化思考[J].文化創(chuàng)新比較研究，2019，3（01）：62+65.

[2]方英，王瑜，新時(shí)代的人事檔案管理信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2018（11）：91-94.

[3]孫玉娟，新疆公共部門人事檔案管理問(wèn)題研究[D].東北財(cái)經(jīng)大學(xué)，2018.