工作流系統(tǒng)淺談

馬凌瀟?叢林

摘 要 目前大多數(shù)企業(yè)通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了“準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息”和“業(yè)務(wù)流程規(guī)范化”目標(biāo)。但是，對(duì)于“業(yè)務(wù)流程管控”的目標(biāo)，大多數(shù)企業(yè)還存在 “系統(tǒng)外簽字流程”和“系統(tǒng)內(nèi)審批流程”并存的實(shí)施結(jié)果，甚至隨著時(shí)間的推移逐漸放棄了系統(tǒng)的控制功能。以工作流系統(tǒng)提供的流程信息為分析基礎(chǔ)，可以發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)運(yùn)作流程的瓶頸，為業(yè)務(wù)流程優(yōu)化提供依據(jù)。同時(shí)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)制度也要求通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)過(guò)程控制。

關(guān)鍵詞 工作流;架構(gòu);內(nèi)部審計(jì)

概述

目前大多數(shù)企業(yè)通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了“準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息”和“業(yè)務(wù)流程規(guī)范化”目標(biāo)。但是，對(duì)于“業(yè)務(wù)流程管控”的目標(biāo)，大多數(shù)企業(yè)還存在 “系統(tǒng)外簽字流程”和“系統(tǒng)內(nèi)審批流程”并存的實(shí)施結(jié)果，甚至隨著時(shí)間的推移逐漸放棄了系統(tǒng)的控制功能。以工作流系統(tǒng)提供的流程信息為分析基礎(chǔ)，可以發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)運(yùn)作流程的瓶頸，為業(yè)務(wù)流程優(yōu)化提供依據(jù)。同時(shí)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)制度也要求通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)過(guò)程控制。

1工作流（WorkFlow）

工作流（WorkFlow）就是工作流程的計(jì)算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計(jì)算機(jī)中以恰當(dāng)?shù)哪Ｐ瓦M(jìn)行表示并對(duì)其實(shí)施計(jì)算。工作流要解決的主要問(wèn)題是：為實(shí)現(xiàn)某個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)，在多個(gè)參與者之間，利用計(jì)算機(jī)，按某種預(yù)定規(guī)則自動(dòng)傳遞文檔、信息或者任務(wù)。簡(jiǎn)單地說(shuō)，工作流就是一系列相互銜接、自動(dòng)進(jìn)行的任務(wù)。我們可以將整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程看作是一條河，其中流過(guò)的河水就是待審核的表單。工作流屬于計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。后者是普遍地研究一個(gè)群體如何在計(jì)算機(jī)的幫助下實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作的。

采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級(jí)一級(jí)審批簽字，工作效率非常低下，對(duì)于統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能則不能實(shí)現(xiàn)。而采用工作流系統(tǒng)，使用者只需在電腦上填寫有關(guān)表單，會(huì)按照定義好的流程自動(dòng)往下跑，下一級(jí)審批者將會(huì)收到相關(guān)資料，并可以根據(jù)需要修改、跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印等，大大提高了效率，實(shí)現(xiàn)了知識(shí)管理，提升公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力[1]。

2工作流引擎（Workflow Engine ）

例如開發(fā)一個(gè)系統(tǒng)最關(guān)鍵的部分不是系統(tǒng)的界面，也不是和數(shù)據(jù)庫(kù)之間的信息交換，而是如何根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯開發(fā)出符合實(shí)際需要的程序邏輯并確保其穩(wěn)定性、易維護(hù)性（模塊化和結(jié)構(gòu)化）和彈性（容易根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)邏輯的變化做出程序上的變動(dòng)，例如決策權(quán)的改變、組織結(jié)構(gòu)的變動(dòng)和由于業(yè)務(wù)方向的變化產(chǎn)生的全新業(yè)務(wù)邏輯等等）。 Workflow 引擎解決的就是這個(gè)問(wèn)題：如果應(yīng)用程序缺乏強(qiáng)大的邏輯層，勢(shì)必變得容易出錯(cuò)（信息的路由錯(cuò)誤、死循環(huán)等等）[2]。

3工作流整體特征

（1）使用Web界面的工作流引擎，審批界面友好。

（2）采用JAVA和Oracle技術(shù)進(jìn)行開發(fā)，提供靈活而強(qiáng)大的工作流處理功能。

（3）可自定義事件和事件觸發(fā)規(guī)則，通過(guò)檢查交易是否符合觸發(fā)規(guī)則來(lái)觸發(fā)事件，根據(jù)事件授權(quán)規(guī)則決定審批流程。從而實(shí)現(xiàn)了滿足企業(yè)管理的靈活控制和授權(quán)模型。

（4）審批流程的可定義程度高，可以適合復(fù)雜的業(yè)務(wù)審批流程要求;可以在審批過(guò)程中根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)引入新的審批人和會(huì)簽審批人。

（5）通過(guò)系統(tǒng)配置提高工作流效率。

（6）通過(guò)交易信息、工作流和附件文檔全面集成，為管理者提供更加完善的審批決策依據(jù)。

（7）工作流系統(tǒng)和公司主流SAP系統(tǒng)集成，通過(guò)IDOC、RFC實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳輸與同步，消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)SAP系統(tǒng)與工作流之間的數(shù)據(jù)整合。

4工作原理

4.1 工作流系統(tǒng)的架構(gòu)

4.2 工作流流程要素

5結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)工作流的發(fā)展不是一朝一夕的事情，需要全員的配合，以及流程、制度、標(biāo)準(zhǔn)等支持，設(shè)計(jì)和構(gòu)建高質(zhì)量的審批流程和表單來(lái)支持工作流管理是很有必要的。同時(shí)也需要領(lǐng)導(dǎo)層面的支持與關(guān)注，否則當(dāng)流程冗余煩瑣發(fā)生，可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展的瓶頸及制約。

參考文獻(xiàn)

[1] 尚春明，李浩.建設(shè)企業(yè)信息化發(fā)展對(duì)策[J].建筑經(jīng)濟(jì)，2002，（1）：21-22.

[2] 佚名.企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范[J].冶金財(cái)會(huì)，2009，（4）：44-47.