高職院校圖書館參考咨詢輔助系統需求探討

摘 要 從知識管理角度，參考咨詢服務是實現高職院校圖書館這一社會知識系統中的知識應用價值的重要環節，因此，提高圖書館參考咨詢服務對實現高職院校圖書館效益提升，促進社會生產力發展有重要意義[1]。將信息技術引進參考咨詢業務，建設高職院校圖書館參考咨詢輔助信息系統/子系統，有利于提高工作效率，獲得更好效果。本文初步討論了高職院校圖書館參考咨詢輔助信息系統/子系統的建設需求，從系統用戶、業務功能和業務流程、系統其他需求幾方面進行初步分析，對高職院校圖書館參考咨詢工作的提高和輔助系統的建設工作有一定的參考作用。

關鍵詞 高等職業院校;高職院校圖書館;圖書館;參考咨詢;參考咨詢輔助系統;效益提升

前言

對于參考咨詢工作的研究是一個熱點，國內有很多研究，例如研究[2-3]。將信息技術引進參考咨詢業務，建設高職院校圖書館參考咨詢輔助信息系統/子系統，有利于提高工作效率，獲得更好效果。本文初步討論了高職院校圖書館參考咨詢輔助信息系統/子系統的建設需求，從系統用戶、業務功能和業務流程、系統其他需求幾方面進行初步分析，對高職院校圖書館參考咨詢工作的提高和輔助系統的建設工作有一定的參考作用。

需要說明的是，本文介紹的是一般情況下，這類系統的需求，具體可能因業務有所變動;本文所探討的輔助信息系統，也可以是高職院校圖書館管理系統的一個子系統或相關功能模塊集合。

1系統用戶

一般情況下，高職院校圖書館參考咨詢輔助信息系統/子系統有如下幾類用戶：

1.1 學生用戶

學生用戶是系統的主要用戶群之一，系統應能支持學生用戶登錄系統在線咨詢問題、提交電子版的咨詢業務單;查看咨詢業務單的處理進度和結果;下載咨詢答復所提供的文獻等資料;等。

1.2 教師用戶

教師用戶也是系統的主要用戶群，系統應能支持教師用戶登錄系統在線咨詢問題、提交電子版的咨詢業務單;查看咨詢業務單的處理進度和結果;下載咨詢答復所提供的文獻等資料;等。

1.3 學科聯絡員用戶

學科聯絡員制度對于條理、分層級、高效組織好參考咨詢工作具有重要意義。學科聯絡員履行日常職責時，參考咨詢輔助信息系統/子系統是重要的工作平臺，能為參考咨詢工作提供支撐，例如：

（1）管理所對接院系的參考咨詢電子業務單，對于能答復的業務單進行答復，對于未能答復的業務單提交學校圖書館參考咨詢業務管理員進一步處理，對于超過一定時間未答復的問題進行提醒、自動推送到學校圖書館參考咨詢業務管理員界面，由業務管理員進行答復等。通過這一分層級、分流處理業務、進行時間監控管理的機制，有效提高參考咨詢工作的效率。

（2）文獻傳遞工作，在參考咨詢業務中，很大百分比的業務是文獻查詢和文獻求助業務，系統支持文獻上傳和下載功能。聯絡員可將協助找到的、用戶需要的文獻或電子資料上傳到系統，供用戶下載。

（3）參考咨詢輔助信息功能，提供相關功能和界面，方便學科聯絡員在答復電子咨詢單時，查找、檢索、下載相關制度文件和用戶需要的文獻，等等[4]。

1.4 參考咨詢業務管理員用戶

系統是支撐參考咨詢業務管理員日常工作的平臺，可進行參考咨詢電子業務單答復、參考咨詢業務管理和設置、參考咨詢輔助信息管理、統計和導出報表等工作。

1.5 系統管理員

系統管理員是系統的最高權限用戶，可進行用戶和角色管理、訪問控制、系統接口控制、根據系統日志進行審計等工作。

2業務功能和業務流程

一般情況下，高職院校圖書館參考咨詢輔助信息系統/子系統具備如下幾類業務功能，能支持相關的業務流程：

2.1 參考咨詢業務電子化管理功能

參考咨詢業務電子化管理功能是系統的核心功能之一，具備如下幾個子功能：①發起電子化的參考咨詢業務問題單;②將問題單分流到相關的學科聯絡員或參考咨詢業務管理員，問題單分流邏輯可按實際業務需要設置，問題單的模版可按實際業務需要設置;③參考咨詢問題單答復功能和文獻上傳、下載功能;④問題單處理跟蹤和管理歸檔功能，能設置問題單處理時限、對超時未辦結的問題單自動提醒，提供對所有問題單的管理、查詢等功能。

2.2 參考咨詢輔助信息功能

參考咨詢輔助信息功能也是系統的核心功能，提供相關功能和界面，匯總和合理展示各種信息資源，提供檢索功能，方便學科聯絡員或者參考咨詢業務管理員在答復電子咨詢單時，查找、檢索、下載相關制度文件和用戶需要的文獻。

2.3 統計和報表生成導出功能

統計功能模塊能從各種維度，例如參考咨詢問題單類型、學科分類、行業分類、用戶所申請文獻資源的分類、發起和辦理流程各時間節點、辦理狀態等對參考咨詢業務問題單進行統計，導出各種統計報表，方便圖書館管理人員掌握參考咨詢業務開展狀況、各類館藏資源的使用狀況、各類文獻資源的需求狀況等，進而方便服務提升、圖書館館藏資源采購和建設、業務人員工作績效評價等方面工作。

3系統其他需求

系統應能支持多種主流的個人電腦瀏覽器和主流移動終端瀏覽器，以保障各類用戶可從各類安裝了不同瀏覽器的電腦和移動終端正常訪問系統。系統還應提供應用信息系統標配的用戶和角色權限管理功能、訪問控制功能、系統日志功能，提供系統接口用于和其他系統集成等。

4結束語

本文初步探討了高職院校參考咨詢輔助信息系統/子系統建設時需要考慮的用戶群體、業務功能和業務流程、其他系統需求，對高職院校圖書館效益提升工作和相關信息系統建設工作具備一定的參考意義。

參考文獻

[1] 周雅琳，謝勤.淺談如何提高高職院校圖書館參考咨詢服務[J].卷宗，2016，6（2）：38.

[2] 邱淳.我國高職院校圖書館參考咨詢服務探究[J].圖書館建設，2009，

（3）：76-78.

[3] 何雪麗.高職院校圖書館參考咨詢服務對策研究[J].圖書館論壇，

2006，（8）：195-197.

[4] 佚名.西南醫科大學圖書館文件[EB/OL].http：//lib.swmu.edu.cn/？p=58，2017-10-01.