加強縣供電企業文書檔案管理

俞彬

摘 要：針對我省縣級供電企業檔案管理工作存在的問題， 闡述了加強縣級供電企業檔案管理工作的必要性及其措施。

關鍵詞：檔案管理;加強; 縣級供電企業

自從我國實施“ 兩改一同價”工程以來， 縣級供電企業無論是管理體制還是企業運行機制都發生了深刻的變革。在新的形勢下， 縣級供電企業檔案管理工作應當緊跟供電改革發展步伐， 與時俱進， 開拓創新， 充分發揮其服務作用。

1 我省縣級供電企業檔案管理工作的現狀

目前我省縣級供電企業檔案工作進展情況不平衡， 存在的問題較多， 突出表現在以下幾方面：

（ 1） 領導對檔案工作的認識不足。很多領導認為只要把公司的生產經營搞好， 效益搞好就行了， 沒有充分認識 到檔案在生產經營中的作用和價值， 沒有將其很好地收集、利用起來。經調查發現， 有的縣公司其檔案庫房和辦公室在一起， 沒有建立查閱室; 達不到庫房“ 八防”要求; 還有的技術資料沒有歸檔， 以往變電站、線路上的設備出廠資料都找不到， 這對日后的生產檢修工作、甚至安全生產工作留下了很大的隱患， 還有個別公司連近幾年新建 辦公樓的竣工圖都未保管好， 不知放在何處， 現在找起業很困難。

（ 2） 檔案管理機構不健全。大多數縣級供電企業設置了綜合檔案室， 由總經理分管檔案工作， 辦公室主任兼管檔案工作， 配備了專職檔案人員， 檔案實行了集中統一管理。但股改較晚的單位尚未實行， 目前仍為分散管理。

（ 3） 檔案管理規章制度執行不力。縣級供電企業雖然建立了基本的檔案規章制度， 但不能嚴格按制度辦事。如制定了“ 三納入”制度， 但在執行過程中流于形式， 沒有清楚地認識到檔案管理是企業管理中不可缺少的重要組成部分， 應當常抓不懈。

（ 4） 檔案人員整體素質不高， 且隊伍不穩定。檔案業務具有很強的專業性、技術性、連續性， 其工作性質要求要有比較固定的檔案工作人員。雖然大部分縣級供電企業已專門配備了專職檔案人員， 但他們往往身兼數職， 既要忙于收集資料、整理檔案， 還得幫辦公室打字、造工資表等瑣碎的工作， 造成檔案工作被動。

（ 5） 檔案人員由于大多數是半路出家， 缺乏實際工作鍛煉， 不熟悉業務， 不熟悉檔案專業知識。盡管省公司和市公司對他們進行了多次檔案專業知識培訓， 但因只注重理論學習， 缺乏實踐練兵， 故其解決實際問題的能力不強。

（ 6） 設施設備雖已完善， 但挪作他用。在省電力公司大力爭取下， 在農網改造資金費用中爭取了一些費用， 為縣級供電企業添置了微機、空調、檔案柜、電子柜、檔案管理軟件。有的企業卻把微機挪為他用， 電子柜、空調束之高閣。雖然省電力公司專門為縣公司檔案配備了檔案軟件， 但只有少數幾個縣供電公司利用該軟件進行檔案存貯、統計、檢索等管理， 大多數縣供電企業檔案人員不知如何使用。

2 加強縣級供電企業檔案管理工作的重要性和必要性

建設社會主義新農村是當前建設我國社會主義和諧社會的客觀要求。1998 年始， 國家對農村電網實施了“ 兩改一同價”工程， 初步改善了農村用電狀況， 但按照社會主義新農村的要求， 就地區均衡性而言， 當前農電在基礎建設和管理水平及方式上存在相當大的差距。服務于新農村建設， 電力企業肩負著直接的責任。在這種新形勢下， 重視和加強檔案工作顯得越來越重要。

首先， 加強縣級供電企業檔案管理是供電企業改革發展的需要。其次， 加強縣級供電企業檔案工作是縣級供電企業加強經營管理、提高企業經濟效益的需要。再次， 加強縣級供電企業檔案工作是縣級供電企業加強精神文明建設的客觀需要。隨著縣級供電企業創一流和雙文明建設的開展， 由此形成的材料自然是企業檔案的重要組成部份。在縣供電企業發展過程中取得了優秀成績， 積累了成功經驗， 這些材料作為企業的精神財富保存下來， 作為教育和激勵職工尤其是青年職工的教材 顯得尤為重要。

3 健全和規范縣級供電企業檔案工作

（ 1） 加強領導， 建立健全規章制度。作為一個縣供電 企業， 公司領導對檔案工作的態度和認識決定著企業檔案工作的命運。公司管理層應高度重視公司檔案工作： 首先是認識到位。企業檔案管理工作是企業基礎管理工作的重要內容， 是企業整體工作的有機組成部分， 對企業實現科學化、規范化管理具有不可或缺的作用。規范的檔案工作有利于完善企業管理， 提高企業工作效率， 從而提高企業經濟效益。應從人力、物力、財力上大力支持檔案工作， 使企業檔案工作做到“ 人員、措施、設施、設備”四到位， 為開展檔案工作創造有利條件。其次是措施得力。檔案工作作為企業管理的一項重要工作應納入企業中長期規劃和年度計劃， 并將其列入領導的議事日程。對檔案工作進行規范管理， 成立以總經理任組長的檔案工作領導小組， 建立綜合檔案室， 制定檔案管理人員崗位責任制。選拔具有專業知識技能的專職檔案工作人員。同時在各部門和基層單位聘用兼職檔案員， 形成涵蓋全公司的檔案管理體系。再次是完善制度。制定企業檔案管理的各項規章制度和有關人員崗位責任制， 使檔案管理的各項程序有章可循。

（ 2） 加大宣傳力度， 增強法制觀念。要做好企業檔案工作， 不僅領導要有較高的檔案意識， 企業全體員工都要增強檔案意識。應把檔案宣傳工作作為提高全員檔案意識的有效途徑。

（ 3） 加大培訓， 不斷提高檔案人員素質。人是發展的關鍵檔案事業， 選拔聘用熱愛檔案事業、工作責任心強、綜合業務水平高的檔案人員， 是搞好縣級供電企業檔案工作的前提。

（ 4） 開拓創新， 做好檔案服務工作。檔案工作的兩大任務： 一個是管理; 一個是利用， 而利用則是檔案工作的根本目的。在做好檔案規范化管理的基礎上， 積極開展利用服務工作， 改善服務態度， 完善服務措施， 將服務的觸角延伸到生產經營管理的各方面、各環節， 不斷提高服務水平， 使檔案工作在企業生產、經營中發揮重要作用。

（ 5） 實行目標管理， 促進檔案管理工作上臺階。通過制定實施檔案目標進行科學管理。目標確定以后， 檔案人員對照《檔案管理工作目標標準》， 把檔案目標管理指標進行分解， 找出存在的問題， 制訂實施計劃， 逐項實施。通過目標管理， 提高現代化設備和管理手段， 豐富庫藏， 進一步提高案卷質量， 進一步完善檢索工具體系， 使檔案管理工作更加規范化和標準化。

4 小結

企業檔案管理在企業正常運轉中是至關重要的，如何加強企業檔案的管理，關系到企業的生命力以及員工在企業中的工作秩序。檔案管理人員必須具備很高的職業素養，結合檔案工作的特殊性，從而要 求管理人員的業務素質和職業道德素質。在企業的檔案管理只要做到以上的幾點，那么我相信檔案管理工作會完成得很好，從而更好的為企業服務。

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