公共資源交易中心檔案管理優化探尋

杜明慧

摘 要：公共資源交易檔案管理是公共資源交易活動的重要組成部分，是規范公共資源交易活動重要途徑之一。通過公共資源交易檔案的規范管理，可以實現對公共資源交易全流程的記錄與追溯，可以對公共資源交易公開、公平、公正開展工作起到重要的監督作用。本文介紹了公共資源交易檔案管理的必要性，從制度因素、人員因素、信息化角度對公共資源交易檔案管理優化進行了分析。

關鍵詞：公共資源交易中心;檔案管理;信息化;法律法規

1.加強公共資源檔案管理的必要性

《招標投標法》、《招標投標法實施條例》等招投標領域的法律法規是公共資源交易檔案管理工作的主要依據。相關檔案管理的法條包括：（1）《招標投標法》第三十六條規定;“由投標人或者其推選的代表檢查投標文件的密封情況，也可以由招標人委托的公證機構檢查并公證;經確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內容。招標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前收到的所有投標文件，開標時都應當當眾予以拆封、宣讀。開標過程應當記錄，并存檔備查?！?/p>

（2）《招標投標法實施條例》第三十六條規定：“未通過資格預審的申請人提交的投標文件，以及逾期

送達或者不按照招標文件要求密封的投標文件，招標人應當拒收。招標人應當如實記載投標文件的送達時間和密封情況，并存檔備查。”（3）《政府采購法》第四十二條規定：“采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。”。

綜上所述，上述招投標領域的主要法律法規均提出了對公共資源交易檔案管理要求。公共資源交易檔案管理是有法可依的，法律法規的要求成為該工作開展的必然要求。

2.優化檔案管理的制度因素分析

法律是公共資源檔案管理的第一依據，各地公共資源檔案管理制度的制定以遵照相關的法律法規為前提，因此，公共資源檔案管理工作必須依照相關制度進行，才能保障公共資源檔案管理合法合規進行。各地公共資源管理中心應健全本中心的檔案管理工作制度，如，檔案管理制度應明確具體負責部門的責任及相關部門的配合工作。針對檔案管理具體工作應明確公共資源檔案管理的歸檔范圍、內容、時間及質量要求、檔案保存期限，檔案的編號方法，借閱及保密制度。檔案內容應涵蓋整個交易流程，包括立項階段的文件、招標階段、投標階段、評標階段及定標階段的文件及相關的電子版及視頻。檔案管理員按照每一個項目清單和具體標準對項目經辦人移交的歸檔文件進行驗收，驗收合格后才能辦理交接，否則不予接收。公共資源中心應出臺相關的檔案管理考核制度，每月進行考核，對于考核不合格的人員應予通報，并按照考核結果進行獎懲。公共資源交易中心的主管部門、財政部門等應按照相關的制度要求進行定期或不定期的抽查，加強對公共資源交易中心檔案管理的指導和監督。

3.優化檔案管理的人員因素分析

公共資源交易檔案管理普遍存在著對檔案管理工作重視度不足的現象。公共資源交易檔案工作管理人員要提高自身對檔案管理工作的重視程度，充分認識到檔案管理工作的重要性，積極學習檔案管理相關理論，做到將檔案管理理論與公共資源交易特點緊密結合起來，細化公共資源交易工作內容，實現公共資源交易檔案管理優化目標。

公共資源交易檔案管理相關人員專業化水平不高是公共資源交易檔案管理難以優化的另一個主要的人員因素。公共資源交易中心可以通過加強檔案管理培訓以提高檔案管理人員的業務能力，鼓勵本中心人員外派學習，定期或不定期與其他地區的公共資源交易中心交流學習檔案管理，按照“取其精華、去其糟粕”的工作思路，完善本中心的檔案管理流程與內容。此外，交易中心應注意吸收外來檔案管理優秀人才，擴充本中心檔案管理人才隊伍，通過“幫帶傳”的方式，將外部檔案管理先進的理念灌輸到本中心檔案管理的實際業務中去。

4.優化檔案管理的信息化因素分析

公共資源交易平臺整合及電子化招投標的大力發展勢必使得檔案電子化成為一種趨勢。公共資源交易中心的紙質化檔案管理已經無法適應信息時代背景對公共資源交易檔案管理的需要，所以改變檔案管理紙質化形式，形成電子化檔案迫在眉睫。但是，相比紙質化檔案管理，電子化檔案有特殊要求，主要包括：一是電子檔案在傳輸過程、保存過程均有泄露、損壞、丟失的風險，因此，公共資源中心檔案管理部門應做好電子檔案的安全防護，應用相關的安全軟件，殺毒和防護軟件進行風險防范;二是建立檔案管理信息化的搜索和數據庫，二者至關重要：建立搜索引擎是為了追蹤檔案信息，建立數據庫則是電子檔案的存儲處，通過搜索及數據庫實現公共資源交易檔案的全流程管理。

5.結束語

檔案管理是公共資源交易活動的重要環節之一。但是，各地公共資源檔案管理普遍存在標準不統一，法律法規不健全，人員對檔案規范管理不夠重視、檔案管理專業化不高等共性問題。相關機構及責任人員只有不斷加強公共資源檔案管理，提高公共資源檔案管理水平，才能使得公共資源交易活動適應歷史性的發展機遇期，發揮出公共資源交易檔案管理的價值及作用。

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