信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新

帥云

摘 要：在信息時代檔案管理已經成為辦公室資料整理的途徑與方式，檔案在記錄和保存辦公信息的同時也可以為以后的工作方向提供參考。信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新的目的也是為了提升辦公人員的工作效率和質量，但目前信息時代辦公室檔案管理工作仍存在缺乏先進的管理理念以及落后的管理方式等問題，所以要對信息時代辦公室檔案管理工作進行改革與創新的工作，進而去促進辦公室檔案管理工作的高效率完成以及辦公室人員的高效率工作。

關鍵詞：信息時代;辦公室檔案管理;改革與創新;措施

信息時代辦公室檔案管理工作是為了保障辦公室檔案管理工作的高效性及為辦公室的發展提供有效的參考數據，所以在辦公室中利用信息時代所帶來的便利進行應用檔案管理的工作是非常有必要的。而目前也正處于計算機信息時代，所以要適當的采用信息時代的科學技術對檔案管理工作進行改革與創新，從而提升檔案管理工作的效率以及企業的發展速度。信息時代下的檔案管理工作便利了辦公室人員搜尋文件，進而為辦公室及企業的發展奠定堅實的基礎來實現檔案管理工作的發展。以下內容就從信息時代背景下來分析信息時代辦公室檔案管理的內容、信息時代辦公室檔案管理工作中存在的問題以及實現辦公室檔案管理工作改革與創新的具體措施。

1 信息時代辦公室檔案管理

信息時代的辦公室檔案管理是通過信息技術更好的去進行檔案的采集、歸納和保存的過程，改變以往辦公室檔案管理工作中的不足之處來提升辦公室檔案管理工作的效率，以下就分析信息時代辦公室檔案管理的特點以及具體內容。

1.1信息時代辦公室檔案管理的特點

信息時代辦公室檔案管理摒棄了以往傳統的檔案管理模式，采用較為先進的計算機信息技術來進行辦公室檔案管理。經過信息技術的處理辦公室檔案的管理也變得更加便利，在提升辦公室檔案管理工作的效率的同時也可以隨時隨地的在信息系統中查找檔案，進而來為辦公室等單位工作的正常進行提供參考意見與保障。除此之外信息時代的辦公室檔案管理也要嚴格遵守相關的法律規定。

1.2信息時代辦公室檔案管理的主要內容

信息時代辦公室檔案管理工作的基礎就是要確保信息軟件技術的完善性，信息時代的發展必須要具有科學的信息軟件技術與良好的信息技術的管理平臺，將良好的軟件技術與檔案管理系統進行相結合來維護辦公室檔案管理的運行環境。其次在信息時代辦公室檔案管理的標準方面要緊跟社會的發展趨勢進行規定，確保在社會的發展過程中信息時代辦公室檔案管理的工作可以正常進行。在管理內容時要注意合理的進行分類，確保在信息軟件中的檔案與實際的檔案信息數據是一致的。辦公室的檔案是通過各個應用系統來進行使用和管理的，所以也要注重對信息應用平臺的安全性。最后也要注重對辦公室人員的管理，要培養辦公室人員對信息化的辦公室檔案管理的掌握，加強對信息時代辦公室檔案管理工作能力的專業技能以及辦公室工作人員的綜合素養。

2 信息時代辦公室檔案管理工作存在的主要問題

2.1未能樹立科學的檔案管理認知

目前部分單位領導依然保持以往傳統的辦公室檔案管理方式，缺乏對目前信息時代辦公室檔案管理的認知程度，所以不能清晰的意識到信息時代帶給辦公室檔案管理工作的便利以及重要性，很大程度的影響了檔案資源的有效利用。同時部分辦公室的領導人員未對辦公室的檔案管理工作產生重視，從而會產生資金少等各方面問題影響辦公室檔案管理的正常運行。

2.2缺乏科學合理的管理模式

傳統觀念下的辦公室檔案管理主要是依靠人為抄寫和錄入來進行整理檔案的。這就可能會造成檔案輸入時出現錯誤或輸入不及時的問題，同時也不能及時的從檔案中獲取所需的資料。這些缺乏科學合理的管理模式出現的問題都是導致辦公室檔案管理工作效率不高的原因，也是導致辦公室檔案管理工作一直停留在人為抄寫和錄入以及粗略收集和存放數據的狀態。

3 推動信息時代辦公室檔案管理工作變革與創新目標實現的具體措施

3.1引進先進的管理理念，構建科學合理的管理模式

辦公室檔案管理理念的轉變是促進信息時代辦公室檔案管理工作的有效進行的途徑。通過轉變傳統的管理理念來構建科學合理的管理模式并促進辦公室檔案管理信息化的普及。如果沒有先進的檔案管理理念，則會導致大量具有參考價值的檔案文獻只是被分類保存而沒有充分的進行利用。所以通過引進先進的檔案管理理念來改變傳統的檔案管理理念并讓工作人員意識到檔案管理與使用的重要性，提升辦公室檔案的使用率及檔案管理的高效率。

3.2提供最佳的優質服務

辦公室檔案管理工作就是為了企業以后的辦公中更方便的找到參考材料。所以以信息時代為背景可以更好的利用網絡服務平臺來為辦公人員提供便利。在以往辦公室檔案管理工作時大多都是以人工抄寫和錄入來整理和記錄檔案的，這很大程度的降低了辦公人員的工作效率以及檔案管理的效率。所以在信息時代的背景下要充分體用信息技術來進行辦公室的檔案管理工作，這樣辦公人員就可以隨時隨地的通過信息技術來查詢檔案資料與信息，為他們提供了最佳的優質服務進而提升了辦公的工作效率。與此同時也可以更好的在辦公室檔案管理工作中來體現信息時代所帶來的優勢與價值，確保企業與社會的發展在同一軌道上及辦公室檔案管理工作的信息化的先進性。

3.3提高檔案資料的保密性

以往辦公室檔案的管理都是較為傳統的人為保管，但通過引進信息化的辦公室檔案管理促進提升了檔案管理的工作效率，也提高了辦公室檔案管理資料的保密性。信息軟件技術大多為虛擬空間且沒有相應的管理風險限制，所以在各個辦公部門在推動信息時代辦公室檔案管理工作的變革的同時也要加強對檔案資料的保密性，把辦公室檔案管理工作的風險降到最低來保護檔案資料的安全。

4 結束語

根據以上的敘述分析，信息時代辦公室檔案管理工作的合理歸納可以有效的維持社會經濟的穩定發展。針對目前部分辦公室檔案管理工作中仍然存在的缺乏科學合理的管理模式等問題，提出了引進先進的管理理念、提升創新理念等方式來提升辦公室檔案管理工作的高效率。對辦公室檔案管理工作進行改革與創新來使辦公室檔案的管理信息化，同時在檔案管理時要做好防范工作，以免出現檔案信息丟失、泄露及損壞等問題，保障信息時代辦公室檔案管理工作的安全進行。

參考文獻

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