如何提升辦公室檔案管理工作效率的思考

劉思思

摘 要：辦公室檔案管理工作需要根據信息化檔案管理系統以及完善的檔案管理制度作為基礎，才能更好地提高檔案管理的質量。并且辦公室檔案管理工作涉及的方面比較多，所以需要及時聽取工作人員意見，逐層進行完善。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率

辦公室各項工作的開展都和辦公室檔案管理工作有直接的聯系，只有提高了辦公室檔案管理的工作效率，才能為辦公室各項工作提供數據資料的查詢便利，推進辦公室工作的順利開展。辦公室檔案管理也應該采取一系列管理措施，通過加強管理人員的專業知識，利用計算機信息技術，單位各部門相互配合合作等措施，進一步提高辦公室檔案管理工作效率。

一、辦公室檔案管理工作的重要性

辦公室檔案管理工作有助于單位整體工作的順利進行。在辦公室工作中，檔案的內容都是非常重要的，雖然在大量的檔案中，其重要程度也不盡相同，但是在其中會有很多極為重要的檔案甚至機密檔案。辦公室的重要機密檔案關系到整個單位的工作開展，甚至關系的整個企業的存亡。因此，對于大量的辦公室檔案只有采取有效的管理方法，才能確保辦公室以及整個單位工作的順利開展。

辦公室檔案管理工作可以有效的保護重要或機密資料。辦公室中有很多資料檔案都是具有機密性的，如果機密性檔案發生泄漏，那么會嚴重影響單位的工作效率，甚至因為機密文件的泄漏導致整個單位發生危機，因此做好檔案管理工作是尤為重要的。在辦公室檔案管理中對機密文件管理進行權限設置，沒有權限的人不能對機密文件進行查閱，通過采取這樣的管理措施，不僅能夠保證檔案管理工作的效率，也能夠有效的保護重要機密檔案。

二、提高辦公室檔案管理的工作效率的措施

1加強檔案收集

檔案收集工作缺乏全面性，導致難以有序開展檔案管理工作。因此，辦公室的檔案收集工作必須加強，整理收集可以從時間或類別等不同角度進行，對檔案通過計算機實施有效的管理。

2提高辦公室檔案管理人員的專業水平與能力

為進一步提高辦公室檔案管理的工作效率，必須保證檔案管理人員能夠清楚地認識到檔案管理的重要性，明確檔案的真正價值所在。為提高辦公室檔案管理人員的專業水平和能力，單位的領導人可以選擇定期聘用一些專業的管理人員對內部的檔案管理人員進行培訓，保證檔案管理人員通過培訓深刻認識到檔案管理的重要性，熟練掌握辦公室檔案管理的能力。從整體上來講，加強對管理人員專業水平及能力的培訓不僅能夠有效提高檔案管理人員的素質和能力，并且對企業整體形象的提升有著重大的推動作用。另外，辦公室的檔案管理人員更應該積極接受相關管理知識的培訓，不斷豐富自身的檔案管理知識與技能，保證更好地進行辦公室的檔案管理工作。

3拓寬資金來源，建設信息系統

信息系統建設是一筆巨大投資，而單位資金有限，財政預算只能是信息系統建設的資金來源之一，單位應拓寬資金來源，積極建設信息系統，實現辦公室檔案管理的信息化，提高工作效率。比如說，將單位辦公室檔案管理信息系統建設納入到城市電子政務建設和地方信息化建設規劃中，從而獲得更多的撥款，為信息系統建設提供資金保證。將單位信息系統建設納入到地方信息化建設規劃中，可以做到資源共享，節約資金;可以減少軟件平臺的開發資金，提高資金利用率。

4進一步完善單位的檔案管理制度

由于一些單位自身的規章制度體系以及內容還存在很多欠缺的地方，尤其是那些辦學時間較短的學校而言，其將大多數精力都投入到了教學管理當中，而忽視了辦公室檔案管理工作的重要性，因此，并沒有在規章制度中執行詳細的工作規范。但是，辦公室檔案管理工作尤為重要，為了更好地提高辦公室檔案管理工作的效率，必須進一步完善檔案管理工作的規章制度：第一，充分爭取辦公室檔案管理工作人員的意見，在完善規章制度的過程中集思廣益，使相關的規章制度能夠更加完整和合理。第二，在實際工作中，需要根據辦公室檔案管理工作的實際情況，不斷修復和完善規章制度中的相關章節，從而使規章制度能夠更好地指導辦公室檔案管理工作，不斷提高辦公室檔案管理工作的工作效率。

5建立辦公室檔案管理工作的反饋機制

對于很多單位來講，都需要及時匯報職工的工作，從而使得單位領導者能夠了解職工的工作內容，并且對未來的工作內容進行合理規劃。因此，在提高辦公室檔案管理工作效率的過程中，可以建立辦公室檔案管理工作的反饋機制，為此，可以從以下幾點入手：第一，鼓勵職工積極反映和反饋工作中的問題，反饋意見的收集人員可以對意見進行整理和匯總，使得單位管理者能夠充分參考這些意見，對現有的辦公室檔案管理工作進行改革;第二，辦公室檔案管理工作可以根據不同的部門對資料的重視程度等進行分門別類地整理，這不僅僅有利于資料的保存和檢索，也可以使辦公室檔案管理工作人員及時了解資料用途，為不同資料分配不同的整理資源。

6加大辦公室檔案管理的資金力度

辦公室檔案管理工作對保障辦公室穩定工作、提高工作效率都具有非常重要的作用。辦公室檔案資料在辦公室工作中有著重要的指導作用，因此通過對大量雜亂檔案資料進行管理，可以方便辦公室工作人員對資料文件進行查閱借鑒。由于辦公室的資料文件都比較量大雜亂，對于大量的檔案進行管理也是一項十分繁瑣的工作，所以想要提高辦公室檔案管理的工作效率，不僅需要大量的時間，也需要大量的資金支持。單位可以加大資金支持力度，完善檔案管理信息系統，通過資金支持建立科學的檔案管理信息系統，只有檔案管理實現信息化，才可以減少在檔案管理中耗費的時間和人力，也可以提高辦公室檔案管理的工作效率。

結語

辦公室的檔案管理工作與其他工作都有著或多或少的聯系，辦公室的檔案管理工作的規范性和合理性是保障一個單位正常運行的重要保障，為解決我國現階段辦公室檔案管理中出現的各種問題和缺陷，單位的各個部門應密切合作，采取行之有效的措施提高辦公司檔案管理的工作效率，保障單位的正常穩定運行。

參考文獻

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