如何做好檔案信息化建設

鄭江波

摘 要：隨著信息時代的到來，信息技術日新月異的發展對國民經濟和社會事業發展產生了深遠的影響，也對政治生活、社會生活的各個領域進行廣泛滲透，逐步改變著人們的工作方式、生活方式乃至思維方式。作為記錄歷史、傳承文明的檔案工作，必然也受到包括信息技術在內的科學技術的影響和滲透。檔案工作者應順應信息化的發展趨勢，主動作為，勇于創新，以信息化引領檔案工作發展，更好地服務于經濟社會發展。

關鍵詞：檔案;信息化;建設

一、信息化對檔案工作帶來的影響

一是推動檔案管理要變被動為主動。過去的檔案過多地注意了收藏保管，不注重利用，檔案在人們的心目鮮為人知。它可以在歷史的一個角落里，坐等人們利用，許多有價值的可以公開的檔案信息資源就不為人所知，更不能為人所用。信息化時代的到來要求檔案信息資源要實現全社會共享，檔案管理工作需要走出去，引進來，最大限度地實現檔案的利用價值。這就要求檔案管理要加強宣傳，要走出去，加強與社會之間的聯系，讓社會知道檔案，了解檔案，從而更好地利用檔案。

二是檔案載體多元化，要多種載體并存。過去的檔案基本上是以紙質為載體的，紙質檔案一統天下。紙質檔案具有客觀性、原始牲，同時也更具有法律效用，難以刪改和造假，但是紙質檔案在保存和利用的過程中，由子環境和人為的因素，容易受潮、變霉、被蟲蛀，容易沾上各種污斑，不僅影響字跡的清晰度還影響紙張和字跡的耐久性，減少了檔案的使用壽命，而且紙質檔案查閱起來費時、費力;信息化時代的到來，要求檔案載體多元化，檔案載體不僅僅停留在紙質載體上，還要有縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式存在，形成各種載體檔案共存的局面，揚其所長，避其所短，這樣形成優勢互補，既能充分延長檔案的使用壽命，還能減少查借閱檔案的時間。

三是檔案利用主體多元化。過去的檔案工作較多的注意了為黨和政府服務，所以以往機關工作人員一直是利用檔案的主體。隨著信息化時代的到來以及我國 “依法治國”進程的加快，來自社會各階層的檔案需求者紛紛走進檔案館，查詢所需的各種檔案信息。現在檔案利用者已經不僅僅有機關工作者、企事業單位管理者、科學研究工作者、文學藝術工作者等，而且還有工人、農民，個體私營工商者，甚至在校學生也已成為實際的檔案利用者。2004 年1月18 日 ，外交部網站發布了條消息：“外交檔案正式對外開放”。幾天之內，學者、 官員、記者和普通公民紛紛向檔案館提出利用申請。外交檔案正式對外開放，為普通公眾服務，正是檔案利用主體多元化的一個很好的寫照。

四是利用檔案形式多樣化。檔案利用者既可以直接到檔案館查閱所需要的檔案或檔案資料，也可以通過參觀檔案史料展覽、收聽廣播、閱讀報刊、瀏覽網站 、上網查詢檔案，還可通過電話、電報、傳真、信函等形式咨詢檔案事務。

二、信息化條件下檔案工作的出路

科技的發展，信息化社會的突飛猛進，使人們對檔案信息的需求越來越迫切。面對信息化對檔案工作的深刻影響，我認為檔案管理者應創新工作思路，從以下幾方面探積極探尋檔案工作在信息化條件下的出路。

一是加大檔案宣傳力度，利用各種媒介和手段宣傳檔案，實現宣傳工作的突破，使檔案由 “行業內了解” 向 “全社會知曉”發展。一方面要充分利用館藏資源，發揮愛國主義教育基地的作用。舉辦檔案展覽是新形勢下檔案館一項重要的職責和義務，是開放公布檔案的好形式，是合理開發有效利用檔案信息資源的主要途徑，是發揮檔案自身價值，實現檔案信息共享的重要手段。另一方面要充分利用大眾傳播媒介，以豐富的內容和多樣的形式開展檔案宣傳工作。從檔案中挖掘信息，充分利用電視、電臺、廣播、報紙、網絡、公眾號、上街懸掛橫幅等手段，宣傳檔案，擴大檔案的社會影響，從而讓人們更好的了解檔案。

二是建立檔案網站。隨著信息技術、網絡時代的到來，建立檔案網站成為許多檔案部門拓寬利用服務的新舉措。建立檔案網站不僅能實現大量館藏信息資源的共享，更快速、廣泛、深入、低成本地完成檔案信息服務全社會的職能，而且可以直接快速地獲取反饋信息，準確掌握利用者需求，提高服務質量。檔案網站的建設要堅持高起點、高標準，內容充實，不落俗套，既體現了檔案的古典韻味，又有現代的藝術風格，為社會公眾更多地了解檔案、利用檔案提供了信息平臺。當然，如果利用網絡來加強館際之間的交流，像檔案館、圖書館、博物館之間，所有的檔案、圖書條目進行電子條目錄入;我們能更大程度地實現資源共享，從而更快地去檢索檔案，這將是檔案事業發展進程中一個很大的進步。

三是檔案事業要緊跟時代發展步伐，重視信息化建設，多方面多角度地開辟信息化建設的渠道。信息化時代，信息的重要牲不言而喻。充分挖掘檔案寶貴信息資源，加大開發利用力度，對檔案信息資源利用價值進行分析，實行分類管理，使檔案信息資源更好地為經濟和社會事業發展服務，使其轉化為現實的生產力，從而更好地推動社會事業的發展。

四是開展現行文件利用工作，解決館藏滯后和檔案信息需求時效性之間的矛盾。根據《檔案法》規定： 立檔單位應當自檔案形成之日起滿10 年或20 年向各級檔案館移交，而國家檔案館保管的檔案自形成之日起滿30 年向社會開放，如此，就形成一個不允許公眾利用的封閉期。這期間，許多和群眾利益息息相關的檔案，人們卻無法通過正常的途徑獲取、利用。而近幾年來，檔案部門通過開展現行公開文件利用工作，把政府部門產生的可以公開的文件，特別是與廣大人民群眾的生產，生活密切相關的文件收集起來，集中提供利用，把檔案部門變成廣大人民群眾了解黨和國家有關方針、政策、法律、法規的重要場所，有利于廣大人民群眾的參政議政和維護自身的權益，有利于推進政務信息的公開，也有利于推動檔案事業的發展。

五是檔案事業要發展，就必須要創新。創新是民族的動力，是發展的源泉，任何事物要想發展，就必須要創新，檔案事業的發展也不外乎于此。我們要圍繞重點工作，適時地抓好一些重大活動，重大項目的檔案創新，或開展一些有聲有色的、影響大的檔案宣傳活動，使檔案工作更好的為中心工作服務。要增強品牌意識，盡力培育本地區、本單位有特色的檔案品牌，并不斷提高水平。事實上，我們只要思想敏銳，能及時發現新的閃光點，充分調動各種積極因素，重視吸取專家的意見，就能搞出一些有新意、有特色的檔案品牌，增強檔案工作的活力，擴大檔案工作的社會影響，為經濟社會發展提供強有力的檔案信息支撐。