基于企業視角的辦公室員工精細化管理探究

麻立

摘 要：企業員工管理是企業發展過程中的重要內容之一，員工是為企業創造巨大價值的。通過充分調動員工的積極性，可以有效提高員工的工作熱情，為企業帶來巨大的經濟效益。從企業發展的角度來講，企業必須要加強行政管理力度，對辦公室員工實行精細化管理，不斷提高企業員工管理水平。

關鍵詞：企業發展 辦公室員工 精細化管理 對策

中圖分類號：F272.9文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）10-0248-02

引言

企業辦公室員工的管理，是企業經營管理的重要內容之一。近年來，在現代管理理念的助推下，企業開始重視精細化管理，并且在各個部門開始實踐和應用，在辦公室員工管理過程中應用精細化管理理念，可以對企業傳統的管理模式進行創新和改進，尤其是一些比較大型的國有企業，在長期發展過程中受到計劃經濟時代的影響，導致企業的管理理念陳舊，員工的思想意識下滑，對工作的積極性不高。因此，從企業全局發展的角度來講，應用精細化管理理念十分必要，企業管理人員必須要基于企業視角開展對辦公室員工的精細化管理工作。

一、辦公室精細化管理的含義

精細化管理是從汽車行業中衍生出來的一個概念，汽車屬于精密制造行業，在制造過程中必須要具有精細化生產與管理意識，才能提高汽車品質。后來，這種管理理念逐漸衍生到其他的行業，備受推崇。精細化管理的核心在于“精細”二字，指的是在管理過程中要做到精致、仔細、細化，從各個角度、各個模塊著手進行管理。

隨著社會不斷發展，社會的分工也不斷明確、不斷細化，每一個工作崗位對人員的專業化程度要求都越來越高，如何將各個零散的部分緊密結合起來，使得整個行業保持良性運轉，對企業來講是至關重要的。在這種背景下，精細化管理理念被提出，并且得到廣泛應用。以企業的辦公室管理工作為例，因為企業的辦公室管理工作比較繁瑣，管理的內容較多，作為企業的行政中樞部門，辦公室不僅要提高管理效率，還要降低管理成本，盡量減少對企業資源的占用。精細化管理可以很好地實現這些目標，在精細化管理理念的支持下，企業的辦公室管理工作可以實現系統化、數據化、細致化發展，使得辦公室的各項工作、各個模塊之間精確地運作，同時可以通過程序化和標準化的管理模式，讓各個模塊之間協調起來，完成辦公室管理的整體任務。因此，精細化管理不僅僅注重細節和品質，還要注重結果，注重過程，在辦公室員工管理工作中實行精細化管理模式，可以培養員工的精細化管理意識，從而在以后的工作中踐行精細化管理理念，提高辦公室工作水平。

二、辦公室員工管理存在的問題

知識經濟時代背景下，企業的核心競爭力發生了改變，技術、人力資源成為企業的競爭實力的體現。辦公室作為企業的行政管理中樞部門，辦公室員工的工作能力、工作態度等，直接影響企業的發展。辦公室員工管理是企業發展過程中的一個重要內容，無論是大企業還是小企業，辦公室員工管理都是不可或缺的內容之一。辦公室內部管理主要是面向企業的辦公室行政人員的，由于很多辦公室的員工覺得自己的工作比較枯燥乏味，久而久之失去了興趣，導致工作效率低下，而企業對辦公室員工管理的重視也不夠，所以導致辦公室的工作水平沒有太大改變。目前辦公室員工管理存在的問題有以下幾個方面：

1.缺乏精細化管理意識

辦公室的工作內容繁復，需要辦公室員工的不懈努力來完成，辦公室員工在辦公室工作中扮演了十分重要的角色。為了提高辦公室管理水平，必須要提高辦公室員工的綜合能力素養。目前，企業對辦公室員工的管理還不夠重視，常常忽視了對員工的管理、激勵，更不提在辦公室員工管理過程中踐行精細化理念，所以導致一部分員工的思想意識比較懶散。

2.缺乏科學合理的辦公室員工管理制度

企業的管理體系不夠規范，是當前很多企業的通病。因為規模較小，在企業管理體系上沒有形成規范有序的制度，所以導致很多企業對辦公室員工的管理過程不夠規范，甚至由于企業受到計劃經濟時代的影響，在選人、用人的時候講究義氣和情分，顯得更加柔性化。雖然柔性化管理對企業發展很重要，有助于在企業內部加強凝聚力，讓員工為企業發展做出更大貢獻，但柔性化管理并不等同于任人唯親，隨著企業不斷發展，規模不斷擴大，缺乏科學合理的辦公室員工管理制度，就會導致人情問題出現，加重辦公室員工之間、員工與上級之間的矛盾，從而阻礙企業進一步發展[2]。

3.考核機制與激勵機制不夠健全

辦公室員工每天面對的工作主要是各種行政工作，比較繁瑣，有的人在崗位上工作時間比較久，產生了厭倦情緒，而企業如果缺乏科學合理的考核與激勵機制，則會對員工的工作積極性造成更嚴重的影響，使其更不愿意工作?？茖W合理的考核與激勵機制有助于調動員工積極性，讓員工意識到自己在企業中的價值，并且能夠挖掘自身更大的潛力，為企業發展做出更多貢獻。但是當前很多企業在員工考核機制和激勵機制的制定上缺乏充分有效的認識，導致激勵制度單一，福利待遇體系和薪酬政策不完善，在對員工的工作進行評價與考核的時候得到的結果也不能完全真實地反映出員工的實際情況，使得辦公室工作質量不高。

4.沒有對員工進行繼續教育

辦公室員工管理包括很多內容，對員工進行培訓也是其中之一，很多員工在獲得了工作之后就忘記了要繼續學習，繼續提升自己。隨著企業對人才的需求越來越大，對人才的要求越來越高，加強員工培訓在辦公室員工管理中的地位也越來越高，而且當前辦公室管理工作逐漸實現自動化、信息化發展，員工也必須要跟上時代的腳步，對信息化技術、自動化技術進行學習，才能不被社會淘汰。企業應該要為員工提供接受教育的機會，定期對員工進行培訓，讓員工的意識不斷更新、技術水平不斷提升。但是一些企業沒有意識到員工培訓的重要性，擔心在員工培訓上投入的人力、財力和物力得不到相應回報，不重視員工培訓工作，員工的綜合能力素養得不到提升，從企業發展的長遠角度來講，這并不利于企業的發展。

三、辦公室員工精細化管理的作用

辦公室員工精細化管理是現代企業管理中的重要內容之一，加強辦公室員工精細化管理，作用主要有以下幾個方面：

1.提高員工的業務能力

辦公室員工精細化管理的目的就是要充分調動每一個人的潛力，用最少的人完成更多的工作，降低成本的同時，提高辦公室工作效率。辦公室員工精細化管理，可以減少傳統的辦公室工作中的一些比較冗雜的程序，使企業更加注重個人職業發展，有利于企業員工不斷成長。

2.明確員工的具體崗位職責

辦公室的日常工作必須要每一個人的共同努力來完成，每個人都要履行自己的崗位職責，但是在實際工作中常常出現辦公室員工的崗位職責不明確的問題。辦公室員工精細化管理可以很好地解決這一問題，通過精細化管理，可以對每一項工作的責任人進行確定，再確定具體的工作職責，然后對工作的任務進行細分，每一個員工都可以得到自己的工作任務以及工作要求，再按照工作要求完成工作任務即可。通過辦公室員工精細化管理，可以有效避免崗位職責模糊的現象。

3.提高企業的綜合競爭實力

在現代化發展理念下，企業想要實現可持續發展，就必須要提高自身的綜合競爭實力，現代化的企業，看重的是人才、技術、管理因素，而且這些因素也是市場經濟時代企業的核心競爭力的重要內容。辦公室員工精細化管理，可以提高企業的綜合競爭實力，因為實現精細化管理之后，員工工作制度更細致，企業也有更加科學合理的管理制度和激勵制度，能夠幫助企業留住優秀的人才，也可以增加員工之間的凝聚力，從而提高企業的綜合競爭實力[3]。

四、基于企業視角的辦公室員工精細化管理措施

建設一個更加科學合理的人才結構和人才管理體系，對企業的人才進行充分調動，發揮其潛力，是促進企業發展的重要途徑，辦公室員工對于企業的作用不言而喻，只有對辦公室員工進行有效配置，才能促進企業快速發展。

1.加強對辦公室員工精細化管理的重視

辦公室是企業的行政部門，屬于服務部門，雖然不是最核心的部門，但是對企業的發展有著不可忽視的作用。當前很多企業對辦公室員工管理缺乏整體規劃，對這項工作不夠重視，所以導致企業辦公室員工的工作水平不高。對此，要在企業內部加強宣傳，提高企業所有人員對辦公室員工管理工作的重視。首先，企業管理者必須要轉變觀念，給予辦公室員工管理部門足夠的權利和信任，并且給予足夠的資源，讓辦公室員工管理工作順利開展下去。其次，要加強精細化管理理念的應用，精細化管理是每一個部門都要踐行的理念，在員工管理上逐漸滲透精細化管理意識，從員工管理的各個環節著手，提高員工管理水平。

2.建立科學合理的辦公室員工管理制度

在企業辦公室員工管理中應該要堅持科學、合理、嚴格的管理制度，以員工為中心開展員工管理，將人看成是企業最具活力、最具創造性的資源。企業需要對本單位的辦公室員工管理制度進行建立和完善，形成規范合理的管理體系，對辦公室員工管理的每一個環節的內容、工作任務進行明確，并且要對人事管理專員的職能定位進行明確，讓企業的辦公室管理人員知道自己的職責，并且努力完成各項工作。在實際管理過程中可以結合法治管理模式，提高辦公室員工管理的公平性。比如在辦公室員工管理過程中，要建立明確的獎懲制度，并且逐漸落實這種制度，對于每一個人員的工作內容、工作時效要進行明確，在規定的時間內如果沒有完成工作，或者沒有做好自己的工作而導致企業遭受損失的，則要按照規定給員工一定的懲罰。對于能力較強、工作效率較高的員工，則可以給予更多的獎勵，并且在辦公室內部形成良好的競爭氛圍，讓辦公室員工處于更公平、合理的環境中，提高員工的工作積極性。

3.建立健全的考核與激勵機制

健全的考核與激勵機制可以提高員工工作積極性，讓員工發揮潛力，為企業發展做出更多貢獻。企業辦公室員工的工作雖然與行政管理有關，大多數是文書等方面的工作，但這些工作卻不容易做好。在開展辦公室員工管理時，應該要跳出傳統的管理認知意識，以完善的激勵機制來調動員工的積極性，對員工不僅僅要給予物質上的激勵，還應該要給予精神上的激勵，結合員工的職業生涯規劃，給企業員工更多激勵，讓員工對企業保持更忠誠的態度，在企業內部形成凝聚力。另外，激勵機制應該要與考核機制結合起來，以考核的結果來確定激勵方案，傳統的考核方案不夠完善，不能很全面地展示出員工的工作成績[4]。因此，需要對傳統的考核機制進行完善，在對員工進行考核時，堅持全面考核的原則，加強日常考核與年終考核相結合，對員工的工作情況進行完全、真實的反映，從而根據考核結果來實行獎懲。

4.對辦公室員工進行培訓

（1）培養員工形成五種意識。員工的意識決定著員工的工作態度、工作能力、工作水平。要想在工作中做到位，員工首先要改變自己的意識，對自己的工作有一個正確的認知。在辦公室員工的培訓過程中，要注重培養員工形成五種意識：第一，責任意識。員工要具有高度的責任心，對自己的工作負責，努力完成份內工作。第二，服務意識。辦公室是行政部門，要為其他的部門提供一定的支持和幫助，辦公室員工需要具備服務意識。第三，紀律意識。有的員工缺乏紀律意識，工作散漫，不利于辦公室的發展，所以，要加強對員工的紀律意識的培養，讓員工嚴格遵守企業的規章制度，不早退、不遲到，按時完成工作任務。第四，奉獻意識。一個人有更強烈的奉獻意識，則可以在工作中為企業的發展奉獻更多，培養員工的奉獻意識，要從日常小事做起。第五，團隊意識。團隊意識是員工不可或缺的一種認知，一個人的力量是有限的，團隊的力量可以帶來更大的效益，辦公室更是一個需要團隊協作的部門，在培養員工思想意識的時候要加強對團隊協作意識的培養，比如定期組織一些團隊活動，讓辦公室員工參與，可以促進員工之間相互溝通與交流，逐漸形成良好的團隊意識。

（2）加強科學技術的培訓。隨著計算機信息技術的不斷發展和應用，在辦公室工作中也逐漸開始應用信息化技術，對員工進行培訓教育的時候，要注重員工的科學技術的教育。比如對計算機操作過程進行培訓，對辦公自動化軟件進行應用，讓員工逐漸認知到信息化發展的重要性，并且對信息化技術進行應用，提高日常工作效率和工作質量。

（3）制定員工培訓計劃，定期對員工進行培訓教育，是企業辦公室員工管理中的重要內容，面對越來越復雜的市場環境，企業必須要采用先進的技術和管理理念，多渠道、多層次、多形式地開發員工潛力。對人力資源進行培訓，給員工提供充足的學習機會，讓員工可以借助業余時間充實自己，豐富自己的知識。培訓工作可以從技術、業務技能、職業道德素養等方面著手，制定科學的培訓方案，并且按照培訓方案實施下去，對員工培訓工作結果進行考核，確保每一個員工可以在培訓期內得到專業化的培訓教育。另外，在對員工進行培訓教育的時候，可以采取網絡化教育方法，通過網絡授課，幫助員工節省時間，同時還能提高培訓效率[5]。

結語

綜上所述，面對市場經濟環境的改變，現代企業發展更注重可持續發展。人才已經成為企業發展的核心要素，對企業來講，精細化管理理念可以提高企業的發展水平，推動企業經濟發展。在辦公室員工管理過程中，要形成精細化管理模式，并且通過加強培訓、制定科學合理的辦公室員工管理制度，不斷提高辦公室員工的綜合素質，提高員工的業務能力，促進企業快速發展。

參考文獻

[1]李巧慧.基于企業視角的辦公室員工精細化管理研究[J].中國培訓，2017（8）：47-48.

[2]蘭瑛.基于企業視角的辦公室員工精細化管理研究[J].中外企業家，2019（12）：91.

[3]楊國林.基于精細化管理視角下的辦公室后勤管理研究[J].現代企業文化，2016（30）：111.

[4]王正東，尹玉石，郭金婷.企業人員精細化管理[J].科技與企業，2012（22）：49.

[5]張穎.淺議精細化管理在企業員工培訓中的應用[J].科技創新與應用，2013（19）：269.