財務(wù)檔案管理的問題及完善對策

解添

摘要：在信息技術(shù)與人們的生活和工作結(jié)合得更為緊密、人們的工作效率變得更為高效的背景下，公司財務(wù)檔案管理信息化已經(jīng)成為必然趨勢。公司應(yīng)看到財務(wù)檔案管理信息化的價值和作用，重視公司財務(wù)檔案管理信息化工作，給予更大的政策和資金支持，更好地滿足財務(wù)檔案管理信息化的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：信息化;財務(wù)檔案管理;公司

引言

隨著信息化水平的提高，公司財務(wù)檔案管理機(jī)制也愈加被人們所重視。從確立信息化財務(wù)檔案管理理念、完善信息化財務(wù)檔案管理制度、提升財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)和健全財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)四方面，對財務(wù)檔案管理的思路進(jìn)行簡要的說明，以期能夠給有關(guān)單位帶來啟發(fā)。

1公司財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

通過公司財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，有利于公司財務(wù)檔案管理轉(zhuǎn)型升級，有利于提升公司的財務(wù)管理水平，有利于推動公司信息化進(jìn)程，是公司改革的重要方面，也是當(dāng)前公司財務(wù)檔案管理的必然要求。財務(wù)管理是公司的重要工作內(nèi)容，對于公司發(fā)展起著重要影響作用。通過財務(wù)檔案管理信息化能夠以信息技術(shù)對公司形成的各項財務(wù)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，進(jìn)一步減輕公司財務(wù)檔案管理工作人員壓力，能夠為公司具體工作開展，提供財務(wù)檔案信息支撐，使公司戰(zhàn)略決策更加高效，實現(xiàn)公司資源配置的合理利用。

2公司財務(wù)檔案管理信息化存在的主要問題

公司財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，對于公司發(fā)展起著重要的保障作用。但從當(dāng)前看公司財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)還存在財務(wù)檔案管理信息化意識薄弱，財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)制度不完善，財務(wù)檔案管理信息化專業(yè)人才缺乏等現(xiàn)實困境。

2.1公司財務(wù)檔案管理信息化意識薄弱

一方面，當(dāng)前公司主要領(lǐng)導(dǎo)對于財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)重視程度不足，簡單地認(rèn)為公司財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)就是為財務(wù)檔案管理部門購買一些電腦設(shè)備和復(fù)印設(shè)備，提升財務(wù)檔案管理部門的辦公效率，沒有看到公司財務(wù)檔案管理通過數(shù)據(jù)化建設(shè)之后所蘊(yùn)含的巨大價值。因此對于財務(wù)檔案管理信息化支持力度不足，影響了公司財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。另一方面，當(dāng)前公司財務(wù)檔案管理人員對于信息化建設(shè)也重視程度不足，沒有看到財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)對于公司財務(wù)檔案管理的巨大促進(jìn)作用，特別是一些年紀(jì)較大的財務(wù)檔案管理人員對于信息化建設(shè)本身就比較排斥，依然沿用老辦法、老思路來開展工作，也不愿意接受公司為其安排的信息化培訓(xùn)，對于財務(wù)檔案管理信息化具體工作流程步驟了解不多，無法勝任財務(wù)管理信息化崗位要求。

2.2公司財務(wù)檔案管理信息化制度不完善

財務(wù)檔案管理信息化需要完善的制度作為保障，當(dāng)前很多公司在推進(jìn)財務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程中只注重了硬件設(shè)施改善，并沒有跟進(jìn)財務(wù)檔案管理信息化制度進(jìn)程。雖然公司針對財務(wù)檔案管理形成了一系列的制度體系，但這些制度體系更適用于傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理，對于信息時代財務(wù)檔案管理出現(xiàn)的新問題、新情況難以發(fā)揮作用。還有些公司在財務(wù)檔案管理信息化制度體系完善上，更多是照搬照抄上級部門出臺的指導(dǎo)意見，并沒有結(jié)合公司財務(wù)檔案管理信息化的具體情況進(jìn)行制度完善和優(yōu)化，導(dǎo)致很多財務(wù)檔案管理信息化制度與實際工作開展明顯不符，也在一定程度上阻礙了公司財務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程。

3公司財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的具體策略

3.1完善信息化財務(wù)檔案管理制度

制度是開展一切管理行為的前提，公司財務(wù)檔案管理是一項嚴(yán)肅的工作，關(guān)系著單位的未來發(fā)展。近年來，公司的規(guī)模在日益擴(kuò)大，相關(guān)的財務(wù)檔案也在不斷增加，因此，必須要健全電子化財務(wù)檔案管理機(jī)制，從而提升公司的管理水平。為了完善信息化財務(wù)檔案管理制度，保證各項工作的順利展開，從業(yè)人員需要將信息化與檔案管理結(jié)合起來，對原有的制度進(jìn)行必要的優(yōu)化和改善，從而促進(jìn)單位檔案管理水平的提升。首先，公司必須明確電子化財務(wù)檔案管理的流程，推動檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化與專業(yè)化，明確檔案的利用、查閱、移交、歸檔、整理等內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化資源配置，減少管理成本。其次，單位要對檔案存儲進(jìn)行規(guī)定，確保檔案可以統(tǒng)一管理、錄入和處理，將檔案以永久期限、30年期限、10年期限分隔清楚，確定不同年限的檔案中包含的財務(wù)決策、財務(wù)賬簿、財務(wù)憑證等信息，對文字檔案可以采用DOCX格式，圖片檔案采用PDF格式，表格檔案采用XLSX格式等。再次，單位需要明確規(guī)定電子檔案的各項規(guī)章制度，我國出臺的《中華人民共和國檔案法》主要是針對紙質(zhì)檔案，公司應(yīng)當(dāng)按照自身的需求，針對電子檔案制定如《電子財務(wù)檔案的移交與接收管理辦法》《電子財務(wù)檔案工作考評辦法》等檔案管理制度，確保各項工作有章可依，有據(jù)可循，指導(dǎo)并規(guī)范日常檔案管理行為方式。最后，公司需要制定崗位管理制度，明確檔案管理責(zé)任考核及獎懲機(jī)制，通過規(guī)范管理工作人員的行為態(tài)度，形成自上而下的管理體系，確保檔案的管理科學(xué)有效、安全合理。

3.2提升財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)

財務(wù)檔案與公司健康穩(wěn)定發(fā)展有著密切的關(guān)系，財務(wù)檔案管理涉及的數(shù)據(jù)比較多，范圍也比較廣，管理人員的工作水平、業(yè)務(wù)能力等綜合素質(zhì)對管理有著巨大的影響。現(xiàn)階段部分公司財務(wù)檔案管理人員信息操作水平低，導(dǎo)致單位啟用信息化管理后，工作效率不升反降，不能將電子財務(wù)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)出來。要想切實保證各項管理工作的有序開展，公司要注意提升管理人員的素質(zhì)水平，公司領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人才的培養(yǎng)，構(gòu)建一支能力強(qiáng)、水平高、素質(zhì)好的現(xiàn)代化管理隊伍。要迎合信息化時代的發(fā)展，需要管理人員具備較強(qiáng)的綜合業(yè)務(wù)水平，明確檔案管理的內(nèi)容和相關(guān)流程，掌握設(shè)備的使用方法。積極從社會吸納素質(zhì)高、專業(yè)性強(qiáng)的財務(wù)管理人才，依照檔案管理的需要，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理培訓(xùn)技術(shù)，分層次分階段的培訓(xùn)檔案管理人員，組織現(xiàn)有人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。比如，單位可以訂閱《中國檔案報》要求員工按時閱借鑒上面的管理經(jīng)驗，聘請專家為員工介紹其工作經(jīng)驗，加強(qiáng)員工道德素質(zhì)、檔案管理、信息技術(shù)、業(yè)務(wù)技能等能力，將培訓(xùn)結(jié)果與員工績效掛鉤，調(diào)動員工培訓(xùn)的積極性。

3.3健全財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)

基于信息化的背景，財務(wù)檔案管理在向數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，公司需要認(rèn)識到應(yīng)用現(xiàn)代化信息設(shè)備開展財務(wù)檔案管理的好處，鼓勵管理人員應(yīng)用設(shè)備提升工作效率。公司領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到財務(wù)檔案管理信息化的重要性，加大資金資源的投入，購入先進(jìn)的信息設(shè)備，對管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，為財務(wù)管理工作提供硬件支持。在采購過程中，采購人員需加強(qiáng)與管理人員之間的聯(lián)系，確保采購的設(shè)備滿足管理工作的實際需要。

結(jié)語

傳統(tǒng)的檔案管理工作簡單，但操作煩瑣，信息量大，出錯率高，消耗的時間長。而電子檔案可以利用設(shè)備處理簡單重復(fù)的工作，提高了效率，減少了出錯率，降低了人工成本，因此受到了廣泛的歡迎。

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（作者單位：北京博望華科科技有限公司工程咨詢分公司）