對如何建立干部人事檔案材料收集歸檔工作機制的新思考

陸波

摘要：干部人事檔案材料的收集歸檔是干部人事檔案管理的基礎，也是干部人事檔案工作的重要環節，直接決定了干部人事檔案的真實性、準確性、規范性和完整性。筆者從自身多年的工作實踐出發，針對干部檔案材料在收集歸檔中存在的問題，提出想法和建議，以期提升干部檔案材料收集歸檔的規范化水平。

關鍵詞：干部人事檔案材料；收集；歸檔

隨著信息、網絡技術的飛速發展，以及中共中央組織部對干部人事檔案管理的工作提出越來越高的要求。筆者從自身的工作實際出發，著力研究企業內干部人事檔案材料收集過程，發現其中的問題并提出自身的思考和想法，對于完善所在企業的人事檔案管理水平、為其他企業的人事檔案管理提供新思路，具有十分重要的意義。

一、干部人事檔案材料收集的重要性

（一）全面貫徹中共中央組織部關于進一步從嚴管理干部檔案的基本要求

自[2014]9號文件《中共中央組織部關于進一步從嚴管理干部檔案》的通知下發后，電網企業在全國范圍內部署開展了干部人事檔案專項審核工作，落實中央從嚴管理干部的要求，整治干部檔案管理工作中的不正之風，和檔案造假行為。

（二）為干部管理部門能夠公平公正的選人用人提供真實、全面、完整的檔案信息

檔案材料收集作為檔案管理工作的起點，從材料形成、材料移交、材料歸檔等各方面來保障檔案材料的真實和有效性，全面、完整地反映干部在“德、能、勤、績、廉”等方面的基本情況，為干部考察提供有力的信息保障。

二、當前多數企業干部檔案材料收集歸檔工作中存在的問題

因干部檔案存在跨越周期長、涉及面廣，在干部檔案材料的收集、歸檔工作中存在一些問題，主要表現在如下幾個方面：

（一）缺乏對干部人事檔案管理的意識

多數國有企業領導對人事檔案管理認識上存在誤區，認為人事檔案管理工作只要做到不泄密、不丟失、能應付外調、查檔就可以了，沒有認識到檔案管理工作對企業未來發展的重要性。

（二）干部人事檔案材料收集較難，同時缺乏完整性和準確性

主要變現在：（1）收集方式較為傳統，且因宣傳力度不夠而存在一定的收集困難。（2）因檔案管理規范性不足，導致干部人事檔案材料缺乏完整性、準確性和真實性。

（三）干部人事檔案管理人員的隊伍建設需要進一步加強

企業檔案管理員多為兼職，均有各自的業務工作，在檔案工作方面的精力投入不足，再加上關于檔案材料收集歸檔的業務知識專題培訓較少，在一定程度上影響了檔案材料收集的質量。

（四）缺少強有力的制度保障

干部人事檔案管理涉及的內容較為廣泛，在管理過程中必備的干部人事檔案管理制度較少，很多都是照搬現有制度，對檔案材料收集歸檔的內容、范圍、工作要求標準等沒有細化。

三、優化建議

基于此，筆者圍繞以上四個問題提出相應的思考和優化建議，如下：

（一）開展業務培訓和意識宣貫，提升檔案管理人員專業技能和思想意識

將日常學習與集中學習相結合，組織檔案管理員進行業務培訓。定期學習中組部關于干部人事檔案材料管理的工作要求，向企業員工宣導檔案材料管理的重要性和價值，提升全體員工的檔案管理意識，使其積極配合做好干部人事檔案材料工作。

（二）應用新技術創新檔案材料的收集及保管工作

將干部人事檔案中的學歷、簡歷、工作信息、職稱信息、崗位信息、社會關系等資料借助掃描工具，由紙質文件轉化為電子圖片，錄入計算機形成專門的數據庫；同時根據相關信息的動態變化，定期進行更新，以此實現干部人事檔案材料的歸檔、查閱、分類、整理、認定等智能化。

（三）建立干部人事檔案材料收集與管理的機制

基于研究，筆者認為有3個機制急需建立。（1）建立干部檔案材料的收集機制，掌握形成干部人事檔案材料的動態信息，主動聯系相關部門收集干部人事檔案材料。（2）從加強入檔材料真實性和完整性角度出發，建立雙人登記審核制度，嚴把“入口關”，確保歸檔材料真實有效。（3）根據上級規定的十大類干部人事檔案內容，將27小類應收集歸檔材料進行歸類，逐項明確制作、收集的責任部門和責任人。在干部人事檔案材料收集移交時，對材料名稱、收集格式、最后期限等做出詳細且明確的要求。

四、總結

在新形勢下，檔案材料的收集歸檔不可避免的要求檔案管理部門從整體的宏觀統籌逐漸向微觀、細節處拓展。檔案管理工作者要履行服務于企業各部門職責，在檔案材料的收集過程中，融入以人為本、協調發展、可持續發展的理念，為檔案工作可持續發展奠定堅實的基礎。

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