強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識(shí)”提升檔案工作效率

蘇榮濱

摘要：辦公室文秘負(fù)責(zé)辦公室檔案管理工作，其檔案意識(shí)對(duì)檔案工作的結(jié)果會(huì)產(chǎn)生非常巨大的影響。本文圍繞“辦公室文秘檔案意識(shí)”展開討論，希望能夠幫助辦公室文秘提高自身檔案意識(shí)、優(yōu)化檔案管理工作，以便保證辦公室檔案管理質(zhì)量契合實(shí)際需求。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;檔案意識(shí);檔案工作;工作效率

辦公室文秘是單位內(nèi)部負(fù)責(zé)文件起草、文書檔案處理的人員，是文書檔案的形成者。保證醫(yī)院辦公室文秘有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，不僅能夠保證辦公室文書檔案相關(guān)工作的質(zhì)量和效率，還有利于推動(dòng)醫(yī)院管理工作整體發(fā)展，進(jìn)而強(qiáng)化醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促使醫(yī)院在激烈的市場(chǎng)環(huán)境中立于不敗之地。

一、強(qiáng)化辦公室文秘檔案意識(shí)的重要性和必要性分析

（一）決定檔案資料是否能夠完整歸檔

辦公室文秘負(fù)責(zé)辦公室檔案搜集、整理、記錄等，利用眾多檔案匯總構(gòu)成檔案文件。如果辦公室文秘有著較強(qiáng)的檔案意識(shí)，那么就可以較為全面的整理各種會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、各種制度文件等，并將之合理歸入檔案類別，形成系統(tǒng)、完整的檔案資料，檔案資料的完整性將能夠得到最大程度的保全。反之，如果辦公室文秘檔案意識(shí)較差，那么檔案資料的收集和整理將會(huì)比較隨意敷衍，寶貴的檔案資料將可能面臨缺失問題，進(jìn)而浪費(fèi)寶貴的辦公室檔案資料[1]。

（二）決定檔案功能是否能夠充分發(fā)揮

辦公室檔案的收集最主要目的是為日后的管理工作提供相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。檔案使用價(jià)值的發(fā)揮與辦公室文秘人員的檔案意識(shí)之間存在著緊密的聯(lián)系，如果文秘人員的檔案意識(shí)較強(qiáng)，檔案資料的完整性較高，檔案資料的功能發(fā)揮將會(huì)更完善，否則檔案資料的功能發(fā)揮將會(huì)遭受影響，于推動(dòng)醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量發(fā)展所能夠產(chǎn)生的效力也將十分的微弱。

二、當(dāng)前階段辦公室文秘檔案管理問題分析

當(dāng)前階段，由于大多數(shù)的醫(yī)院內(nèi)部辦公室文秘缺乏檔案意識(shí)，這導(dǎo)致辦公室文秘檔案管理過程存在問題，且以如下兩點(diǎn)最為嚴(yán)重：

（一）辦公室文秘素質(zhì)整體較差

當(dāng)前階段，醫(yī)院辦公室文秘人員大多不是專業(yè)的檔案管理人員，很多人在從事檔案管理工作之前未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，還有些人完全不了解檔案管理，由于檔案管理素質(zhì)較低，在工作過程中遭遇實(shí)際的檔案管理問題時(shí)，很難采取恰當(dāng)措施妥善處理問題。與此同時(shí)，部分辦公室文秘缺乏檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，檔案管理過程比較隨意，檔案丟失、檔案混亂等問題屢見不鮮，還有些檔案人員沒有積極提高自身檔案管理技能和方法的思想，在檔案管理過程中過分借鑒自身經(jīng)驗(yàn)，這無疑也給檔案管理質(zhì)量提高設(shè)置了障礙[2]。

（二）檔案管理細(xì)節(jié)被忽視

部分醫(yī)院辦公室文秘人員并不重視檔案管理的細(xì)節(jié)，檔案管理工作的重心被放置于文件起草文秘服務(wù)等工作方面，檔案的整理歸檔等工作未被重視，檔案管理細(xì)節(jié)存在明顯問題和漏洞，進(jìn)而導(dǎo)致檔案遺失、缺損問題頻頻發(fā)生，嚴(yán)重的影響了辦公室檔案的使用價(jià)值。

三、強(qiáng)化辦公室文秘檔案意識(shí)，提高檔案管理效率的策略

想要提高辦公室檔案管理的效率，醫(yī)院方面必須有意識(shí)的強(qiáng)化辦公室文秘檔案意識(shí)，要充分考慮當(dāng)前的辦公室文秘檔案管理問題，立足于問題設(shè)置策略，在實(shí)際操作時(shí)，應(yīng)關(guān)注如下3個(gè)方面：

（一）加大對(duì)辦公室文秘的教育培訓(xùn)力度

首先，醫(yī)院方面應(yīng)該積極制定良好的人才聘入機(jī)制，積極引入優(yōu)質(zhì)的、專業(yè)的辦公室文秘人員。其次，醫(yī)院方面應(yīng)該加大對(duì)現(xiàn)有的辦公室文秘的教育培訓(xùn)力度，要借助教育培養(yǎng)工作提高其專業(yè)素質(zhì)，使之能夠具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)，能夠擁有豐富的檔案管理知識(shí)，較高的檔案管理技能，能夠妥善的處理檔案管理問題，并保證檔案價(jià)值發(fā)揮。最后，醫(yī)院方面應(yīng)該重視對(duì)辦公室文秘的日常審核和考察工作，要提高辦公室文秘的檔案意識(shí)關(guān)注度，確保辦公室文秘能夠積極自主的提高自身素質(zhì)，保證時(shí)刻具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)。

（二）加大辦公室文秘的檔案實(shí)踐操作力度

由于辦公室檔案管理工作對(duì)辦公室文秘的檔案管理實(shí)踐能力要求較高，因此，醫(yī)院方面應(yīng)該有意識(shí)的為辦公室文秘提供檔案實(shí)踐操作機(jī)會(huì)和平臺(tái)，要確保辦公室文秘能夠在實(shí)踐的過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，能夠提高自身的檔案意識(shí)，規(guī)范檔案收集、鑒別、歸檔等，提高檔案管理質(zhì)量[3]。

（三）引導(dǎo)辦公室文秘自主強(qiáng)化檔案管理工作

辦公室檔案的最大價(jià)值在于檔案的可利用性。因此，醫(yī)院方面應(yīng)該幫助辦公室文秘人員強(qiáng)化檔案資料的利用導(dǎo)向，要以檔案利用為出發(fā)點(diǎn)妥善處理檔案管理工作，要確保檔案管理服務(wù)于醫(yī)院內(nèi)部其他部門的檔案使用需求，最大程度的去挖掘檔案資料的價(jià)值，保證檔案的使用效能。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是辦公室文秘工作的重要組成，辦公室文秘的檔案意識(shí)會(huì)對(duì)辦公室檔案管理產(chǎn)生巨大的影響。當(dāng)前階段，辦公室檔案管理過程存在一些問題，究其原因無疑是辦公室文秘檔案意識(shí)薄弱。正因?yàn)榇耍t(yī)院方面應(yīng)該加大對(duì)辦公室文秘的教育培訓(xùn)力度，要為辦公室文秘提供實(shí)踐操作的機(jī)會(huì)，引導(dǎo)辦公室文秘自主強(qiáng)化檔案管理，促使辦公室檔案充分發(fā)揮自身效力，進(jìn)而全面提高醫(yī)院檔案管理的效率和水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔淑花.強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識(shí)”提升檔案管理工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：145-145.

[2]嚴(yán)文枝.檔案管理在現(xiàn)代文秘工作中的重要作用[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2017（44）：86.

[3]李小瑩.淺談文秘工作與檔案管理的有效結(jié)合[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（1）：112-112.