企業(yè)檔案管理信息化研究

李茹

摘要：在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，為現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案信息資源收集、管理和使用提供了服務(wù)，基于信息化提高企業(yè)檔案管理水平，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與決策提供服務(wù)。以此，本文對(duì)企業(yè)檔案信息化意義進(jìn)行分析，重點(diǎn)討論企業(yè)檔案管理信息化的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;信息化

在信息化背景下，提高了企業(yè)的綜合技術(shù)水平，對(duì)于企業(yè)檔案管理的水平也具有一定的要求。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理具有部分問(wèn)題與弊端，利用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量水平，從而進(jìn)一步提高企業(yè)檔案的管理水平，此為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的重點(diǎn)。那么，本文就分析了信息化對(duì)于企業(yè)檔案管理的影響，并且對(duì)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展中的主要對(duì)策。

一、企業(yè)檔案信息化的意義

企業(yè)檔案信息化要滿足合理合法需求，使用科學(xué)管理方法的先進(jìn)管理手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中所產(chǎn)生設(shè)計(jì)文檔、公文、音像等檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，方便企業(yè)使用與整合。檔案信息化的功能就是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)一系列包括處理轉(zhuǎn)化、信息收集、存儲(chǔ)歸檔等全過(guò)程，使檔案具備實(shí)用性、可擴(kuò)展性的特點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的共享，提高檔案的使用率[1]。

企業(yè)檔案信息化管理方式和先進(jìn)技術(shù)相互結(jié)合，將網(wǎng)絡(luò)作為主要平臺(tái)，以此提供給企業(yè)部門(mén)精準(zhǔn)數(shù)字信息和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。傳統(tǒng)檔案模式是通過(guò)檔案工作人員實(shí)現(xiàn)文件的手工管理、收集、備份與查閱，其他部門(mén)對(duì)資料查閱的時(shí)候，檔案管理人員要以目錄、編號(hào)等檢索方式到檔案庫(kù)仔細(xì)的查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。另外，紙質(zhì)借閱會(huì)導(dǎo)致紙張遺失或者受損，尤其是對(duì)于鐵塔、建筑等需要長(zhǎng)期保存的檔案，如果文件損毀或者缺失，就無(wú)法復(fù)原，對(duì)文檔的保存工作是非常不利的。假如企業(yè)利用檔案管理信息化的手段，錄入數(shù)據(jù)就為電子文件，查詢(xún)較為方便，并且不需要擔(dān)心文件受到損壞，并且共享資源，最大化的使用檔案[2]。

二、企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展對(duì)策

（一）重視企業(yè)檔案管理信息化

目前大部分企業(yè)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益尤為重視，忽視了企業(yè)檔案信息管理，無(wú)法將其擺到正確的位置中，在實(shí)際工作過(guò)程中只說(shuō)不做，影響了企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展。企業(yè)檔案信息化管理能夠使企業(yè)檔案管理水平與效率得到進(jìn)一步的提高，還是企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化主要手段，各企業(yè)要重視檔案信息化管理，將企業(yè)檔案信息化管理融入到企業(yè)發(fā)展主要行程中，從而提高企業(yè)檔案信息化的發(fā)展步伐。

（二）完善企業(yè)檔案信息化管理制度

要想提高工作效率，就要?jiǎng)?chuàng)建完善管理制度。在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，對(duì)企業(yè)檔案信息化管理重視。只有企業(yè)檔案信息化管理制度較為完善，對(duì)檔案信息化管理的規(guī)范化、規(guī)范化進(jìn)行保證。由于現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理并不被人們重視，導(dǎo)致缺乏完善制度和管理制度，無(wú)法有規(guī)可循、有法可依。為了能夠解決此問(wèn)題，企業(yè)檔案管理部門(mén)就要實(shí)現(xiàn)完善管理制度的創(chuàng)建，對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行明確，使檔案管理人員意識(shí)得到提高，以此規(guī)范化的開(kāi)展檔案信息化[3]。

（三）提高檔案管理人員信息化素養(yǎng)

使高素質(zhì)檔案管理人員和企業(yè)檔案信息化的發(fā)展具有密切關(guān)系，檔案管理人員不僅要具備專(zhuān)業(yè)檔案管理至少，還要熟練的掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)。企業(yè)對(duì)信息化管理培訓(xùn)力度重視，邀請(qǐng)專(zhuān)家到企業(yè)中開(kāi)展講座，并且通過(guò)優(yōu)秀的檔案工作人員到先進(jìn)的企業(yè)中開(kāi)展學(xué)習(xí)。在培訓(xùn)過(guò)程中結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其結(jié)合檔案信息化管理的信息技術(shù)培訓(xùn)。另外，檔案管理工作人員還要能夠牢記終身學(xué)習(xí)意識(shí)。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)在不斷的發(fā)展，以此要求檔案管理人員在工作過(guò)程中善于學(xué)習(xí)，并且使學(xué)習(xí)的信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理實(shí)踐中使用，從而學(xué)以致用，提高企業(yè)檔案信息化的應(yīng)用水平。其次，企業(yè)還要根據(jù)自身的發(fā)展規(guī)模引進(jìn)檔案人員，招錄具備信息技術(shù)與檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)復(fù)合型人才，保證順利開(kāi)展企業(yè)檔案信息化管理[4]。

（四）提高企業(yè)技術(shù)水平

企業(yè)檔案信息化管理和過(guò)硬軟件、硬件技術(shù)的支持具有密切管理。以此，就要加大硬件投入，積極的購(gòu)置檔案信息化管理需要的掃描儀、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備等，使企業(yè)檔案信息化管理過(guò)程中需要的辦公場(chǎng)所條件需求得到滿足。其次，還要重視軟件的投入，比如購(gòu)買(mǎi)或者和軟件開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)聯(lián)合實(shí)現(xiàn)滿足企業(yè)自身需求的檔案管理應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)，對(duì)企業(yè)辦公自動(dòng)化和檔案信息化管理軟件使用的整合。對(duì)企業(yè)檔案信息化安全管理進(jìn)行重視，做好物防、人防、技防等，并且實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)備份，對(duì)檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期的更新，實(shí)時(shí)開(kāi)展計(jì)算機(jī)殺毒，積極使用數(shù)據(jù)身份認(rèn)證系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)重要檔案信息安全進(jìn)行保證。

更重要的就是企業(yè)檔案信息的安全問(wèn)題，在管理過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)要實(shí)施企業(yè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，宣傳企業(yè)檔案工作要點(diǎn)，使各個(gè)部門(mén)都重視信息安全;提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，使制度建設(shè)得到加強(qiáng)，從而強(qiáng)化檔案工作人員對(duì)于信息安全與保密認(rèn)知。在技術(shù)方面，定期的查毒并且掃描計(jì)算機(jī)，檢查是否出現(xiàn)病毒，對(duì)檔案信息安全進(jìn)行保證。通過(guò)物理或者網(wǎng)絡(luò)手段設(shè)置滿足系統(tǒng)要求的安全策略，對(duì)檔案信息有效的保護(hù)。實(shí)現(xiàn)分機(jī)密碼的設(shè)置，定期更換核心密碼，保證安全[5]。

（五）創(chuàng)建科學(xué)企業(yè)檔案信息化管理模式

傳統(tǒng)企業(yè)檔案信息化管理模式落后于時(shí)代的發(fā)展，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代新時(shí)期企業(yè)檔案信息化管理需求，所以開(kāi)展企業(yè)檔案信息化的重點(diǎn)之一就是科學(xué)信息化的管理模式。企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)建有序、高效的檔案信息化管理模式，并且創(chuàng)建統(tǒng)一檔案管理信息化平臺(tái)，利用使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行接收、統(tǒng)計(jì)、查找、發(fā)送、瀏覽和使用，從而提高檔案信息的共享率，使檔案管理工作效率得到提高，真正實(shí)現(xiàn)檔案全面信息化。

三、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案信息化為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中尤為重要的部分，還是促進(jìn)企業(yè)信息資源整合、提高企業(yè)檔案資源使用效率，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)與管理提供決策服務(wù)的主要依據(jù)。在信息時(shí)代背景下，要求企業(yè)管理人員重視檔案信息化管理，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員信息素養(yǎng)，提高信息化管理經(jīng)費(fèi)投入，對(duì)信息化管理基礎(chǔ)進(jìn)行改善，完善信息化檔案管理制度體系，使企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平得到提高，以此為企業(yè)的發(fā)展提供幫助和支持。

參考文獻(xiàn)：

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[5]陳秀娟.關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題和對(duì)策分析[J].城建檔案，2017 （3）：26-27.