基于WBS的研究生招生工作分解

于寧

摘要：引入項目管理的理念，對研究生招生工作進行WBS 分解，并與傳統招生工作方式進行對比。分析發現，基于WBS 的研究生招生工作分解可以提高招生管理的規范化和精細化水平，達到有效規劃、提升效率、科學評估的目的，是研究生招生模式創新的一次有益探索。

Abstract： Based on the concept of project management， Work Breakdown Structure （WBS） was applied to the graduate enrollment work in this paper， which is compared with the traditional mode of enrollment. It is found that the application of WBS in graduate enrollment work can improve the standardization and refinement level of enrollment management， and achieve the purpose of effective planning， efficiency improvement and scientific assessment， which is a beneficial exploration on the innovation of graduate enrollment mode.

關鍵詞：研究生;招生;WBS;工作分解

Key words： postgraduate;enrollment;Work Breakdown Structure;work breakdown

中圖分類號：G643? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2019）25-0093-03

0? 引言

研究生招生工作是研究生教育的首要關口，對于確保研究生培養質量發揮著重要作用。在國家持續深入推進研究生教育綜合改革的大背景下，研究生招生工作的改革創新迫在眉睫。當前，研究生招生工作一定程度上還存在統籌規劃不夠合理、配合參與部門職責分工不夠明確、招生管理不夠規范精細、招生質量效益評估不夠科學等諸多問題，急需解決和改進。本文引入項目管理的理念，利用WBS方法探索改進研究生招生工作，以提升研究生招生質量效益。

1? WBS方法概述

1.1 WBS的概念

WBS（Work Breakdown Structure，工作分解結構）就是把項目包含的所有工作任務按照內在結構或者實施過程，逐層細化分解為若干工作單元，直到每個最小工作單元的任務內容獨立單一、便于責任分配和管理，并能直觀反映出各項工作在整個項目中的地位作用[1]。WBS結構化組織和定義了項目的全部工作范圍，能夠明確各項工作之間的界限，不僅可以作為項目實施的工作依據，還有助于制定項目計劃、控制項目進度、實現過程監控[2]。

1.2 WBS的作用

WBS作為項目管理中一種常用的基本方法，其作用主要有以下五方面：

①有效規劃設計項目管理的整體思路。通過對項目自上而下的逐層分解，可以使復雜的項目簡單化，使項目管理的思路更加明確合理，各項任務操作性更強，有助于項目經理和團隊確定和管理項目的各項工作。

②清晰體現項目工作的全部范圍和相互關聯。WBS的百分之百法則確保了WBS必須包含100%的項目工作范圍[3]，即通過把WBS底層的各項工作逐級向上匯總，確保沒有任何遺漏或者多余的工作，同時，WBS也可直觀體現出各項工作之間的相互聯系和界限。

③建立系統完整的目標體系。WBS詞典作為工作分解結構中的支持性文件，針對WBS中的每個工作單元，詳細描述了項目的活動和可交付成果[4]，還包括進度安排、成本預算、質量標準等內容，有利于對項目的有效控制和監督，同時為項目驗收評估和成員績效考核提供參考依據。

④幫助項目經理進行責任分配。WBS與負責相關工作的組織部門聯系起來，就形成了責任分配矩陣，這可以直接體現出各部門的職責分工，使項目成員清晰了解每項任務的責任分配情況，并能就任務內容相互之間進行有效溝通。

⑤有助于掌控項目重大關鍵節點。從工作分解結構中可以區分關鍵工作和次要工作，定義項目的里程碑事件，在重大事件節點前，及時檢查項目運行情況并進行有效控制，同時使高層管理者容易掌握項目的進展和完成情況。

1.3 建立WBS的方法步驟

建立WBS的基本方法就是分解。一般可按照以下步驟進行：①分析項目的可交付成果和相關的工作任務。②確定WBS的結構和分解程度。根據項目的特點，明確分解思路，選擇基于成果（系統）還是基于工作過程進行分解[5]。項目的復雜程度和規模大小不同，WBS的分解層次也不同。分解的詳細程度要適中，確保利于責任分配和管理。不能過度分解，增加工作量的同時可能造成資源浪費、效率降低。③將項目進行逐級分解。即將上一級的工作內容細化分解為下一級更詳細的組成部分，直到按照計劃的分解程度，確定每個工作單元相對獨立。④給WBS的所有組成項進行編碼。⑤檢查分解的正確性。通過檢查，確保所有組成項對于完成上一級工作是充分而且必要的。

2? 基于WBS的研究生招生工作分解

2.1 研究生招生職能定位

研究生招生單位負責本單位研究生招生工作的組織實施，按照國家招生政策要求，主要職責包括：根據上級要求編制研究生招生計劃;編制招生章程、招生專業目錄和考試大綱;組織研究生招生宣傳和考生咨詢服務工作;組織考生報名，審查考生報考資格;負責研究生招生考試的具體組織實施和錄取工作;處理其他研究生招生相關事務等。

2.2 研究生招生WBS

根據研究生招生的職能定位和工作特點，基于招生的工作過程，建立研究生招生WBS。研究生招生工作可分解為明確年度招生任務、擬制發布招生章程、招生宣傳、碩士推免報考錄取、碩士統考報考錄取、博士報考錄取、招生總結等7大類、31分類、146項的五級結構。研究生招生總體WBS分解結構示意圖見圖1。

因研究生報考錄取階段工作程序較多、工作內容較為復雜，對碩士統考報考錄取、博士報考錄取兩個階段建立WBS，以加強研究生招生工作的計劃和控制。具體見圖2、圖3。

3? 基于WBS的研究生招生工作分解與傳統方式的對比分析

基于WBS的研究生招生工作分解，與傳統的招生工作方式進行對比分析，在統籌規劃、管理方式、工作效率、總結評估等方面都具有明顯優勢。

3.1 招生管理規范化和精細化水平得到提升

傳統的研究生招生工作中，工作人員多是憑經驗辦事，對工作的流程和細節缺乏研究，工作標準不高。基于WBS的研究生招生工作分解，是按照工作過程的思路進行分解的，這為工作人員梳理了自己所需完成工作的每個環節，明確了各項工作的具體要求，也為后續制定招生工作制度規范和實施細則奠定了基礎。

3.2 招生統籌規劃得到改進

傳統的研究生招生工作中，往往由于缺乏統籌規劃，導致同類工作重復進行。比如博士和碩士、應屆生和在職人員的招生宣傳工作，如果統籌規劃不夠充分，將會徒增工作量，浪費有限資源。在年度研究生招生工作啟動階段，運用WBS方法提前細化分解各類工作，能夠有效理清工作思路，把握工作全局，抓住工作重點，提升工作的針對性和有效性。

3.3 招生工作效率得到提高

傳統的研究生招生工作中，參與配合的部門和人員職責界定不夠清楚，部門之間的溝通協調工作消耗了工作人員的很多精力。WBS的建立，可以明確相關部門和人員的職責分工，避免出現推諉扯皮、責任不明的現象，同時各部門人員可以就某項具體工作直接找到相關負責人溝通，避免任何工作都要先反映到招生主管部門，再轉達到相關人員。

3.4 總結評估的科學性和傳承性得到加強

傳統的研究生招生工作中，對招生的總結評估主要集中在招生的數量、質量等工作成果，對招生各環節的工作過程沒有全面的評價。WBS分解結構為全面評估招生工作過程和工作成果提供了依據，同時每個工作人員完成的所有工作都登記在冊，可以作為個人工作講評和績效考核的參考。招生工作的一個周期完成后，可以對WBS進行修改完善，形成WBS樣板延用到下一周期，為新年度的招生工作和新加入的工作人員提供指導。

4? 結束語

引入項目管理的理念，利用WBS方法改進研究生招生工作，是研究生教育改革中的一次創新實踐，同時也是應用項目管理理論開展研究生招生工作的有益探索，這為后續提升研究生招生質量效益開拓了思路，為研究生招生實行項目化管理提供了借鑒。

參考文獻：

[1]魯維，王京，楊卿.基于WBS的綜合管理工作分解[J].項目管理技術，2015，13（4）：36-39.

[2]任斌.基于項目管理的車輛裝備中修管理過程研究[D].國防科學技術大學，2009.

[3]周小橋.項目管理工具系列談之七——工作分解結構（WBS）：定義項目的工作范圍[J].項目管理技術，2006（1）.

[4]（美）項目管理協會.項目管理知識體系指南[M].四版.北京：電子工業出版社，2009.

[5]白思俊.現代項目管理概論[M].電子工業出版社，2013.

[6]羅萌.淺析研究生教育質量的提升——美日研究生教育經驗啟示[J].價值工程，2011，30（30）：193-194.