關于基層檢察機關檔案管理規范化研究

摘 要 本文在檢察改革基層檢察機關檔案工作面臨新的挑戰背景下，圍繞如何提升基層檢察機關檔案管理規范化水平進行研究，首先介紹了基層檢察機關檔案管理規范化的概念，然后探討基層檢察機關檔案管理存在的問題，最后提出提高基層檢察機關檔案管理規范化水平的相關措施。

關鍵詞 基層檢察機關 檔案管理 規范化

作者簡介：李建麗，天津市薊州區人民檢察院干警。

中圖分類號：D926.3 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.10.074

一、基層檢察機關檔案管理規范化概述

檢察檔案是檢察機關在各種活動中形成的，以紙質、音像、實物等形式記載的對國家和社會有保存價值的歷史記錄，包括文書檔案、訴訟檔案、實物檔案、照片檔案、會計檔案等，其中訴訟檔案是檢察機關履行法律監督職能過程中形成的專門檔案。檢察機關檔案管理的規范化發展，對檢察院各項工作的順利開展，檢察改革的順利進行，起著重要的保障作用。基層檢察機關檔案管理規范化應當是通過一系列的規章制度、先進設備，規范檢察檔案從收集、鑒定、整理、保管、利用等整個流程，提高工作效率。它不僅包括紙質檔案的規范化，還包括電子檔案的規范化。既需要有基礎設施保障，溫濕度計、滅火器、除濕機等基礎設施配備齊全，還需要人才保障，有了解檢察業務、懂檔案工作的專業檔案工作人員，有輔助檔案工作的兼職檔案員，專兼職檔案工作人員能相互配合，共同完成檔案工作。基層檢察機關檔案管理規范化，能夠實現各門類檢察檔案的整合利用，有利于提高檔案借閱工作的效率，有利于培育獨特的檢察文化，推動檢察工作創新發展。

二、基層檢察機關檔案管理存在問題

（一）信息不對稱

信息不對稱是信息經濟學的名詞，意指契約關系中的一些參與人擁有而另一些參與人不擁有信息的狀況。檢察機關檔案管理的信息不對稱是指，上下級檢察機關之間、同級檢察機關之間、同一檢察機關內部人員之間信息不對稱，造成檔案管理標準不一、資源浪費的現象。以筆者所在的檢察院為例，我院每年都會招錄一批人員，新錄用的人員分到各部門以后，大部分從事內勤工作，也是兼職檔案人員，他們的檔案工作經驗基本來自之前的內勤，對檔案如何歸檔，缺乏系統性、規范性的認識，嚴重影響歸檔檔案的質量。某一年度內，筆者參加了同級檔案局和上級檢察機關在不同時間舉行的檔案工作培訓，由于檔案整理流程有固定的模式，除非相關規章制度變化，所以檔案工作培訓的內容大體類似，但是作為基層檔案員兩次培訓都應當參加，這就容易導致人力資源、時間資源的浪費。

（二）規章制度不健全

電子檔案是隨著計算機、大數據技術的發展出現的，基層檢察機關的電子檔案主要包括以數據形式存儲的訴訟、文書、照片、音像檔案。現在基層檢察機關檔案工作經過多年的發展，紙質檔案從收集、整理到借閱利用等的規章制度已形成一套相對完善的體系，相比之下，有關電子檔案管理的規章制度尚不健全，突出表現為“重紙質輕電子”，對電子檔案的收集、存儲與利用處在探索研究的過程中。

目前，很多基層檢察機關在積極進行檔案數字化建設，但是檢察機關的工作有其特殊性，而檢察機關對電子檔案如何存儲沒有統一的標準，如何利用沒有專門的規定，只是堅持“優先利用電子檔案”的原則，尤其是檢察改革以后，監察機關與檢察機關之間的聯系更加密切，建立健全基層檢察機關電子檔案利用的規章制度，保證電子檔案利用的安全性尤為迫切。

（三）檔案數字化標準不統一

為迎接社會科學技術發展給檔案工作帶來的挑戰，提高檔案工作效率，更好地服務檢察工作大局，基層檢察機關高度重視檔案信息化工作，投入大量人力、物力、財力進行檔案數字化建設。現在大多數基層檢察機關積極進行檔案數字化工作，并且大部分基層院選擇將檔案數字化工作外包，但是目前數字化外包公司提供的保密資質是針對公司本身的，缺乏針對檔案數據庫軟件的專門保密資質。而按照高檢院的要求大部分基層檢察機關已經完成分級保護工作，檢察機關內網使用的軟件都是有保密資質的，保密等級較高，將沒有保密資質的檔案數據庫軟件在檢察內網使用，既不符合保密要求，也容易發生保密安全問題。另外，基層檢察機關檔案數字化的標準也不統一 ，比如有的檢察院數字化時間比較早，圖片分辨率為200dpi，有的檢察院數字化時間晚，圖片分辨率達到300dpi，圖片存儲格式多種多樣，有TIFF、PDF、JPG等。

（四） 檔案人員后備儲蓄力量不足

基層檢察機關的專職檔案人員一般1至2人，基層檢察檔案工作與其他檢察工作相比更加繁瑣，人員少，任務重，是基層檢察檔案工作的現狀。基層檢察機關大多數忽視了對檔案后備人員的培養，一旦檔案人員離崗，很難立即找到新的檔案人員接替，給檔案交接工作帶來很大的問題。做好檔案交接工作，有利于明確檔案人員責任，確保檔案工作連續不斷有序進行，是檔案規范管理的必由之路。基層檢察機關對檔案交接工作的重視程度還不夠，未把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。新舊檔案人員的交接時間短，交接工作沒有規章制度約束，容易導致交接工作不完整，有遺漏，會為日后的檔案管理埋下隱患。

三、提高基層檢察機關檔案管理規范化水平的相關措施

（一）建立溝通協調機制

建立健全檢察機關橫向-縱向溝通協調機制，搭建溝通平臺，確保政令統一，推進檢察機關檔案工作規范發展。

一是增加雙向交流溝通。加強同級檢察機關、上下級檢察機關之間的溝通交流，基層檢察機關遇到問題要及時向上一級檢察機關反饋，利于上級機關及時掌握基層檢察機關檔案工作的動態，發現問題及時解決。同級檢察機關之間也要增進交流，相互學習先進經驗，督促改進不足之處，提高本機關檔案工作水平。

二是建立科學的培訓制度。基層檢察機關內部要建立檔案工作的常規培訓制度，為新招錄人員舉辦檔案工作培訓，使新入職人員了解檔案工作，輔助做好本部門檔案歸檔工作。建立彈性培訓機制，賦予檔案人員一定的參加培訓的自由，如其某年度內已參加檔案工作培訓，可視實際情況，選擇是否再參加由另一部門舉辦的類似培訓，減少資源浪費。

三是充分利用新媒體。微信、微博等新媒體的發展，為日常工作中的溝通提供了便利條件，提高了溝通效率，節約了溝通成本。上級機關做好組織規劃，積極利用新媒體，搭建檢察機關內部交流溝通平臺，加大力度向外界宣傳檢察檔案工作，讓更多的人了解檢察檔案工作。

（二）完善規章制度

完善的規章制度，是檔案管理規范化的前提。如火如荼的檢察改革，不斷變化的實際情況，要求基層檢察機關的各項檔案管理規章制度，與時俱進，不斷創新，適應改革的發展和時代的步伐。

一是要強化基層檢察機關檔案工作人員的檔案規范化管理意識。增強質量意識，狠抓歸檔檔案質量，檔案收集、鑒定、整理、借閱等檔案各方面工作的開展，嚴格按照標準執行，確保制度執行到位。不斷加強檢察業務知識和檔案專業知識的學習，提高自身業務能力，更新檔案工作理念，為檢察檔案工作規范化發展提供堅實的后盾。

二是完善電子檔案管理規章制度。基層檢察機關要加快出臺電子檔案借閱規定，注意公安、監察等外單位的借閱程序，確保電子檔案的借閱安全，防止泄密、失密，更好地服務于檢察調研、辦案工作。

三是加強落實紙質檔案管理規章制度。檔案收集要明確歸檔范圍;檔案鑒定要嚴格按照檔案保管期限表進行;檔案整理要嚴格執行《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》《歸檔文件整理規則》等相關文件;檔案借閱要嚴格審批程序。

（三）統一檔案數字化標準

以上級院為主導，科學規劃，加速推進檔案數字化進程，統一檔案數字化標準，包括統一使用檔案數字化外包公司、數據存儲格式，圖片分辨率、查詢字段等，為以后實現信息資源共享掃除障礙。加強檔案管理系統功能開發，其功能既要符合檢察檔案工作的特點，又要滿足檔案借閱工作的需要，提高檢索效率，有利于檢察檔案資源的開發，有利于基層檢察檔案工作的開展。檔案管理部門、檢察機關和保密部門應當就數字化外包公司提供的檔案管理系統的保密資質問題進行研究，確定保密資質的認定機關，解決檔案管理系統使用中的保密問題，實現檔案管理系統與檢察內網的無縫銜接。

（四）培育檔案工作新生力量

基層檢察機關的上級領導要重視對檔案工作新生力量的培養，保持檔案人員的相對穩定，更有利于基層檢察檔案工作的可持續發展。有新檔案人員入職，上級檢察機關、同級檔案局要及時組織檔案工作培訓，提升新檔案人員的履職能力。基層檔案人員要在平時工作中養成記工作筆記的良好習慣，在工作中遇到的重要問題、參加檔案工作培訓、重要會議等，都應當形成文字記錄，對以后的檔案人員有重要的參考價值。檔案人員要保持高度責任感，交接工作時要有交接手續，標明交接的工作名稱、內容，防止遺漏，確保各項工作交接到位。檔案人員離崗或調動工作單位時，先辦理工作交接手續，然后辦理調動手續，上級領導要提前安排新的檔案人員接管其工作，避免檔案工作出現斷層，也為“以老帶新”預留出合理的時間。

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