自由超越：公關理軟件的先行者

夏勃川

公關管理軟件，是指可以滿足公關行業業務與財務管理要求的軟件，其業務管理主要包括：公關項目管理、公關采購管理、公關媒體管理、公關財務管理。具體功能還可以按應用領域再進行細分，如針對公關活動管理功能包括：客戶管理、合同管理、立項管理、預算管理、供應商管理、采購管理、收入管理、支出管理和結算管理。對于媒介與財務的管理，還需要具備更多功能。

全面、深入、有效地實施管理軟件，可以幫助企業整合業務管理，提高管理效率和企業組織的響應能力，加強內部管控，積累管理資源，降低擴張成本，對于較大的集團企業，以及希望快速成長的中小企業來說，其作用是毋庸質疑的。

在這里，我們從以下幾個角度，談談與公關管理軟件相關的主要問題：

一、公關OA軟件如何選型

很多企業都會將信息化建設誤解為OA，經常會有人提問：“公關OA軟件如何選型？”，但這種理解和定位是有嚴重問題的。

事實上，OA軟件難于承受信息化的重任，各行各業使用OA完成信息化建設，往往只能解決簡單的收發文、行政、溝通等日常管理工作，一旦深入核心務管理，失敗的案例比比皆是。相比之下，OA更適合以下范疇的應用。

1.OA適合簡單的業務

OA的設計目標，是支持業務表單的快速定制及業務流轉。因此其強項是簡單業務表單的定制和流程的定制。一旦涉及復雜業務，則無法應對業務的多樣性、復雜性、關聯性和完整性。

2 OA適合孤立的業務。

oA軟件的設計目標，通常是以孤立業務模型為基礎的。而公關廣告行業真實的業務應用，業務的關聯性極強，從業務的執行過程看，預算的成本控制、采購模式、支付模式、財務結算，幾乎所有的業務都是相互滲透、關聯和制約的。從核心業務來看，項目、財務、采購、財務這四個因素在主要業務的場景中，幾乎也全部是相互關聯的。

3 OA適合表面的業務。

多數OA軟件為了體現“大而全”的特點，會堆砌一些業務，如銷售管、CRM、知識管理、項目管理、財務管理。然而Et客戶深入使用后，就會發現在面臨大部分真實業務場景時，OA軟件無法支持。

當前，公關行業經營的內部和外部因素都在發生快速的變化，如何提升內部效率，通過創新來應對新的服務和管理模式，已經成為管理者們的新課題。公關行業的管理軟件，作為支持企業規模化、規范化、精細化管理的重要工具，已越來越多地被企業所重視。

因此，當公關公司真正希望對管理軟件進行選型時，需要注意以下點：

1.管理軟件要適合企業的組織、業務、管理模式，而不是企業適應軟件產品。

2.公關管理軟件要幫助客戶建立業務運營和管理模式，助力企業的規模擴張、異地管理、集團化管理。

3.公關管理軟件要能融合多種業務模式，包括活動，媒介，數字營銷等業務的管理能力，從而為企業提供統一的管理能力。

4.公關管理必須具備實現真正的業務財務一體化的能力。

已經有越來越多的用戶，認識到了OA軟件的能力在公關行業應用的問題與局限性，從而在軟件選型或升級時做出更加正確的選擇。

二、公關管理軟件的發展趨勢

公關管理軟件，是為公關行業服務的。因此，必須順應行業與管理的變化，跟隨甚至超越行業的發展，滿足公關行業不斷變化的管理需求。換句話說，對于從事管理軟件的研究與實施的企業，應研究行業的變化，為客戶提供適應變化的能力。

1.業務融合的趨勢

公關行業的業務形態多樣，且在快速衍變。活動、媒介、數字營銷、媒體購買等業務形態，已迅速融合。很多企業都面向客戶提供融合的業務服務。因而，公關管理軟件需要具備融合業務的管理能力。

2.業務財務深度一體化的趨勢

業務形態的增加以及數據密集形業務（如數字營銷），使得財務的管理難度和工作量迅速加大了。財務人員有苦難言，不但疲于應付大量的基礎工作，也難于完整體的核算目標。公關廣告行業的業務財務一體化，不是簡單的費控或報銷，也不是簡單地邀請財務人員進行審批，而是要深入融合業務與財務的管理數據。有效地構建數據融合共享的體系，最大限度打通業務與財務。因此公關管理軟件，必須可以有效解決業務與財務的深度整合與協同的問題。

3.業務模式靈活的趨勢

公關管理軟件面對的企業管理模式極為靈活，企業的規模、企業發展歷史、企業在產業鏈的位置、企業成長的不同階段的述求、企業的投資管理模式、企業的商業模式等因素都可能會導致管理軟件的不同。

因此，公關管理軟件不是標準的快餐，而應是具備高度靈活定制能力的大餐。這些標準都是公關oA軟件難以勝任的。這也是為什么很多企業實施與使用失敗的原因。因此，公關管理軟件必須具備靈活滿足客戶需求的能力。

三、媒體資源管理的融合之道

媒體資源，是公關廣告公司提供媒體傳播項目服務的重要資源。不同的企業，業務重點不同，服務行業不同，媒介資源來源不同，項目管理模式不同，在媒介資源的管理上，會存在較大的差異。隨著公關傳播業務的不斷增長與變化，積累優質媒體資源，管控媒體采購成本，為客戶或項目提供協議價格標準，以及供應商支付業務，都是日常較為重要的媒介管理工作。

不管是傳統媒體還是新媒體，對于媒體資源的有效管理，在技術和業務上一直都是較難的課題。而且近年來社會化媒體，移動營銷，數字營銷等業務的迅速崛起，媒體資源的種類和表現形式大量增長，價格變化的頻率也在提高。媒體資源的管理，對媒體項目的影響越來越大，因此亟待對多種媒體融合業務進行有效的管理。而解決媒體資源的管理問題，必須面對以下融合業務的管理問題。

1.媒體資源的融合

媒體類型的多樣化，首先帶來不同的媒體資源的刊例表現形式的差異。若以簡單的統一的方式管理媒體資源，在資源使用中，會極為不便。因此，對于不同的媒體資源的呈現，應盡量按媒體的個性化的表達呈現，從而使用戶可以直接看到不同媒體的主要特性。包括媒體的類別、鏈接、類別細分、價格范圍、粉絲數量范圍、媒體刊例表達方式，甚至供應商聯系方式等。

2.媒介與活動項目融合管理

媒介資源的使用，必須納入到公關媒介項目管理中，甚至是與活動項目完全融合。在項目中，會存在針對媒介執行的預算，也可以與活動項目的預算編制在一起，從而形成可提供媒介與活動融合業務的管理平臺。

3.媒介采購業務融合管理

媒體采購同樣也很重要，這是供應商準入，項目執行質量，控制采購成本的重要環節。對于不同規模的企業，采購控制與執行的方式可能有差異。多數企業都需要針對媒介的采購管理，或者針對媒介的采購需求、詢價比價。與傳統活動類型采購相比，新媒介資源的量大，變化快，更需要在采購中進行有效監管。

4.媒介支付的融合管理

媒體供應商的特殊性，導致對媒體的支付也產生了靈活且復雜的特性。不同企業管理規范程度不同，支付方式也不盡相同。支付對象也涉及第三方對公，或不同類型的個人等。因此，具體的支付方式可能包括了規范的第三方供應商支付（稅點管理），以內部人員的借款報銷方式管理（提供清單），以及勞務支付等方式。

這些特點都表明了公關媒體項目的管理對公關管理軟件提出了的苛刻要求。這些細節的管理功能，體現了要在系統的共性基礎上管理個性業務的要求，比如項目管理、采購管理、支付管理均是在相關的業務的共性基礎上，再解決媒介管理的個性問題從而達成管理目標。

北京自由超越信息技術有限公司作為公關管理軟件的先行者，深耕公關傳播行業信息化管理十余年，為行業貢獻的成熟的公關管理軟件一一FreedomERP，可以幫助公關廣告傳媒集團企業，提供統一的平臺，管理融合活動與媒介的業務模式，可以整合業務與財務的管理、整合業務與職能部門的管理。并可為企業提供洞察經營數據，決策支持的功能，提高效率，降低成本。

以堅實的技術為基礎，跟隨行業的變化，融合業務管理，整合業務與財務，最大限度地滿足需求變化的能力，這是新一代公關管理軟件的趨勢和必備的能力。