A公司合同審核流程的優化研究

張輝

[摘 要]快速的訂單交付是一個企業的核心競爭能力，不僅可以提高公司周轉速度，提高公司投資回報率，同時也能給客戶良好的購買體驗，從而提升客戶份額和市場份額，為企業帶來更高的收入和利潤?？s短訂單交付周期，涉及供應鏈的各個環節，本文從合同審核流程出發，通過審核周期分析、隱含利用率分析以及合同錯誤分類分析方面研究問題出現的原因，為企業流程優化決策提供借鑒。

[關鍵詞]合同審核;瓶頸資源;流程

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.055

[中圖分類號]F275;F326.25[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）18-0-02

1? ? ?公司歷史與挑戰

A公司成立于20世紀90年代初，總部位于香港，是一個提供歐美廠商生產的生命科學儀器設備的專業生物貿易公司，代理的產品主要針對科研院所、各大高校以及一些行業公司的研究機構，部分產品還銷售到醫院的一些研究機構或者一些臨床醫學研究所，為他們提供諸如癌癥研究、遺傳病研究等技術平臺。表1為A公司近年來的銷售數據，從表中可以看出，從2013年開始，公司增長速度放慢，2014年不增反降，到了2014年和2015年，雖然有了增長，但是依然沒有達到2013財季的銷售額，而且人均銷售額從2011財季的93萬元，逐年走低，到2015財季下降到63萬元，在行業增長每年保持25%的趨勢背景下，A公司的營收和人均營收雙下降，這是一種不正常的現象。

表2為A公司近3年庫存數據，從中可以看出，除了公司的銷售額沒有逐年增加，庫存金額每年遞增。此外，年周轉次數從2013年的5.2次，下降到2015年的4次，存貨周轉次數有逐年惡化的情況，同時伴隨的還有凈利潤逐年下降，從2013年的192.3（10萬美元單位）下降到2015年的132.79。

2? ? ?合同審核流程存在的問題

A公司成立了幾個項目小組，對各個問題進行了更加深入的運營與數據分析，以便為企業制定切實可行的策略。但在合同審核流程方面，發現的具體問題主要包括以下幾方面。

2.1? ?合同審核的流程時間長

A公司1年的合同大約有3 300個，一天的平均處理量大約有15個，按照這個合同量，公司在分區、事業部、香港總部配備了合同和申請處理人員，但實際情況是審核期限長，有些重要的合同（例如訂單額大、客戶比較重要或者到貨期要求非常嚴格）得不到及時處理，在分區經理的銷售會議上面，后勤支持部門的速度和效率、后勤部門的處理態度，是合同交貨期關注的焦點。為了了解問題，筆者抽取了2015年冬天處于高峰期中某天的合同處理數據作為樣本，進行詳細剖析，如表3所示。如表3可知，這批合同處理時間需要22.644天，這對于公司合同一般簽訂的合同期2個月相比，占用時間少（意味著其中某個合同從進入隊列開始，到最后處理完畢，需要花費3周多的時間）。

2.2? ?合同錯誤多

經過合同錯誤的歸類和分析可以發現，目前在分區處理合同時，銷售員遞交的合同錯誤很多，需要花費大量的時間校正，從某一個月的數據可以得出合同存在的問題，如表4所示。

統計數據表明，該月總共處理了308個合同，其中，62個合同有錯誤，具體的錯誤分布參見表4，大約20%的合同錯誤率是分區合同審核期較長。數據分析表明，因為錯誤而修改的合同在分區要耽誤長達近3天的時間。

3? ? ?結 語

合同訂單審核的主要問題是資源不平衡，造成下游工序等待，影響整個流程的處理速度，要想加快整個流程的處理速度，需要解決合同錯誤率的問題以及分區秘書的處理能力問題，解決了這兩個問題，整個流程速度就會大大加快。當合同審核流程處理加快后，能夠實現客戶高度體驗以及快速交貨，不僅能提升公司的銷售收入，也能降低因此帶來的庫存成本和機會成本，從而進一步提升公司績效。

主要參考文獻

[1][美]杰拉德·卡桑，克里斯蒂安·特維施.運營管理——供需匹配的視角[M].任建標，譯.北京：中國財政經濟出版社，2006.

[2]任建標.21世紀工商管理MBA系列新編教材——戰略運營管理[M].北京：清華大學出版社，2004.