數(shù)字時代交通運(yùn)輸人事檔案管理對策

李宣良

摘 要：數(shù)字時代人們需要發(fā)覺生活中各種各樣的數(shù)據(jù)信息，傳統(tǒng)的人事檔案管理主要以人工收集為主。科技水平逐年提高，數(shù)據(jù)量的增加，人工收集方式已不適用。計(jì)算機(jī)的興起，為檔案數(shù)字化管理提供了基礎(chǔ)。目前，各單位檔案管理存在非常嚴(yán)重問題，急需重新建立數(shù)字管理平臺，解決目前所存在的問題。數(shù)字化平臺建立將會面臨諸多問題，文中對數(shù)字化時代交通運(yùn)輸人事檔案管理提出了一些新的辦法，這些辦法已在單位開始試點(diǎn)實(shí)施，在各位員工的積極配合下已取得良好的反映。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代；數(shù)據(jù)信息；檔案管理

1 檔案管理必要性

（1）工作人員人事管理。工作人員人事檔案是在今后工作中考察、培養(yǎng)、升職的重要依據(jù)，也是在團(tuán)隊(duì)建設(shè)，黨政管理方面具有很大意義。[1]平時工作表現(xiàn)，業(yè)績都需要進(jìn)行記錄，若選用手工方式，實(shí)際中不可取。進(jìn)行工作人員數(shù)字化平臺建設(shè)勢在必行。數(shù)字化可以將員工信息及時錄入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，通過設(shè)置數(shù)據(jù)分析軟件，就可以自動將員工業(yè)績等信息進(jìn)行整理。在年終考核時可以快速設(shè)置評選條件，系統(tǒng)就會推薦出符合要求的人員。（2）人事管理效率有效增加。人工收集檔案，在大型運(yùn)輸企業(yè)需非常多的收集人員，一方面費(fèi)時費(fèi)力，另一方面出錯率比較高，同時也存在信息更新不及時等情況。采用數(shù)字化管理平臺后，一個工作人員可管理公司的一個部門，這樣不僅節(jié)省人力物力，還降低了信息錯誤率，各種人員的變動信息也可以得到及時更新。這樣實(shí)現(xiàn)了企業(yè)人事檔案管理數(shù)字化。[2]

2 單位人事管理現(xiàn)狀

（1）人事管理缺乏。單位對人事管理的力度不足，使得運(yùn)輸部門檔案管理工作無法及時開展，導(dǎo)致了許多管理比較混亂的現(xiàn)象。①人事管理領(lǐng)導(dǎo)在思想上重視人事工作，但實(shí)際中執(zhí)行力不足，造成許多人對此事不重視；②員工個人對自己的信息匯報(bào)時存在不完善、虛假等情況，造成人事管理混亂現(xiàn)象，極大地阻礙了工作的開展；③單位工作人員的快速增加，個人信息不能及時得到完善。人事管理工作人員的壓力逐漸增減，資金投入不合理等因素，使得部分人事檔案存在丟失、損壞。（2）檔案存在造假。實(shí)際工作中，許多工作人員檔案存在一些個人信息造假等情況。人事檔案是單位考察個人的基礎(chǔ)依據(jù)，若造假這種行為不及時加以制止，這將會影響到整個企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)信譽(yù)。在法律上，雖有各種法律法規(guī)對這種行為有約束，但實(shí)際中是沒有辦法杜絕的。目前，人事答案主要內(nèi)容包括年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等方面。有許多員工的信息大部分是無法查證的。這些亂象極大的阻礙了工作的開展。（3）管理模式單調(diào)。現(xiàn)在，人事檔案管理工作雖開始使用數(shù)字化技術(shù)，但還無法建立完整的管理體系，但卻沒能建設(shè)統(tǒng)一的人事管理系統(tǒng)。大多數(shù)部門存在管理方式單調(diào)，檔案管理比較分散，沒有明確的負(fù)責(zé)人，責(zé)任無法落實(shí)，工作無法進(jìn)行。數(shù)字管理辦法，這將極大地增加各部門之間的信息及時互通，部門之間合作辦公也很方便，這樣認(rèn)識管理工作效率會得到很大提高，使得管理方式方便。

3 改進(jìn)對策

（1）健全單位管理制度。按數(shù)字化的要求整改工作人員信息制度、鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)遞、保密等制度。檔案工作人員使用數(shù)字化管理方式可快捷的甄別個人信息，確保個人信息真實(shí)性。企業(yè)單位健全各種官方信息查詢制度，實(shí)行不定期抽查。若經(jīng)查出信息造假等情況，將嚴(yán)肅處理。（2）加強(qiáng)檔案工作人員紀(jì)律意識。企業(yè)組織人事管理部門負(fù)責(zé)人不定期參加人事管理方面知識學(xué)習(xí)，強(qiáng)化人事工作人員管理意識，進(jìn)行管理工作中，必須依據(jù)公司和國家法律法規(guī)的規(guī)定，根據(jù)實(shí)際情況及時調(diào)整管理辦法，人事部門人員要研究適合企業(yè)人事管理辦法，建立完善的管理體系。尤其在工作中應(yīng)明確每位工作人員的責(zé)任，專人負(fù)責(zé)，把各項(xiàng)工作得以落實(shí)，及時做到各個部門信息互通，及時改進(jìn)。（3）加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)。在單位建設(shè)嚴(yán)格、規(guī)范的檔案收集網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大信息收集范圍。運(yùn)輸人事組織部門應(yīng)主動向人事檔案材料形成科室、工作人員本人和其他相關(guān)人員收集信息材料，嚴(yán)格按照法律法規(guī)整理收集材料，督促企業(yè)各部門定時報(bào)備人員檔案材料，公司領(lǐng)導(dǎo)及時掌握本單位工作人員人事檔案信息情況；完善單位內(nèi)部檔案材料提交制度，深度挖掘人事管理方面的辦法，相關(guān)工作人員必須明確自己任務(wù)。按時完成各種資料的整理工作，在規(guī)定時間內(nèi)，將材料移交給相關(guān)人事管理人員；建全不定期檢查制度，及時督促人事工作人員檢查，避免個人信息材料遺漏、丟失。

4 規(guī)范工作流程[3]

（1）嚴(yán)格管理。運(yùn)輸部門應(yīng)完善人事檔案由專門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)不定期查閱制度，規(guī)定可以查的領(lǐng)導(dǎo)級別，必須要有完善的審批手續(xù)。（2）規(guī)范操作流程。查檔人員首先要在負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)處提出申請，由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)對查檔事由、是否需要查檔原因加以核實(shí)。人事部門對查檔申請?jiān)蜻M(jìn)行審查，確保符合公司和國家規(guī)定。（3）態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)。各種人事檔案的移交必須要嚴(yán)格審查，避免造成檔案材料缺失。如發(fā)現(xiàn)檔案信息虛假、缺失等不符合收錄要求等方面問題，需及時向上級管理領(lǐng)導(dǎo)單位反饋，根據(jù)具體情況將檔案退回或要求補(bǔ)充信息。符合各種相關(guān)規(guī)定后，再由管理人員放入數(shù)據(jù)庫。（4）及時反饋。根據(jù)單位規(guī)定時間，必須在規(guī)定時間內(nèi)對提交信息進(jìn)行處理，若工作人員不能及時處理，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對負(fù)責(zé)人員作出相應(yīng)處罰。重要文件必須保證遞交路徑安全、可靠。特殊信息嚴(yán)謹(jǐn)郵寄或替交。（5）手續(xù)齊全。單位人事檔案必須經(jīng)過各個部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，才允許人事檔案信息變動，變動過程必須要有變動證據(jù)，步驟詳進(jìn)記錄，并保存好變動回執(zhí)單；人事接收檔案時，嚴(yán)格審核后，應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)遞單的回執(zhí)上簽名蓋章，立即遞交給相關(guān)單位。接收的檔案，在專門工作人員審查后，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)檔案轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫保存。

5 結(jié)語

信息時代的推動下，規(guī)范人事檔案管理工作改革勢在必行，各行各業(yè)都將面臨各種各樣的管理難題。這對人事管理工作人員的工作提出了更高的要求。在新時代工作中，交通運(yùn)輸大力發(fā)展，給人事檔案管理工作也帶來了很多問題。一名好的人事領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)更加重視單位的人事檔案管理制度的完善工作，完善檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理人員辦事能力和自身素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)單位人事檔案數(shù)字化管理，并對該方法加以推廣。為了提高自身專業(yè)素養(yǎng)，樹立正確的價(jià)值觀，充分發(fā)揮個人潛能，提高工作服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

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[2]洪斌.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].黑河學(xué)刊，2018（06）：177-178.

[3]莫韶琳.淺談如何規(guī)范管理醫(yī)院人事檔案[J].科技風(fēng)，2015（13）：247.