信息化在運輸檔案管理中的使用方法

李宣良

摘 要：經(jīng)濟增長離不開交通發(fā)展，檔案管理在運輸中非常重要，現(xiàn)今數(shù)據(jù)量爆發(fā)式增加對檔案管理提出了更高的要求。目前，計算機技術、網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，為運輸檔案信息化管理提供了可能。信息化處理各種數(shù)據(jù)具有很高的時效性，運用到運輸檔案管理中將極大的增加檔案管理的科學性，使檔案管理系統(tǒng)更加完善，提高了檔案的管理水平。同時信息化管理可較少人力的投入，檔案信息更新時效性提高，減少了錯誤率。信息化技術的應用，充分的發(fā)揮了計算機的優(yōu)勢。文中就信息化技術在現(xiàn)代交通中如何利用提出了幾種高效使用方法。

關鍵詞：檔案管理；數(shù)據(jù)量；時效性；信息化

城軌交通的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)信息呈J型趨勢增長，先前單位的檔案管理模式已無法滿足日益增加的數(shù)據(jù)量，大部分單位都在探索新時代下檔案管理辦法。單位人事檔案管理直接影響到單位的企業(yè)形象和單位的發(fā)展方向。單位領導們也開始注重各部門的檔案管理辦法基礎作用，[1]加強人事檔案管理人員的培訓和職業(yè)操守。檔案管理中基層的材料收集工作十分重要，如要做好必須要有扎實的基本功。為了快速解決目前所面臨的問題，文中設計了幾種信息化時代該如何快速實現(xiàn)檔案管理的辦法。[2]

1 信息化檔案管理的作用

1.1 人事檔案包含的內(nèi)容

人事檔案就是一個工作人員的身份證，它是面試的敲門磚，檔案將伴隨我們整個職業(yè)旅程。所以單位的檔案管理十分重要，但檔案管理采集工作涉及的問題非常多，關乎到各個方面的內(nèi)容，包括收集、整理、校對、調(diào)研、抽查和歸檔等內(nèi)容。上述這些步驟將直接關乎到檔案的真實性和可靠性，這些基礎工作的內(nèi)容必須要交給專門的人事負責人員，由工作人員統(tǒng)一整理，同時事情責任必須要落實到個人。

1.2 人事檔案的作用

關于檔案其實許多人都不太注意這類問題，導致現(xiàn)在許多單位都不太注重這內(nèi)問題，使得許多部門出現(xiàn)人事檔案管理亂象。現(xiàn)代經(jīng)濟的快速增長，人事變動也快速增加，這對人事檔案管理提出了新的要求。現(xiàn)在許多工作人員經(jīng)常想著換工作，但單位的人事檔案沒有及時更新，這將會嚴重的影響到人事工作變動，同時也阻礙了個人事業(yè)的發(fā)展。檔案是求職者邁進新工作大門的基石，無論個人多優(yōu)秀，也必須要有一份優(yōu)秀的檔案。無論去那個單位都離不開人事檔案推薦。

2 職工檔案管理所存在問題

目前運輸企業(yè)，主要資產(chǎn)就是機動車和駕駛員。并且是高風險的工種，如果職工切身利益得不到保障，可能隨時形成安全隱患。目前企業(yè)的人事存在以下問題：

（1）管理意識淡薄。運輸企業(yè)正式編排在冊員工在減少，所以員工大多是臨時雇傭工。這也人員對人事檔案沒有了解，認為是今天高興在干活，不高興就離職。企業(yè)也認為企業(yè)和駕駛員是雇傭關系，隨時可以解雇。所以沒必要投入資金對駕駛員的檔案進行管理，從而企業(yè)中沒有形成檔案管理。

（2）管理體制不健全。國家從2019年起，社保的合并，使得運輸企業(yè)進行人員招聘的零時工，非正式職工。也需要繳納進行社保等。這需要職工詳細的檔案情況，但是在以前臨時招聘的職工并沒有人事檔案，使得工作始終處于被動狀態(tài)。

（3）管理人員業(yè)務能力不足。檔案管理人員應該具有專業(yè)的能力和素質(zhì)，而目前的情況是檔案管理人員大多是一個單位沒有太高技術含量的工作，更是一些職工認為養(yǎng)老的崗位，根本沒有鉆研其相關業(yè)務。干什么都敷衍了事，檔案隨便亂填，在職工工作變動等需要檔案情況下，顯得非常混亂。

（4）檔案管理不規(guī)范。單位人事檔案管理工作人員對工作沒有足夠的重視，使得企業(yè)人事管理跟不上時代的發(fā)展步伐。很少單位有健全的工作體制用來完善檔案管理制度。

3 信息化管理辦法

3.1 重視檔案管理

人事部門領導必須做好對下屬工作人員檢察力度，不定期組織部門員工進行培訓，從思想上端正工作人員的態(tài)度。只有這樣才能從根本上解決人事管理工作懈怠、滯后等亂象，才能讓員工工作更加認真。信息化檔案管理辦法可以有效地簡化人事檔案的收集和處理工作，在很大程度上節(jié)約了時間，提高工作效率。檔案管理者必須研究單位人事年齡結構，優(yōu)化人事管理辦法，找到適合單位發(fā)展人事管理制度。

3.2 嚴格監(jiān)察制度

檔案管理辦法改革需要一段時間，首先需做好前期的收集和整理工作。單位領導必須要作出嚴格的檔案審批制度，做好分層、分批次審批。堅決制止人事工作人員懈怠工作。收集工作必須具體到個人、各片區(qū)，收集的材料及時整理分析，盡快交給上級領導部門審批，工作人員不能越級上報。整理數(shù)據(jù)時必須對檔案全面普查，對于未編寫標題、頁碼、類別號、案卷號或者標題不明的檔案，進行重新的整理，必須在短時間內(nèi)把內(nèi)容補充完整。

4 結論

信息化檔案管理辦法的實行，在今后一段時間內(nèi)交通信息化將臨著非常大的發(fā)展機遇，發(fā)展信息化人事管理辦法將是交通信息化建設的重要方向。檔案管理是非常基礎的工作，也是評判一個單位的標準之一。為了使單位各部門井然有序的發(fā)展，需加快信息化進程。信息快速增長的社會中做好此項工作十分必要。通過信息化建設改革，目前單位的人事檔案管理亂象基本消除，同時也逐漸形成了一種完善的制度，促進單位的發(fā)展。

參考文獻：

[1]徐建.淺析現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用[J].科技風，2016（16）：147.

[2]鄭艷燕.文書檔案管理系統(tǒng)的設計與應用研究[J].科技創(chuàng)新與應用，2018（34）：87-88.