淺析VLOOKUP函數在學生檔案管理中的應用

高俊 朱吉雨

摘 要：本文結合筆者工作實際，從學生檔案信息的調取、學生成績數據的合并、制作學生成績報告單三個方面，探討了VLOOKUP函數在學生檔案管理中的靈活應用。解決了不同數據表間的數據合并與調取問題，在提高工作效率的同時確保數據的準確性，謹此為相應工作人員提供參考。

關鍵詞：VLOOKUP；檔案管理；數據合并

學生檔案管理工作是學校教育管理工作的重要組成部分，也是學生管理工作的核心內容。我校在籍學生逐年增多，學生管理人員的工作越來越繁雜，各種信息表的收集、整理、報送等任務往往是時間緊、任務重、難度大，占據了工作人員的大量精力。本文結合學生檔案管理工作中的常見問題，利用辦公室普遍應用軟件EXCEL中的VLOOKUP函數功能，設計探討了幾種有效的輔助手段，希冀對相應人員提高工作效率有所幫助。

1 VLOOKUP函數語法特點

VLOOKUP函數是Excel中的一個縱向查找函數，其功能是在表格或數值數組的首列查找指定的數值，并由此返回該數值所在行中指定列處的對應值，形象地說，VLOOKUP函數的功能就是告訴你“找誰”、“到哪里找”、“找誰要什么”、“怎么找”。如圖1所示，VLOOKUP函數的語法主要包括四個參數，其中“lookup_value”即是“找誰”的查找值；“table_array”即是“到哪里找”的表格數組區域；“col_index_num”即是“找誰要什么”的指定列在數組區域的排序值；“rang_lookup”即是“怎么找”的查找方式，是一個邏輯值，0或False表示精確查找，1或True表示模糊查找。

2 VLOOKUP函數應用實例

2.1 學生檔案信息的調取

管理學生檔案時，如果是需要單一或少數學生的信息，可以采取復制與粘貼的方法。如果要從全院所有學生數據表中查找一個班或者一個系部的幾十或幾百余人信息，便可利用VLOOKUP函數來處理，不僅節省工作量，而且確保數據的準確性。

現有2017級新生報名信息總表，是新生報名期間錄入的原始數據，其中包括的字段共有報名序號、姓名、性別、身份證號、政治面貌、民族、戶籍性質、家庭地址和聯系電話等20多項詳細信息。此表雖信息全面，但卻是根據報名先后次序建立的，沒有規律，所以在具體工作中必須要做進一步的處理。現有2017級電子商務大專2班60位同學名單的信息表，需要填全報名信息總表的相關數據，此時，就可以利用VLOOKUP函數。在“17電子商務大專2班”工作表中B2單元格輸入“=VLOOKUP（A2，報名信息總表！

B：Z，2，0）”，在C2單元格輸入“=VLOOKUP（A2，報名信息總表！B：Z，3，0）”，以此類推，注意col_index_num參數的數值，分別調用“報名信息總表”中“性別”、“身份證號”、“民族”等對應字段中的數據，完成后，框選B2：H2區域，移動鼠標至區域右下角，待光標變成黑色十字狀時，快速雙擊，則整個表格自動填充需要的數據，完成結果如圖2所示。

2.2 學生成績數據的合并

在學籍管理中，科目成績是評定學生學業優劣的重要指標，也是學生能否按期取得畢業證書的重要依據。利用VLOOKUP函數的強大功能，制作簡易方便的學生成績匯總表，可以輕松提高工作效率。

將現有16級機械設計專業2016學年的成績總表，與系部上交的2017學年第一學期成績合并到一起。具體步驟如下：16機械設計成績總表中新增2017學年第一學期的科目名稱順序與班級上交的成績表科目順序一致，在N2單元格中輸入“=VLOOKUP（B2，'[16機械設計與制造班.xlsx]16機械設計'！B6：J39，3，0）”即可得到機械設計基礎科目的成績，依次類推，分別可得到互換性與技術測量、現代企業管理、心理健康教育、電工電子技術和應用文寫作的成績。

2.3 制作學生成績報告單

因工作原因，除需要將班級成績匯總之外，還需要將每個學生每學期的成績告知家長。輸入學號后，調取學生姓名，在之前完成的16級機械設計專業成績總表中獲得該學生本學期的各科成績。

3 結語

VLOOKUP函數以其靈活多變的數據查詢和調取功能在現實生活中廣泛應用，在高校各項管理工作中實現了學生信息數據的整合共享，方便了工作人員對數據的整理與規范。

參考文獻：

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