分析高職院校文書檔案數字化管理方案

劉洋

關鍵詞：高職院校;文書檔案;數字化;管理方案

現階段我國已經逐漸的邁進了信息時代，所以在信息技術不斷發展的今天，信息技術己經逐漸滲透到各行各業，其中就直接包括檔案管理領域。在過去的高職院校文書檔案管理中，很多時候都是采用文書的檔案形式，這種以紙質材料保存原始文件資料的方式雖然能夠有效、客觀地反映歷史，但是其利用價值不高，而且一旦保存不善就會出現檔案丟失的情況，而且在進行高職院校文書檔案管理的過程中會浪費大量的人力、物力，直接會降低高職院校文書檔案管理效率。

1高職院校文書檔案數字化管理的重要性

在對高職院校文書檔案數字化管理的重要性進行深入分析的過程中需要從幾個方面來闡述：第一個方面就是數字化檔案管理是完善檔案管理的有效措施，第二個方面就是數字化檔案管理是強化信息安全性的必然選擇。

1.1數字化檔案管理是完善檔案管理的有效措施

現階段很多管理人員都意識到傳統的管理模式已經不能滿足現階段越來越多的檔案，所以需要進新型的管理模式，而高職院校選擇開放的數字化管理模式就能夠實現檔案的科學化、數據化管理。

1.2數字化檔案管理是強化信息安全性的必然選擇

檔案信息作為記錄高職院校各項事業的重要依據，其信息的安全問題理應擺在檔案管理的首要位置。

2做好高職院校文書檔案數字化管理的路徑

在對做好高職院校文書檔案數字化管理的路徑進行深入分析的過程中需要從幾個方面來闡述：第一個方面就是轉變傳統的管理觀念，提高對檔案管理的認識;第二個方面就是高職院校文書檔案管理人員用先進技術，做好檔案加工;第三個方面就是管理人員要加強計算機網絡及數字化信息網絡建設。

2.1轉變傳統的管理觀念，提高對檔案管理的認識

在對轉變傳統的管理觀念，提高對檔案管理的認識進行深入分析的過程中需要從幾個方面來闡述：第一個方面就是高職院校領導要開拓思路、更新觀念;第二個方面就是檔案管理工作者自身要提高檔案管理意識。

2.1.1高職院校領導要開拓思路、更新觀念

高職院校的領導需要引進新型的文書檔案數字化管理，并注重檔案對于學校日后發展的重要性，從而為檔案管理提供一個更安全的環境，其中主要包括幾個方面：第一個方面就是購置設備、第二個方面就是擴建館舍等，在增加必要資金投入的基礎上不斷的更新檔案系統，從而更好的進行檔案管理。

2.1.2檔案管理工作者自身要提高檔案管理意識

對于高職院校文書檔案管理人員來說，自身需要提升檔案管理意識，而且要對自己的工作充滿信心，了解自己這份工作的重要性。在日常的工作中不僅僅要對檔案進行認真的整理、歸檔還需要對其進行細心的保管，進而確保檔案的完整性和有效性。

2.2高職院校文書檔案管理人員用先進技術，做好檔案加工

在對高職院校文書檔案管理人員用先進技術，做好檔案加工進行深入分析的過程中需要從幾個方面來闡述：第一個方面就是應用計算機技術做好檔案信息的檢索、處理、整合，第二個方面就是利用微縮技術翻拍、留存、傳遞檔案信息。

2.2.1應用計算機技術做好檔案信息的檢索、處理、整合

現階段隨著信息技術的不斷發展，網絡在人們的生活中已經占據了非常主要的位置，而且通過信息技術不僅僅可以轉變傳統的高職院校文書檔案管理模式還可以提升高職院校文書檔案管理人員的管理效率，通過數字化的特點保證高職院校文書檔案可以更好的應用在各個方面。而且現階段科技也一直在不斷發展，信息技術對于高職院校文書檔案的處理功能也日益強大，大容量、高速度的信息技術不僅僅可以快速對檔案信息進行檢索、歸檔還可以極大地減輕了檔案工作人員的勞動強度，讓高職院校文書檔案管理人員可以更好的進行檔案管理工作，在保證檔案安全和準確度的基礎上提高檔案的管理效率。同時存儲在計算機中的檔案信息還能夠實現統計、打印、傳遞、編目等多種功能的步驟，將所有的流程一起制作出來，極大提高了高職院校文書檔案管理人員的工作效率。

2.2.2利用微縮技術翻拍、留存、傳遞檔案信息

微縮技術就是將文件按照一定比例縮小，通過感光材料拍攝下來，制成微縮復制品，

進而完成存儲、傳遞、使用的一項技術。

2.3管理人員要加強計算機網絡及數字化信息網絡建設

在現階段的高職院校文書檔案管理中，很多管理人員都開始采用新型的檔案管理模式，將信息技術逐漸的融入到高職院校文書檔案管理中，進而提高高職院校文書檔案管理效率。而且通過這種新型的檔案管理模式還可以減輕高職院校文書檔案管理人員的工作壓力，讓管理人員可以管理更多的檔案，并保證檔案的安全。通過信息技術的引進可以了解到的就是高職院校文書檔案最終的傳播模式就是通過互聯網，這就需要高職院校文書檔案管理人員開始學習新型的檔案管理模式，不斷的引進最新型的網絡技術，從而在高職院校文書檔案管理的過程中逐漸建立一套傳輸效率高、安全、穩定的信息網絡，然后將檔案管理同網絡逐漸的結合到一起，真正意義上實現高職院校文書檔案信息資源跨區域傳遞以及跨部門傳遞，一旦有需要檔案的人員便可以通過最有效的方式讓其獲得自己想要的檔案，從而讓檔案管理人員更好的進行管理檔案。

綜上所述，隨著新課標的不斷深入，在現階段的高職院校文書檔案管理中，很多管理人員都逐漸意識到傳統的管理模式已經無法滿足現階段的檔案管理需求，所以高職院校文書檔案的工作人員需要轉變傳統的管理模式，在傳統的管理模式中逐漸的引進數字化管理，通過信息技術來實行高職院校文書檔案職責。只有這樣才能讓提高自身的管理水平，同時也讓高職院校文書檔案更永久的保存下來，給高職院校日后的發展打下堅實的基礎。