高職院校檔案管理工作水平及提升方法

李鵬宇

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理工作;提升方法

檔案管理是高職院校中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，其關(guān)系到學(xué)校的很多方面內(nèi)容，如，學(xué)生服務(wù)、黨政管理和教學(xué)組織等，這對(duì)高職院校的發(fā)展具有重要的影響。不同于普通高校，高職院校在教學(xué)模式以及辦學(xué)思想上都存在差異，所以，這也讓高職院校的檔案管理也具有一定的特殊性，所以，這就需要院校的檔案管理人員能夠結(jié)合其特殊性，有效的開展檔案管理工作，提升管理的效率和效果，滿足高職院校的教學(xué)目標(biāo)以及發(fā)展要求。

1、高職院校檔案管理工作中存在的問題

1.1有關(guān)管理部門缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)

當(dāng)前還有很多高職院校對(duì)于檔案管理工作都缺乏重視程度，這就影響了在具體檔案管理工作上的落實(shí)，院校并沒有全面認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于自身生存發(fā)展的影響，覺得檔案管理和自身的發(fā)展并沒有聯(lián)系，導(dǎo)致當(dāng)前很多高職院校的檔案管理工作中還有很多的不足以及問題。

1.2沒有健全的檔案管理機(jī)制

我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度不斷提升，對(duì)于技術(shù)人才的需求也越來越大，很多高職院校都開始擴(kuò)招，這就讓檔案管理工作量以及難度增加u-。另外，高職院校中設(shè)置了很多的專業(yè)，每個(gè)專業(yè)都有自己單獨(dú)的檔案管理辦公室，學(xué)校以及學(xué)院二級(jí)管理就會(huì)使得檔案存在較大的差異性，加上后期很多學(xué)生會(huì)在企業(yè)中進(jìn)行實(shí)習(xí)，這就會(huì)增加新的檔案。

1.3檔案管理的信息化水平不高

當(dāng)前科技在高速發(fā)展，社會(huì)中的各個(gè)行業(yè)都開始進(jìn)行信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。信息化的工作方式能夠有效的提升工作的效率和效果，當(dāng)前很多高職院校在檔案管理中也應(yīng)用了信息化，但是在信息化和網(wǎng)絡(luò)化程度上并不高，在檔案的有關(guān)方面操作中都有很多的人為因素參與，使得檔案管理工作的效果和效果受到了限制。

1.4人員素質(zhì)較低

高職院校的檔案管理工作人員普遍缺乏檔案管理知識(shí)，在實(shí)際工作中不能有效的運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)收集、整理以及編排文獻(xiàn)資料，加上高職院校的一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作人員缺乏重視，沒有對(duì)他們進(jìn)行有效的培訓(xùn)以及引導(dǎo)，限制了這些工作人員業(yè)務(wù)能力的發(fā)展。

2、高職院校檔案管理工作水平提升方法

2.1提升檔案管理信息化建設(shè)

當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展快速，并且在各個(gè)領(lǐng)域中得到了運(yùn)用，在高職院校的檔案管理中進(jìn)行運(yùn)用能夠提升管理的效率和效果。然而當(dāng)前高職院校的檔案管理信息化水平并不高，這就需要促進(jìn)信息化建設(shè)，滿足院校檔案管理的需要。高職院校需要配備檔案管理工作需要的現(xiàn)代信息化技術(shù)設(shè)備以及系統(tǒng)，為管理工作的效率提升奠定良好的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，這樣能夠顯減少檔案原件的損壞。檔案管理還要運(yùn)用有關(guān)的處理軟件進(jìn)行統(tǒng)一的管理，可見，在檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)，可以讓檔案實(shí)現(xiàn)共享性，更好的發(fā)揮出檔案的作用。

2.2提升高職院校檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作人員是管理工作的直接實(shí)踐者，因此，他們的素質(zhì)水平就很重要，會(huì)對(duì)檔案管理的效果造成很大的影響。在信息時(shí)代下，高職院校檔案管理人員需要熟練地使用各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，學(xué)會(huì)檔案的利用以及開發(fā)技術(shù)，這樣才能有效的對(duì)檔案進(jìn)行利用，充分發(fā)揮出檔案的作用。高職院校需要提升對(duì)檔案管理的重視程度，積極的引進(jìn)人才，給檔案管理人員提供更多的進(jìn)修機(jī)會(huì)，并且制定有關(guān)的工作獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)檔案管理工作人員能夠不斷的提升自己，促進(jìn)高職院校檔案管理工作者的綜合素質(zhì)提升。

2.3設(shè)置有關(guān)的機(jī)構(gòu)并配備工作

要想提升高職院校的檔案管理工作效果，就需要先對(duì)部門間的權(quán)屬進(jìn)行劃分。就現(xiàn)階段的情況而言，需要把檔案管理部門劃分到教務(wù)處，由其進(jìn)行管理，還可以把部門劃分到校辦公室管理，在檔案管理工作中要接受有關(guān)教育部門的指導(dǎo)以及監(jiān)督。還需要設(shè)置單獨(dú)的檔案室，主要負(fù)責(zé)管理高職院校的檔案工作，收集和整理好檔案之后，做好分類、統(tǒng)計(jì)和存檔等工作，為有關(guān)部門提供檔案支持。

另外，選擇檔案管理人員也十分重要，這就需要選擇專業(yè)對(duì)口的人員，且其還需要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力以及較高的素質(zhì)”。。要是有人員調(diào)動(dòng)，就需要先調(diào)動(dòng)檔案，做好有關(guān)的交接工作。檔案管理人員在工作中需要把有關(guān)政策當(dāng)做工作原則，認(rèn)真負(fù)責(zé)好自己的工作內(nèi)容，高職院校也需要加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，定期組織他們開展培訓(xùn)。針對(duì)專業(yè)技術(shù)性的職務(wù)，就要選擇聘任制度，提升工作人員的業(yè)務(wù)能力以及素質(zhì)。

2.4更新觀念，強(qiáng)化管理，提高檔案工作的服務(wù)意識(shí)

過去高職院校在開展檔案工作中一般注重機(jī)要性以及保密性，檔案資料注重保存，但是在應(yīng)用上則不足。當(dāng)前科技不斷發(fā)展，以往的檔案管理模式以及理念已經(jīng)無法滿足當(dāng)前教學(xué)改革發(fā)展的要求，所以，這就需要改變以往的檔案管理理念，進(jìn)而更好的發(fā)揮出院校檔案服務(wù)功能。對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行改革，改變管理理念是前提，需要將搞好服務(wù)放到檔案管理工作中的第一位，以學(xué)校中心工作為核心，主動(dòng)給院校中的教師、學(xué)生以及員工提供更好的檔案服務(wù)。

2.5注重高職檔案的柔性化管理

柔性化管理是一種現(xiàn)代管理模式和體制，其是基于柔性管理理論的，屬于現(xiàn)代組織模式。就中心而言，這一管理模式體現(xiàn)出的是以人為本的科學(xué)化管理，重視的不是強(qiáng)制措施，而是注重對(duì)人的行為以及心理進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上，對(duì)院校的檔案管理模式以及理念進(jìn)行創(chuàng)新，通過非強(qiáng)制性的管理方法，打破以往的硬性管理，讓管理人員能夠主動(dòng)的進(jìn)行管理，這一管理方式要更加穩(wěn)定，對(duì)高職院校的檔案管理工作效果提升具有積極影響。

綜上所述，以往的檔案管理模式和方法顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)前院校發(fā)展的需要，這就需要對(duì)以往的檔案管理理念以及模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過采取有效的措施，提升高職院校的檔案管理效率和效果，讓檔案能夠更好的發(fā)揮出自身的價(jià)值。