機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新思考

姚曉艷

摘 要：在當(dāng)前工業(yè)化建設(shè)進(jìn)程不斷加快的新產(chǎn)業(yè)時(shí)代背景下，檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，管理和維護(hù)作業(yè)是否落實(shí)到位，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要影響。鑒于此，本文主要立足現(xiàn)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位生產(chǎn)運(yùn)營，針對(duì)檔案管理和維護(hù)工作中存在的問題，提出了相應(yīng)的優(yōu)化處理對(duì)策，以此為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的健康穩(wěn)定運(yùn)行打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案;管理和維護(hù);問題和對(duì)策

一、現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理和維護(hù)問題的基本概述

“檔案”囊括基本性質(zhì)、工作內(nèi)容、用人情況、科學(xué)發(fā)展水平程度、精神文明建設(shè)情況，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效、有序運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，檔案管理的科學(xué)性、高效性與否，在一定程度上對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有間接性影響。但縱觀在當(dāng)前多元化市場競爭環(huán)境下，由于受如下諸多因素的影響，其管理質(zhì)量始終未能達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)：

（一）檔案管理工作的重視度不足

在經(jīng)濟(jì)全球化和一體化建設(shè)進(jìn)程不斷加快的新市場經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，企業(yè)規(guī)模和數(shù)量的不斷擴(kuò)增在加劇企業(yè)市場競爭力的同時(shí)，如何有效地提升企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率是現(xiàn)階段企業(yè)的核心發(fā)展方向，但由于部分企業(yè)受傳統(tǒng)發(fā)展以及管理理念根深蒂固的影響，企業(yè)管理和發(fā)展重心始終集中于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，忽視了對(duì)檔案管理的關(guān)注度，致使單位在檔案管理工作方面的人力和物力投入不足，各項(xiàng)管理工作受到一定影響的同時(shí)，企業(yè)的整體發(fā)展也受到了一定影響。

（二）檔案管理人員自身專業(yè)素養(yǎng)有待提高

檔案管理人員作為檔案管理工作的實(shí)踐者，其自身專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)水平的高低，低于檔案管理工作質(zhì)量和工作效率具有重要影響，但隨著當(dāng)下檔案管理工作量的增加，部分企業(yè)為滿足人員配置需求，不斷地降低人員選拔標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致聘用人員無論是專業(yè)能力還是綜合素養(yǎng)有待完善。作為一項(xiàng)一項(xiàng)專業(yè)、系統(tǒng)的管理工作，檔案管理不僅要求管理人員擁有細(xì)心、踏實(shí)、耐心等基本素質(zhì)，還要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，但隨著企業(yè)規(guī)模和數(shù)量的持續(xù)增加，檔案管理人員身兼數(shù)職、檔案待遇不高等問題的存在，導(dǎo)致管理人員自身專業(yè)能力有所欠缺，業(yè)務(wù)操作等方面也存在一定不足，最終對(duì)檔案管理造成了極為不利的影響。

（三）檔案庫硬件設(shè)施、不完善

信息化產(chǎn)業(yè)時(shí)代背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在便捷人們?nèi)粘Ｉ睿岣咂髽I(yè)生產(chǎn)效益的同時(shí)，將其應(yīng)用到其它領(lǐng)域中，在一定程度上也為各單位的轉(zhuǎn)型升級(jí)注入了新的發(fā)展動(dòng)力。檔案管理是企業(yè)管理作業(yè)的重要內(nèi)容，在很大程度上檔案館自身硬件設(shè)施、的完善度對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量和效率具有直接影響，但對(duì)于某些偏遠(yuǎn)地區(qū)亦或是經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)緩慢的區(qū)域，檔案管理、設(shè)施的落后性在影響現(xiàn)代化科技管理手段應(yīng)用效益的同時(shí)，檔案管理作業(yè)也始終未能得到突破性進(jìn)展，企業(yè)發(fā)展也由此受到了一定影響。

二、新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理和維護(hù)問題的優(yōu)化策略

（一）建立健全完善的檔案管理和維護(hù)規(guī)章制度

正所謂無規(guī)矩不成方圓，而近年來在進(jìn)行檔案管理和維護(hù)作業(yè)過程中，其作業(yè)質(zhì)量始終未能達(dá)到預(yù)期作業(yè)目標(biāo)的根本原因在于，管理和維護(hù)規(guī)章制度的缺失，尤其在當(dāng)前多元化市場競爭環(huán)境下，管理規(guī)章制度的不科學(xué)、不完善導(dǎo)致各項(xiàng)管理和維護(hù)作業(yè)無法落實(shí)到實(shí)處，而要想從根本上有效地改善當(dāng)前管理和維護(hù)作業(yè)問題，一方面機(jī)關(guān)事業(yè)單位需根據(jù)自身發(fā)展實(shí)況，制定科學(xué)合理的管理與維護(hù)制度，在確保各項(xiàng)管理維護(hù)工作落實(shí)到位的基礎(chǔ)上，使管理和維護(hù)人員能明確自身職責(zé)，在開展相關(guān)作業(yè)過程中，能保證各項(xiàng)作業(yè)落實(shí)到實(shí)處，另一方面機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要結(jié)合實(shí)際情況，采用定崗、定機(jī)、定人機(jī)制，規(guī)避各種隨意變動(dòng)問題產(chǎn)生的同時(shí)，以此不斷地強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位基層管理能力，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位正常生產(chǎn)奠定良好基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的宣傳力度，提高對(duì)檔案管理工作的重視

檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的重要組成部分，其管理工作質(zhì)量和工作效率對(duì)企業(yè)發(fā)展而言也具有一定影響，而為實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，確保檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處是極為必要的。通過上述分析可知，管理人員對(duì)于檔案管理工作的不重視是影響檔案管理工作效益的重要因素，為有效地改善當(dāng)前管理現(xiàn)狀，一方面基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)需加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳力度，在不斷提高人們對(duì)于“檔案”高度認(rèn)知的同時(shí)，為檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)，而另一方面企業(yè)還需加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的教育力度，在不斷增強(qiáng)檔案管理人員工作責(zé)任感和使命感的基礎(chǔ)上，為預(yù)期管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造良好條件。

（三）積極和有關(guān)大數(shù)據(jù)公司或機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作

要想在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下進(jìn)一步優(yōu)化和提高檔案管理工作，就必須將大數(shù)據(jù)有掛技術(shù)和檔案管理的實(shí)際工作緊密結(jié)合起來，因此必須解放思想，打破行業(yè)限制，積極尋求和有關(guān)大數(shù)據(jù)公司或者機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作開發(fā)，開發(fā)出真正適合檔案管理工作的大數(shù)據(jù)技術(shù)和工具，大數(shù)據(jù)無法使用單臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作和處理，必須采用分布式架構(gòu)技術(shù)等，其也必然和云計(jì)算的有關(guān)分布式處理、云存儲(chǔ)以及虛擬技術(shù)等密不可分，因此檔案管理必須要積極尋求多方合作，積極將大數(shù)據(jù)的有關(guān)技術(shù)引入檔案管理的實(shí)際工作中去。

（四）不斷地優(yōu)化和完善檔案管理模式

在當(dāng)前企業(yè)規(guī)模和數(shù)量持續(xù)增加的新產(chǎn)業(yè)時(shí)代背景下，檔案的形成過程較為繁瑣，且形成數(shù)量也較為龐大，為從根本上有效的提高管理的科學(xué)性、高效性和有效性，不斷地優(yōu)化檔案管理模式和管理手段也是極為必要的。通過大量調(diào)研數(shù)據(jù)分析可知，在進(jìn)行檔案管理過程中，信息技術(shù)的不斷發(fā)展和傳播渠道的日趨增多，在很大程度上為企業(yè)檔案管理創(chuàng)造了良好條件，但由于部分在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用過程中，未將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到電子檔案管理中，導(dǎo)致管理信息化水平較低的同時(shí)，預(yù)期管理目標(biāo)也難以實(shí)現(xiàn)，為有效地解決上述問題，將檔案信息化納入到工作日程中，為單位的檔案部門配置專門的信息化設(shè)備，是現(xiàn)階段提高檔案管理信息化水平，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的重要戰(zhàn)略手段。

三、結(jié)語

簡而言之，在當(dāng)前新市場經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，檔案管理看似簡單卻在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮了重要作用，而由于受諸多不可控因素的影響，檔案管理成效預(yù)計(jì)管理目標(biāo)之間始終存在一定差距，為此基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)主管部門需以新形勢為契機(jī)，不斷的優(yōu)化檔案管理策略，以此為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)的同時(shí)，促使檔案管理工作效能得到有效提升。

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