淺談如何做好企業檔案工作的交接

呂龍梅

摘要：企業檔案工作的交接是一項重要的基礎工作，但是企業沒有引起足夠重視，出現不少問題，本文就企業檔案工作交接存在的主要問題并提出了解決措施，以供參考。

關鍵詞：企業檔案工作;交接

企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。其中檔案工作的交接是企業檔案工作的一個重要基礎環節，它影響著檔案工作質量水平。因此，做好檔案工作的交接對檔案的安全完整和企業檔案工作的連續性顯得尤為重要。

一、企業檔案工作交接存在的主要問題

（一）制度方面的問題。企業檔案工作規章不健全不完善，缺乏檔案工作責任追究制度和檔案工作交接方面的可操作性的規定和制度。在沒有規章制度的情況下，檔案工作交接往往依靠老檔案人員的綜合素養來決定交接內容。部分企業雖然也建立了完善的檔案工作交接管理程序，但是企業往往只關注形式，并沒有關注其具體實施的效果，嚴重影響了檔案的安全完整以及檔案的真實性，也間接的影響了檔案工作交接的質量。

（二）人員方面的問題。一是分管檔案管理工作的領導、檔案人員還是監交人員，對檔案工作交接都不夠重視，造成交接工作不及時、不規范。二是檔案人員的綜合素養問題，使得檔案人員在收集、整理、保管、利用等方面檔案工作不到位，在工作交接時害怕工作存在的問題暴露出來，搞保留交接。個別檔案人員從心理上不愿意把自己的工作經驗和竅門分享出來，在交接時有所保留，有意回避重要事項和關鍵問題。三是新檔案人員沒有經驗，對檔案工作不熟悉，交接工作前也沒有做好準備工作，不清楚交什么、接什么、查什么，也看不出問題，更找不出問題。

（三）交接方面的問題。很多企業往往只重視檔案實體的交接，不重視整個檔案工作包括收集、整理、保管、統計、利用等工作的交接。如果檔案人員忽視了檔案工作交接中的重要內容和基本要求。容易使檔案工作前后脫節，工作細節和經驗得不到合理傳承，直接影響企業檔案工作的順利開展。

二、解決檔案工作交接問題的有效措施

（一）完善企業檔案工作規定和制度。企業檔案工作規定，是企業根據國家檔案法律法規，結合企業管理模式和企業實際，制定的檔案工作管理方面的綱領性的制度，也是諸項制度中最重要的制度。完善檔案工作規定是確保檔案工作的重要前提，企業應將檔案工作交接納入企業檔案工作規定，明確規定檔案人員離崗或調動工作時的要求，同時制定詳細的具有操作性的切實可行的檔案工作交接和監督細則，明確檔案工作交接相關人員的崗位職責，檔案工作交接和監交的具體內容、范圍，交接程序、監交規定和要求。企業還應完善檔案工作責任追究制度，明確責任追究的范圍、對象、內容、方式、處理辦法等，使相關崗位人員，都能夠在具體操作上遵循規定，做到有章可循、有法可依、手續嚴謹、責任明確，從而保證檔案工作的連續性，維護檔案的完整與安全。

（二）重視檔案工作的交接。一是領導要重視。檔案工作交接是企業檔案管理中的重要環節，應引起企業領導的重視，把檔案工作交接擺上重要議事日程和工作程序，在檔案人員離崗或調離工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案工作交接手續的檔案人員不得簽發調動工作通知和辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位。二是檔案工作交接相關人員要重視。第一、交接雙方對檔案工作交接要有全面、正確的認識，熟悉檔案工作交接有關規定和要求。交方除了檔案實體移交外還需將檔案工作中各環節的操作方法、步驟，經驗、需要注意的事項等進行移交，同時把自已對工作的熱愛、認真負責的精神感染給接方，為接方樹立榜樣。第二，交方做好交接的準備工作。交方應按檔案年度和各類型檔案目錄對室藏檔案進行一次清查，分門類、分載體，逐卷逐件核實;對外借檔案及時進行催還;未整理的零散文件、歸檔材料進行登記造冊后有序存放。并將各類檔案管理臺賬、檔案目錄、檔案借閱登記簿、檔案移交接收登記簿、檔案統計、檔案匯編、檔案工作中所有記錄等按要求做好交接清冊。第三、檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按規定程序辦理。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符、手續齊全。并在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

（三）提升檔案人員的綜合素養。要做好檔案工作的交接，確保檔案工作的質量和檔案的安全完整，企業檔案人員必須具備較高的素質。一是政治素養，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業;二是業務素養，要具備檔案專業知識，熟悉檔案相關的法律法規和所保管的檔案內容及操作流程;三是文化素養，要有較高的相關文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，提高綜合處理問題的能力。四是高尚的職業道德修養。五是敏銳的工作能力和觀察能力，能獨立處理工作中出現的一些問題。同時企業也應重視新進檔案人員的思想教育和檔案業務的培訓工作。

總之，企業要保持檔案人員相對穩定，才有利于檔案工作的穩定、持續發展，人員調動頻繁不利于檔案人員學習掌握檔案專業知識和操作技能，不利于企業檔案工作的連續性和健康發展。

參考文獻：

[1]《企業檔案工作規范》實施指南.

[2]王俊華.企業檔案交接工作需要注意的幾個問題[J].東方企業文化，2015.