簡析水利工程檔案管理中的問題及優化對策

柳建忠

摘要：水利工程檔案管理是一項重要的基礎性工程，是確保水利工程安全穩定運行的有力保障。本文分析了做好水利工程檔案管理的重要意義、簡述了存在的問題以及提供了解決問題的思路。

關鍵詞：水利工程;檔案管理;優化對策

水利工程檔案是水利工程建設生命周期，包括前期調研、施工推進以及竣工驗收等過程中形成的可查閱、可追索的歷史記錄，是非常重要的資料載體，也是工程驗收必須通過驗收的環節。

一、做好水利工程檔案管理的重要意義

完善的水利工程檔案資料，是全面掌握、研究水利工程最詳盡的資料，是今后管理、運行、維護水利工程必不可少的資料。如果檔案缺失或者不完整，將影響水利工程各項指標標定和調整，對工程重要部位、核心單元、關鍵設備等維修維護失去參考，危害水利工程安穩長滿優運行，甚至危及施工管理人員的人身安全。

二、現階段水利工程檔案管理存在的問題分析

隨著水利工程檔案管理的不斷創新發展，信息化水平不斷的深入推廣，相比以往全人工手工記錄歸檔，現階段水利工程檔案管理無論從科學性、靈活性還是高效性方面都取得了長足進步。但仍然還存在一些問題，要根據工程實際情況制定出科學、規范、可操作的措施，切實加以解決。

（一）檔案管理的信息化、規范化還有一定差距。檔案信息化、高效化是今后檔案管理必將的趨勢。水利工程檔案管理推行了不少信息系統，相應配套硬件設備已經具有較好水平。但是如何有效的利用系統，推動檔案管理全面科學規范，還有一定的距離。因為水利工程項目建設周期長、環節多，所需要的各類技術、施工材料設備等具有較大的復雜度，這對檔案信息的采集、歸納以及備份存儲等增加了不小難度。而且個別承包商對檔案信息處理，缺乏規劃性和層次性，采集的相關信息不全面、不系統，造成檔案資料不完善，檔案資料利用效率不高，嚴重影響了檔案歸檔質量。

（二）檔案管理缺乏科學完備的衡量標尺。怎么歸檔檔案，用什么樣的標準歸檔，哪些關鍵性內容作為檢索索引，很多水利工程單位都沒有制定明確的標準體系，沒有根據工程管理各個環節，有效的進行分類處理。個別水利工程檔案過于籠統，缺乏嚴肅性和嚴謹性，影響信息資料的歸檔和檢索。比如，對工程量的信息采集，只記錄了簡單的基礎信息，沒有對項目變更引起的工程變更、施工材料增減等方面的信息采集，導致信息采集不準。

（三）檔案管理的水平有待提高。首先是檔案管理理念的思路還沒有適應新時期檔案管理要求，還停留在手工紙質采集管理階段，對信息化技術的應用，口頭上重要，實際工作中沒有很好的重視，對信息化采集所需要的人力、物力配置不夠，忽略了管理人員的技能培訓和責任感教育，直接影響到了各項檔案制度和要求的落實。比如，在采集相關信息時，過于重視信息歸檔的及時性，沒有充分考慮工作量，造成信息采集標準不高、信息不全，檔案信息無法得到最大化利用，這與管理方式方法有著直接的關系。

三、水利工程檔案管理優化對策的思考

（一）不斷提高水利工程檔案管理信息化利用水平。在確保紙質資料及時科學歸檔的前提下，對信息化檔案進行統籌規劃、科學分類，建立系統規范的檢索體系。優化檔案管理信息系統，加大信息化系統的應用，提高信息利用效率。在檔案管理中，需要利用信息化思維，對檔案的各個環節有針對性的思考，特別要注重信息系統的異構性、安全性、完備性。如工程立項時，要采集評估方案、可行性分析、費用預算等材料信息;設計施工階段，要采集相關設備參數、工程規模、各類清單等信息，確保信息收集的全面性;驗收維護階段，要采集驗收報告、安全質量評定、維護維修方法等信息，完善檔案信息體系構建。

（二）建立科學完備的水利工程檔案管理衡量標尺。要堅持問題導向，借鑒國內國外先進標準，組織深入研究討論，對水利工程的相關環節、流程、制度和文件進行分類處理，建立科學有效、有據可查、易于操作的檔案管理衡量標尺，這樣也有利于信息系統數據的規范和管理系統應用安全。如針對水利工程財務檔案管理，需要建立完備、精準、規范、安全的檔案體系標尺。同時，需要通過外培和內培等形式，加大各項標尺的貫徹落實。在檔案管理標尺建立過程中，還要根據實際情況進行實時調整，推動標尺的更加全面、更加科學化，提高檔案信息的利用價值。

（三）加大水利工程檔案管理人員業務素質能力的提升。檔案管理水平如何，在于相關單位的重視和推動，但關鍵還是在水利工程檔案管理人員履職意識和能力水平，因此必須高度重視水利工程檔案管理人員業務素質能力的培養和鍛造，確保適應檔案管理新形勢新要求的需要。一是把培訓教育常態化。合理規劃培訓計劃和方案，對水利工程檔案管理者的履職態度、履職方式、相關信息系統應用進行全面培訓，同時，為確保培訓效果，要關注培訓后成果的運用，及時對培訓情況進行測試，督促檔案管理者提升自身能力素質。二是建立科學有效的績效考核體系。根據工作分工和類別，分別建立檔案歸檔績效考核指標，定期表彰先進分子，對工作有差距的進行談話，營造做好檔案工作比學趕幫超良好氛圍。

四、結語

水利工程檔案管理責任重大，工作繁重，各級主管部門要認真履行對工程檔案工作的監督和指導責任，切實發揮檔案業務和工程業務主管部門對檔案工作的宏觀監督、檢查和指導的職能，切實提高檔案意識、落實工作責任，重視人員管理、健全管理制度，加強檔案驗收、確保檔案保密及安全，不斷提高檔案管理能力和水平。