新形勢(shì)背景下企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理及對(duì)策探討

覃世松

摘要：本文立足新常態(tài)宏觀背景，針對(duì)企業(yè)辦公室工作展開分析討論，集中從工作理念、控制意識(shí)、管理機(jī)制以及人員素質(zhì)提升四個(gè)方面提出對(duì)策。期待為進(jìn)一步提高企業(yè)辦公室管理水平與工作效率貢獻(xiàn)綿薄之力。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室工作;科學(xué)管理

經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背景下，企業(yè)發(fā)展實(shí)踐中的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日漸復(fù)雜，這就需要企業(yè)快速構(gòu)建現(xiàn)代化管理制度，在進(jìn)一步提高企業(yè)管理能力與水平的過程中，辦公室發(fā)揮關(guān)鍵性作用。所以如何進(jìn)一步提高企業(yè)辦公室管理水平已經(jīng)成為集中關(guān)注的問題。基于此，筆者針對(duì)企業(yè)辦公室科學(xué)管理展開的分析提討論具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

現(xiàn)階段，企業(yè)現(xiàn)代化程度逐步提高，辦公室的各項(xiàng)工作基本上都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，自動(dòng)化已經(jīng)成為了辦公室工作的主要特征，這在一定程度上增加了辦公室管理工作的難度，辦公室工作效率晉一部提高的情況下，辦公室管理也面對(duì)著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。對(duì)于企業(yè)來講，辦公室的主要職能就是服務(wù)，所以新形勢(shì)背景下，如何進(jìn)一步提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量是企業(yè)辦公室需要集中思考的問題，所以企業(yè)發(fā)展實(shí)踐中，應(yīng)該以基層員工的滿意程度作為基礎(chǔ)，去衡量辦公室的整體服務(wù)能力。企業(yè)需要從全局發(fā)展出發(fā)，整體改變服務(wù)現(xiàn)狀，從進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)理念著手，對(duì)工作重點(diǎn)進(jìn)行逐層逐步的調(diào)研分析，合理、全面的搜集管理信息。與此同時(shí)，值得注意的是，企業(yè)辦公室的服務(wù)職能，要從企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略這一角度集中思考，針對(duì)辦公室工作的全過程進(jìn)行優(yōu)化，這樣可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供科學(xué)有效的依據(jù)。在執(zhí)行的過程中，必須要對(duì)服務(wù)方案的執(zhí)行情況進(jìn)行全方位的跟蹤，并做出深入性的分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作實(shí)踐中所出現(xiàn)的各類型問題，將其匯總之后即使反饋給相關(guān)管理人員，從而推動(dòng)企業(yè)的健康穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。

二、培養(yǎng)控制意識(shí)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革深化落實(shí)的新形勢(shì)下，企業(yè)的經(jīng)營范圍不斷擴(kuò)大，使得企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的能力不斷提升，在這一背景之下，企業(yè)更應(yīng)該高度重視辦公室的科學(xué)管理，對(duì)辦公室工作中的每一個(gè)細(xì)節(jié)都要給予高度的重視，最終使得辦公室可以為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而全面提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。例如，在起草文稿的時(shí)候，相關(guān)工作人員一定要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)以及運(yùn)營節(jié)奏，從全局的角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)工作的超前落實(shí)，以此為文稿起草工作的開展?fàn)幦「嗟臏?zhǔn)備時(shí)間，提高工作效率與質(zhì)量。與此同時(shí)，在開展各項(xiàng)工作的時(shí)候，一定要深層次的理解領(lǐng)導(dǎo)指示以及部署，在這一基礎(chǔ)之上深層次的展開調(diào)研，確保所收集各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，使得辦公室的各項(xiàng)工作可以切實(shí)滿足各職能部門開展業(yè)務(wù)的現(xiàn)實(shí)需要，在制定相關(guān)文件的時(shí)候，一定要對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行深層次的論證，進(jìn)而形成綱領(lǐng)性的文件。在接待事務(wù)的過程中，如果不能積極做好事前控制，那么就容易導(dǎo)致制定出來的方案合理性缺失，進(jìn)而導(dǎo)致工作實(shí)踐中出現(xiàn)披露。所以，新形勢(shì)下企業(yè)辦公室工作的開展，一定要從全局的角度出發(fā)，積極樹立事前控制意識(shí)，進(jìn)而強(qiáng)化整體控制能力，提高管理的科學(xué)程度，提高工作效率以及工作質(zhì)量[1]。

三、完善管理制度

對(duì)于企業(yè)的來講，辦公室工作的重要性是不言而喻的，為了全面實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理、科學(xué)管理，進(jìn)而提高辦公室的服務(wù)能力，為企業(yè)發(fā)展做好保障，企業(yè)辦公室一定要進(jìn)一步建立健全管理機(jī)制，并在實(shí)踐中嚴(yán)格落實(shí)與執(zhí)行管理制度，不斷提高內(nèi)部管理能力，實(shí)現(xiàn)辦公室服務(wù)水平的提高，為各項(xiàng)工作的時(shí)效性開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。第一，企業(yè)應(yīng)該進(jìn)一步完善崗位責(zé)任機(jī)制，使得各項(xiàng)工作可以規(guī)范開展，讓各類工作真正做到有章可循、有據(jù)可依。第二，注重辦公室工作的細(xì)節(jié)化，強(qiáng)化細(xì)節(jié)管理力度，通過精細(xì)化、規(guī)范化的管理制度，使得辦公室工作制度可以深化落實(shí)、有效執(zhí)行，切實(shí)發(fā)揮其價(jià)值;在管理實(shí)踐中，應(yīng)該對(duì)辦公室先管工作人員進(jìn)行嚴(yán)格管控，尤其應(yīng)該注意對(duì)辦公司人員情緒、情感價(jià)值變化情況的管控，然后結(jié)合實(shí)際情況應(yīng)用行之有效的措施，強(qiáng)化全體辦公室人員的歸屬感、使命感、責(zé)任感，最大限度的調(diào)動(dòng)員工的積極性，發(fā)揮其最大價(jià)值，推動(dòng)辦公室工作的創(chuàng)新發(fā)展[2]。第三，在企業(yè)內(nèi)部管理實(shí)踐中，應(yīng)該進(jìn)一步完善用人機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制，優(yōu)化人資管理流程，針對(duì)表現(xiàn)突出的員工應(yīng)該予以適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)員工的創(chuàng)造力和服務(wù)熱情，提高辦公室工作效率。

四、強(qiáng)化人員培訓(xùn)

辦公室工作效率的提升以及服務(wù)能力的提高，與辦公室人員的職業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)密切相關(guān)，在企業(yè)規(guī)模不斷壯大的背景下，若想實(shí)現(xiàn)辦公室的科學(xué)管理必須注重提高辦公室人員的職業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)。一方面，企業(yè)應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)的人力資源規(guī)劃，開展高效的招聘與配置工作，引進(jìn)符合企業(yè)辦公室工作新形勢(shì)的專業(yè)人才，逐步壯大企業(yè)辦公室人員隊(duì)伍，提高辦公室隊(duì)伍的職業(yè)化程度，為辦公室工作的有效開展奠定堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。另一方面，企業(yè)應(yīng)該進(jìn)一步完善培訓(xùn)機(jī)制，針對(duì)在職人員進(jìn)行專業(yè)化的職后培訓(xùn)，在開展培訓(xùn)工作的時(shí)候，一定要注意培訓(xùn)需求的調(diào)查，結(jié)合培訓(xùn)需求提高培訓(xùn)工作的時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)辦公室人員職業(yè)技能與素養(yǎng)的動(dòng)態(tài)性提升。

五、結(jié)語

綜上所述，實(shí)現(xiàn)辦公室的科學(xué)管理是進(jìn)一步提高其服務(wù)水平以及能力的需要，是推動(dòng)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的需要。希望通過文章的闡述，可以使得企業(yè)管理者認(rèn)識(shí)到企業(yè)辦公室工作的重要意義，轉(zhuǎn)變管理理念、完善管理制度，逐步提高辦公室工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]魏強(qiáng).新形勢(shì)下石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理及對(duì)策分析[J].石化技術(shù)，2018，25 （04）：279.

[2]張可心，欒虎，張峰，懷海寧，王碧琴.試論新形勢(shì)下石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013 （07）：11-13.