淺談新農(nóng)村建設(shè)中如何加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心電子化檔案管理

伊美嬌

在與紙質(zhì)檔案比較中，電子檔案具有管理效率高、利用成本低和服務(wù)質(zhì)量好等的非常明顯的優(yōu)勢。電子化的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)碼化、檔案處理高效化、檔案利用形式多樣化的特點(diǎn)。提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心電子化檔案的管理水平，必須強(qiáng)化管理隊(duì)伍素質(zhì)、建立起科學(xué)化的管理體系、不斷完善規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)等。

1、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心電子化檔案管理的優(yōu)勢及管理的特殊性

①優(yōu)勢

一是可以滿足檔案信息利用者的不同需求?？茖W(xué)的電子檔案管理，能充分發(fā)掘不同價(jià)值的檔案信息，根據(jù)不同內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類，提供給利用者，滿足其不同的使用需求。二是可以節(jié)約管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理在檔案資料的保存與利用中會產(chǎn)生較大的管理成本，而且很難避免檔案資料損壞或遺失等問題的出現(xiàn)。電子化檔案管理有效地解決了這個(gè)問題，不僅避免了檔案資料的損毀，還節(jié)省了在檔案資料保管中的投入。三是提升了檔案管理質(zhì)量。電子化檔案管理改善了傳統(tǒng)管理方式中的不足與缺陷，提高了工作效率，查找和利用檔案資料更便捷。

②特殊性

一是檔案信息資料數(shù)碼化。電子化的檔案管理是將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)為數(shù)碼或電子數(shù)據(jù)等形式進(jìn)行存儲和利用的一種檔案管理模式，電子化檔案是以電腦設(shè)備為載體進(jìn)行管理、查詢和利用的。二是檔案處理高效化。在電子化檔案管理中，改變了傳統(tǒng)管理方式中人工操作的繁瑣和大量重復(fù)性的工作，只要通過計(jì)算機(jī)及其輔助設(shè)備，就可以完成檔案管理工作，體現(xiàn)了電子化管理的高效率。三是檔案利用形式多樣化。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中，已經(jīng)形成了檔案利用的經(jīng)驗(yàn)和方法，但在電子檔案管理中如何更好地開發(fā)和利用電子檔案信息是個(gè)新課題。需要檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況及電子檔案管理的特點(diǎn)，以信息化的網(wǎng)絡(luò)平臺為依托，充分挖掘電子檔案信息的利用價(jià)值，提高電子檔案的利用率。

2、加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心電子化檔案管理的措施

①加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

電子化檔案雖然是依托電腦進(jìn)行的，但電腦是由人來操作的，加強(qiáng)電子化檔案管理工作者隊(duì)伍建設(shè)是保證檔案管理工作高水準(zhǔn)的重要措施。因此，必須采取有針對性的教育和培訓(xùn)措施，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和思想道德建設(shè)，以不斷滿足電子化檔案管理工作的需求。

②構(gòu)建科學(xué)化的管理體系

電子化檔案管理應(yīng)該充分利用強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立起先進(jìn)可靠電子化管理系統(tǒng)，包括管理軟件、共享平臺、存儲系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫等，形成完善的電子檔案管理及應(yīng)用體系。

③合理配置電子化管理的硬件和軟件設(shè)備

先進(jìn)完善的計(jì)算機(jī)硬件和軟件是電子化檔案管理的基礎(chǔ)，沒有硬件和軟件的支撐，就不可能實(shí)現(xiàn)電子化的檔案管理。應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下，適當(dāng)投入資金，完善電子化檔案管理所需的電腦及輔助設(shè)備，配置專業(yè)管理軟件及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

④制定電子化檔案管理的相關(guān)制度

制度化建設(shè)的成果往往體現(xiàn)了一個(gè)單位管理水平的高低。要根據(jù)電子化檔案管理的特點(diǎn)和本單位的實(shí)際，制定電子化檔案管理的責(zé)任制度、歸檔制度、存儲制度、查閱制度、利用制度、安全制度等，使無論是檔案的管理者，還是使用者都能明確其責(zé)任和義務(wù)，遵守相關(guān)制度，提高電子化檔案管理的水平。

⑤確保電子化檔案的規(guī)范化利用

檔案管理的目的是利用，只有得到利用才能體現(xiàn)出檔案信息的價(jià)值。因電子化檔案的特殊性，在檔案利用過程中應(yīng)防止出現(xiàn)泄密、被復(fù)制盜取等問題。因此，應(yīng)采取對電子文檔進(jìn)行加密處理的方式，最大程序地避免檔案信息資料泄密和被盜取的問題。在實(shí)際操作中，應(yīng)根據(jù)檔案檔案密級和利用者的身份，制定不同的管理措施，提供不同層級的密匙。要對利用過程進(jìn)行全程監(jiān)控，防止超范圍查閱及不按規(guī)定瀏覽。密級檔案文件應(yīng)進(jìn)行加密處理，經(jīng)常更改安全密鑰。

⑥提高對電子化檔案管理的認(rèn)識

電子檔案管理者必須提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，明確檔案管理是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的一項(xiàng)重要工作。檔案管理部門應(yīng)針對認(rèn)識問題開展對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，使他們不僅能熟練掌握電子檔案管理的知識和技能，還能提高對檔案管理工作的重視，增強(qiáng)自身的使命感和責(zé)任感，更加熱愛電子檔案管理工作。

⑦努力實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化的工作標(biāo)準(zhǔn)是電子檔案管理必須遵循的原則，與傳統(tǒng)管理方式相比，基于計(jì)算機(jī)的電子化管理更需要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。應(yīng)針對電子檔案管理的特點(diǎn)，建立并完善電子檔案管理的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。在電子化檔案管理工作中，應(yīng)嚴(yán)格按照工作規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)和操作流程進(jìn)行，并對執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)情況進(jìn)行監(jiān)督和考核，獎優(yōu)罰劣。

⑧維護(hù)并防范電子檔案信息安全威脅

網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒是電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)威脅，為了保證電子檔案系統(tǒng)的安全，必須建立起切實(shí)可靠的網(wǎng)絡(luò)安全防范體系。應(yīng)多重設(shè)置系統(tǒng)安全防火墻，并對訪問者進(jìn)行身份驗(yàn)證，對網(wǎng)絡(luò)非法操作設(shè)置權(quán)限。電子檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，針對網(wǎng)絡(luò)非法操作進(jìn)行有力的回?fù)?，阻止其違法行為，保護(hù)檔案信息的安全。

綜上所述，在新農(nóng)村建設(shè)中如何加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的電子化檔案管理是一個(gè)不算很新的課題，但在電子檔案管理過程中，仍有一些問題還沒有得到妥善解決，因此本文提出的觀點(diǎn)希望能得到電子檔案管理工作者的共鳴，并為電子檔案管理工作提供幫助。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心）