論實現農場不動產登記中心檔案管理信息化的策略

張晗

在農場不動產登記中心各項工作的開展中，檔案管理是其中重要的組成部分，也是不動產登記中心的基礎性工作。在檔案管理中實現信息化，可以提高工作效率，有助于資源共享，便于信息傳遞及安全保障。應建立起規范化的檔案管理體系，實行制度化管理，提高技術保障能力。通過宣傳教育，切實增強不動產登記中心檔案管理人員的責任意識。應依托信息科學技術，不斷推動檔案信息化管理向前發展。

在農場不動產登記中心的檔案管理工作中，實現規范化管理是目標和方向，而信息化是規范化的保障。隨著科技的發展，利用信息化技術進行檔案管理，已是大勢所趨。當前，傳統的檔案管理方式已經無法適應時代發展的需要，提高檔案管理水平，必須向信息化管理方向發展。實現檔案管理信息化，能進一步促進檔案管理工作，提高管理人員的能力，使檔案信息的利用率得到切實提高，使檔案更好地為經濟和社會發展服務。

1、農場不動產登記中心實現檔案信息化管理的必要性

①是提高檔案管理工作效率的需要

在傳統的檔案管理方式中，檔案管理的各個環節都由人工操作來進行。各個環節的流程繁瑣，重復性工作較多，需要耗費大量的時間和精力，但即使這樣，也難免在工作中出現失誤和問題，使檔案信息的可靠性和安全性大打折扣，而由于人工操作帶來的工作漏洞，很可能導致出現連帶的無可挽回的錯誤。實現檔案的信息化管理，可使工作效率得到明顯提高，使檔案管理工作改變傳統管理中的繁瑣狀態，變得較為簡單和輕松，不僅減少了人力和時間的消耗，還使檔案信息的安全性和準確性得到保障。在實現操作中，只要檔案管理人員確保將檔案信息準確錄入，就可以實現保管、查詢、利用的便捷性和可靠性，節省了人力資源的投入，實現了檔案管理的高效率。

②是實現檔案信息資源共享的需要

在傳統的檔案管理方式中，實現信息共享比較困難，需要付出大量的人力和物力，而且還存在檔案遺失、損毀等風險。盡管在檔案保管保存著大量的有價值的檔案信息，但因實現信息共享困難，利用率不高，使大量檔案信息資源形成浪費。而實現檔案信息化管理后，可以利用互聯網的技術優勢，建立起信息化管理系統及平臺之間的互聯和互通，檔案信息資源共享可以在許可的范圍內瞬間實現，而且通過加密傳輸，確保檔案信息資源具有安全性、不可復制、更改等特點。以互聯網為載體，農場不動產登記中心各部門之間可以實現檔案信息資源共享，為檔案信息的收集、歸檔提供便利，還可以及時掌握各部門的重點工作信息和檔案的動態管理信息。。

③是檔案信息保存安全穩定性的需要

在傳統的檔案管理方式中，檔案信息資源主要以紙質為載體，由于紙張本身的脆弱性，決定了其保管條件必須具備耐高溫、耐潮濕、耐氧化及防止人為損壞、防蟲咬鼠嗑等，投入的人力物力較大，難以保證檔案管理的持久和完好。而實現檔案信息化管理，可有效避免或減少上述不利條件的影響，基于計算機的信息化管理技術使檔案信息資源受外部條件影響的程度較低，可以保證檔案存儲的安全性和穩定性。

④是檔案信息完好及高速傳遞的需要

在傳統的檔案管理方式中，進行檔案傳遞時，難免存在損壞和丟失等情況，而且由于種種因素的影響，傳遞不及時或發生延誤，影響了檔案的利用及保管質量。而實現檔案的信息化管理，可以通過網絡平臺，迅速完整地傳遞有關檔案信息，無論是檔案的完好率還是時效性都是傳統管理方式無法比擬的。

2、農場不動產登記中心實現檔案信息化管理的策略

①建立起規范化的管理體系

目前，由于檔案的信息化管理還在推廣與發展初期，管理的標準不夠統一和完善，因此在管理中無法實現統一的標準和規范，不同管理軟件之間也無法實現高效的銜接和利用。隨著信息化技術的不斷發展，檔案管理應制定統一的標準和模式，實現檔案管理軟件間的相互銜接與互相利用，建立和完善檔案信息化的規范化管理體系，實現檔案管理的標準化、規范化和信息化。

②增強管理人員的責任感和業務水平

任何一項工作都是通過檔案管理人員的操作來完成的，而檔案管理人員操作的準確性和及時性來自于其具有的責任感和業務水平。在檔案的信息化管理過程中，管理人員的操作失誤往往難以避免，使檔案管理質量受到一定的影響。因此，必須通過加強教育和培訓，充分激發起檔案管理人員的責任意識，提高管理人員的業務能力，保證檔案管理工作高質量地開展。尤其是確保檔案管理的安全性方面，更需要加強責任心和業務水平，使檔案信息化管理系統的安全性得到保障。

③推行制度化的管理手段

一是要結合實際，建立健全適應各部門檔案信息化管理需要的規章制度。二是管理制度應簡單明確，利于執行。管理制度應易于理解，各項要求必須明確，具有可操作性。三是無論是負責人還是普通工作人員都應受到制度的管理和約束。四是管理制度要確保執行，不能只掛在墻上，流于形式，保證制度的嚴肅性、權威性，按制度規定進行考核獎懲。

④提高信息化技術的支撐力度

實現檔案信息化管理的必須依靠科學技術的有力支撐，檔案管理部門應緊密追蹤先進的信息化技術，了解發展動態，及時引進適合檔案信息化管理需要的新技術、新設備，并提高管理人員的專業技術素質，不斷適應高科技條件下的檔案管理發展形勢。

綜上所述，農場不動產登記中心實現檔案信息化管理是時代發展的需要，要順應信息化發展的趨勢，在信息化的管理中不斷推進檔案管理的規范化的標準化。

（作者單位：161448黑龍江省大西江農場不動產登記中心）