簡析新農(nóng)村建設中實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的途徑

鄧曉楠

當前，信息化技術蓬勃發(fā)展，在各行各業(yè)中都扮演著重要的角色。醫(yī)院的檔案管理工作在信息化的浪潮面前，也不應該退縮，而是要順應時代發(fā)展的潮流，積極引進信息化技術進行檔案管理，使檔案管理更加科學化、標準化和規(guī)范化，使檔案管理工作更適應社會的發(fā)展，滿足醫(yī)院發(fā)展進程中對檔案管理的需要，使檔案管理工作成為促進醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的重要推動因素。

1、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性

①可以促進醫(yī)院整體管理水平的提高

信息化是時代不斷發(fā)展進步的產(chǎn)物，醫(yī)院檔案管理也應該跟上時代前進的步伐。引進檔案信息化管理技術，不僅有利于檔案管理工作的開展，還將帶領醫(yī)院管理工作走上新臺階，提高新水平。通過信息化技術的應用，可以使醫(yī)院在掛號、診斷、治療、繳費、病歷及開據(jù)處方等工作流程實現(xiàn)信息化傳遞與信息共享，醫(yī)院各部門可以根據(jù)這個共享平臺實時獲得工作信息，加快了工作流程，提高了工作效率。同時也降低了運行成本，提高了經(jīng)濟效益。

②為醫(yī)院工作開展提供重要參考

實現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理，可以更便捷、更全面、更準確地為醫(yī)院的醫(yī)療和管理工作的開展提供信息資料的利用，為醫(yī)院的領導提供決策依據(jù)。有利于實現(xiàn)決策的科學性和準確性，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的信息資源的支持。同時，也為患者查詢病歷、了解過往病史、獲取醫(yī)院的相關資料等提供了便利條件。檔案的信息化管理，可以成為醫(yī)院提高醫(yī)療服務水平的重要保障。

2、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的有效途徑

①完善滿足信息化管理要求的基礎設施

實現(xiàn)檔案信息化管理，需要有完善的基礎設施作為支撐，沒有信息化的設備設施做基礎，檔案管理實現(xiàn)信息化就是一句空話。信息化主要依托計算機等硬件設備及相關的軟件來實現(xiàn)，完備的硬件和軟件是實現(xiàn)檔案信息化管理的前提。因此，必須有計劃地投入資金，購置必需的設備，如電腦、傳真、復印、打印、掃描等硬件設備，以及用于存放電子化檔案資料的移動存儲設備，如光盤、移動硬盤、存儲卡等。硬件條件具備后，還要配備相應的軟件。如專業(yè)的檔案管理軟件等，因為此類軟件比較多，需進行考察論證，通過咨詢，借鑒其他單位的使用經(jīng)驗，配備的軟件應既能滿足當前工作的需要，又能滿足未來發(fā)展要求，而且軟件商的技術支持或售后服務周到熱情。還應考慮價格因素，不能因此造成不必要的浪費。

②建設電子化的檔案信息資源

所謂檔案信息電子化，就是將傳統(tǒng)的文字、圖片等紙質(zhì)資料通過電子掃描的形式轉(zhuǎn)成電子化的格式，利用電腦硬盤及其它存儲介質(zhì)進行保存和利用的形式。隨著時間的推移，醫(yī)院歷經(jīng)多年的發(fā)展，大多數(shù)檔案管理部門都保存著數(shù)量龐大的檔案資料，因此進行電子化建設是一項十分艱巨的工作。另外，由于計算機技術的發(fā)展，醫(yī)院各部門運用計算機進行掛號、繳費、處方等工作，以及行政、黨群等部門形成了大量新的資料，應加強對新形成的資料的收集整理和歸檔工作，不能因工作疏忽導致檔案資料收集歸檔工作出現(xiàn)遺漏。應制定相關的電子資料收集管理制度，用制度化的管理確保電子檔案信息完整、及時地歸檔。

③加大對信息化檔案管理人才的培養(yǎng)

由于信息化屬于高科技管理的范疇，需要專業(yè)人才來實施，才能真正實現(xiàn)信息化的管理。因此，必須加大對人才的培養(yǎng)力度，并根據(jù)工作需要引進信息化管理的人才。在現(xiàn)有的檔案管理人員中，進行信息化技術的培訓，盡快提高信息化管理的能力，使他們能熟練運用信息化管理技術，提高檔案管理的科學化水平，實現(xiàn)檔案管理的信息化和規(guī)范化。

④提高信息化條件下的檔案資料利用率

檔案的重要功能是利用，沒有有效的利用，檔案就沒有存在的價值。在檔案管理實現(xiàn)信息化以后，檔案資料不僅在存儲、檢索等方面提高了效率，更為檔案資料的利用提供了快捷便利的條件。醫(yī)院的檔案管理部門應充分認識到信息化管理在檔案資料利用上的優(yōu)勢，利用這一優(yōu)勢促進檔案資料利用率的提高，使檔案信息的價值得到真正的體現(xiàn)。

⑤積極運用信息化設備進行檔案管理

在信息化的檔案管理硬件及軟件條件具備后，應積極加以運用，不能使信息化設備成為擺設，或利用率很低，從而造成浪費。任何一種新設備，包括高科技設備，都是通過學習和應用來提高操作能力的，因此檔案管理人員應積極主動地運用信息化管理設備，進行信息化的檔案管理。如果暫時不能掌握操作技術，可以通過培訓及自學的方式，盡快掌握信息化技術知識，理論聯(lián)系實際，在最短的時間內(nèi)提高信息化檔案管理能力和水平，盡以適應信息化檔案管理工作的需要。

⑥做到信息化檔案管理制度化

不斷提高醫(yī)院的信息化檔案管理水平，通過完善相關的管理制度，落實檔案管理人員目標責任制，健全考核、激勵機制，與經(jīng)濟收入掛勾，按工作表現(xiàn)進行獎懲及評先選優(yōu)，增強檔案管理人員的責任感和榮譽感，以提高信息化檔案管理工作的順利開展。

綜上所述，作為檔案管理現(xiàn)代化的一種形式，檔案的信息化管理無疑為提高檔案管理水平和工作效率提供了良好的基礎。實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，需要醫(yī)院領導的重視及各部門的配合與支持。實現(xiàn)檔案管理信息化，應從提高認識入手，加大資金投入，提高人員的信息化管理能力，建立制度化的管理機制，從而實現(xiàn)檔案管理信息化，進一步推動醫(yī)院的檔案管理工作向更高的水平發(fā)展。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣中醫(yī)醫(yī)院）