高速公路檔案管理發展趨勢

李鷗

隨著我國經濟水平的飛速發展，基礎化建設的大力完善，對交通運輸的要求也越來越高，而高速公路作為最重要的交通運輸之一，有著重要意義。近幾年我國對高速公路建設的投資力度是很大的，對高速公路建設的檔案管理要求也隨之提高。面對浩大的高速公路建設工程，傳統的高速公路檔案管理方式已經無法滿足需求了。本文基于對高速公路建設檔案信息化管理的必要性探究了其發展的趨勢。

一、引言

高速公路是一個國家或是地區經濟發展水平的重要標志之一。高速公路建設檔案是指高速公路項目在策劃、設計、建設等多個環節形成的具有高度價值的信息記錄，是其建設管理中存在的非常重要的依據。現今，我國高速公路建設取得了前所未有的發展，但在傳統檔案管理手段中存在的弊端越來越明顯，已經無法滿足高速公路現代化的發展需要。探究高速公路檔案發展趨勢有益于加快我國高速公路的現代化，從而推動我國交通行業的進一步發展。

二、高速公路建設檔案信息化管理的概述

（一）檔案信息化管理的意義

檔案信息化是指在檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，利用現代通信技術、網絡技術、計算機技術等手段來代替傳統的檔案管理手段來解決信息的采集、處理、利用等問題，提高檔案信息管理的水平和效率，從而加速實現檔案管理的現代化進程。

（二）檔案信息化的意義

1.高速公路建設項目的施工時間較長，期間每一個環節都會涉及到檔案的儲存工作。所以等到整個項目的完成，所涉及的檔案管理工作量也是很巨大的。

2.高速公路建設各個過程中都會產生大量的文件以及信息，信息量較為龐大。

3.高速公路建設的過程中所產生的檔案種類繁多，檔案的采集與管理有一定難度。

4.高速公路建設涉及的部門較多，各部門在各環節接收的檔案也較多。

5.高速公路建設的檔案管理具有極強的技術性和專業性。

三、高速公路建設檔案信息化管理的必要性

檔案的信息化管理可以進一步提高高速公路建設檔案管理的水平和效率，實現高速公路建設檔案管理的跳躍式發展。

（一）提高檔案人員的工作效率

對檔案進行信息化的管理可以節約檔案管理人員的時間，提升工作效率。傳統的檔案管理需要檔案管理人員采用手工采集、整理信息等，工作量大而且效率低。對檔案進行信息化的管理就是實現檔案管理的自動化、網絡化，有效實現檔案信息的共享。檔案信息化還可以為信息社會提供大量的、可靠的、必要的公共信息，滿足工作的需要和人們共享信息的需求，為檔案的信息化管理提供基礎條件。同時，檔案庫中的信息是采用計算機統計與整理的，在查詢、檢索等方面也會更加快捷，查詢手段也可以豐富多樣，提高檔案管理人員的工作效率的同時還可以使檔案查閱、借閱的可控性也得到進一步的提高。

（二）加強檔案信息的有效利用

檔案的信息化管理最終的目的就是使檔案信息得到充分地利用，促進高速公路建設的全面發展。在高速公路的建設中時常會出現因人為或是自然等因素造成的問題，這個時候就需要能夠第一時間了解到建設過程出問題的環節，有效降低建設過程中高速公路的經濟損失等，節約大量人力、財力、物力。檔案的信息化管理就能夠第一時間提供建設人員所需要的信息，方便建設人員查詢相關環節的檔案信息，并及時針對問題的所在采取補救措施，為工作人員節約更多的時間。

（三）完善高速公路檔案管理體系

檔案的信息化管理是一項對業務性和技術性要求都很高的工作，可以幫助完善高速公路建設的檔案管理制度。對檔案進行信息化的管理就要求相關部門聘請專職或是兼職的檔案人員，使檔案管理工作形成制度，實現正常化和規范化，并建立一套自上而下的嚴謹的檔案信息化管理制度，管理部門、使用部門等要相互制約，確保檔案的完整、及時、準確歸檔，提高檔案信息的實用性和可利用性，促進高速公路事業的發展。

（四）提升檔案管理人員的素養

對檔案進行信息化的管理必須要做好宣傳工作和對檔案管理人員的培訓工作，強化檔案人員的職業道德素質和工作的責任心，這是他們做好檔案管理工作的前提。檔案的信息化管理也要求要不斷完善檔案管理制度，包括檔案的歸檔制度、保密制度、統計制度、借閱制度等，都要切實做到按章辦事、有章可循。這也就要求檔案管理人員必須要強化自己“服務”的觀點，并將這個觀點作為提高自己檔案信息化管理工作的出發點和歸宿點。要做好這些工作，檔案管理人員就必須要不斷學習、不斷探索、不斷提高自己的專業知識水平和技能。所以，對檔案進行信息化的管理也可以提升檔案管理人員的素質。

四、高速公路建設檔案信息化管理的問題與現狀

（一）存在的現狀

1.片面追求經濟效益，重建設、輕資料、檔案管理不規范。

企業往往過分的追求經濟效益，將建設作業作為重點，不注意檔案材料的形成和積累，項目過程中的資料管理不規范，從而導致資料具有殘缺或損壞、遺失等風險性。

2.在工程建設過程的信息檔案記錄方式是常采用人工記錄的方式，效率低，成本高。

不少的建筑施工單位仍然采用人工進行檔案記錄，由于項目建設過程中，不僅資料的信息量巨大，收集過程也具有大量的難度，故容易導致人工記錄的方式具有漏記、誤記等風險發生。

3.檔工程建設管理系統與軟件具有分散性

部分建設公司管理系統的基本框架是依據交通部的相關規定進行建設的，但各地各單位都建設了屬于自己的分系統，導致信息資源不能實現共享和互通，并具有一定的分散性，這往往就導致了重復建設與效率低下等問題，在一定程度上限制了檔案管理信息化的真正實現。

（二）存在的問題

1.高速公路建設的檔案數量巨大，在進行檔案管理的過程中就需要投入大量的人力、物力和財力，在建成之后綜合文件、竣工圖等的檔案利用率較高，施工文件等的檔案利用率偏低，這就導致制作電子文件時范圍就會較寬，耗費的人力、物力和財力也較多。

2.現今，在我國高速公路建設檔案的信息化管理還沒有形成統一的標準和規定，各單位和部門都還在探索的階段，這個階段容易造成不必要的資源浪費和重復研究。

五、關于高速公路建設檔案信息化管理存在問題的解決措施

（一）在保證檔案信息化管理的完整性的前提下可以適當地縮小電子文件的制作范圍，減少物力等的投入，也有利于高速公路建設檔案信息化管理工作的推進。

（二）相關部門在總結經驗教訓的同時可以制定相關的規定和標準，約束各項工作的穩定進行，減少不必要的資源浪費。

（三）建設單位要加強對員工信息化應用的培訓，并建設具有綜合能力的檔案信息化管理建設隊伍，從而提升信息化建設的有效性。

六、結語

綜上所述，高速公路建設檔案信息化管理作為我國信息化建設的一部分，不僅是一項艱巨、復雜、系統的工作，還需具有一定周期性。本文研究發現通過對檔案進行信息化的管理不僅可以提高高速公路行業的管理水平和建設經營，還能實現檔案信息的資源共享，以便更好地發展高速公路的規劃、建設、管理等，進而促進我國的經濟和社會的發展。（作者單位：吉林省高速公路管理局長春管理分局）